Les 8 étapes du funnel de recrutement idéal

Recruter est une démarche plus complexe que de poster une simple annonce d’emploi et d’attendre. En effet, les entreprises qui réussissent à attirer les meilleurs talents sont celles qui comprennent comment améliorer leur performance à chaque étape du parcours de recrutement.

Cartographier et analyser son funnel de recrutement, permet alors de suivre avec précision les étapes clés de votre parcours de recrutement qui impactent votre performance, et ce depuis la première prise de contact à l’intégration dans l’entreprise. Parce que Cegid Digitalrecruiters est positionné sur l’intégralité de cette chaîne de valeur, nous avons à cœur de vous partager nos secrets !

Qu’est-ce qu’un funnel de recrutement ?

Un funnel est le terme couramment utilisé dans le monde du marketing qui désigne la notion d’entonnoir. Avant d’avoir des clients, il faut des prospects et des visiteurs. Chaque personne passant par différents stades tout au long de son parcours. Dans le recrutement, c’est la même philosophie. Avant de recruter un salarié, il faut attirer un candidat, le pousser à candidater et le suivre tout au long de son parcours au travers d’un funnel de recrutement. Une fois intégré dans l’entreprise, on peut aller plus loin avec son onboarding, le suivi de ses premiers mois, la gestion de sa carrière et jusqu’à la mise en place d’un programme d’ambassadeurs qui viendra faire la promotion de la marque employeur pour attirer de nouveaux candidats.

Les entonnoirs de recrutement sont un outil utile pour aider les recruteurs et les équipes des ressources humaines à visualiser chaque étape du processus. Cela permet aussi de mettre en place les bonnes stratégies. Par exemple, votre funnel de recrutement pourrait ressembler à celui-ci :

• 3000 personnes qui visitent votre site carrières.
• 1500 personnes accèdent à une annonce d’emploi.
• 1000 personnes débutent le processus de recrutement.
• 600 personnes vont jusqu’au bout du processus et formalisent leur candidature.
• 200 personnes correspondent aux critères recherchés.
• 100 personnes sont convoquées pour un premier entretien.
• 50 personnes sont convoquées pour un second entretien.
• 15 personnes reçoivent une réponse positive et donnent un accord verbal.
• 10 personnes signent son contrat et sont embauchées.

À travers cet exemple, on constate que si vous recrutez 10 commerciaux, vous aurez ainsi besoin de 200 personnes qui correspondent aux critères recherchés et 1000 qui formalisent leur candidature.

Décomposer l’entonnoir de sélection en plusieurs étapes est un excellent moyen de comprendre où vous passez le plus de temps dans le recrutement, et où vous perdez de nombreux candidats. Une erreur fréquente consiste à consacrer beaucoup d’efforts à la partie inférieure de l’entonnoir (présélection, entretien et embauche), mais pas assez à la partie supérieure de l’entonnoir pour attirer davantage de talents. Comprendre l’intégralité de votre entonnoir de recrutement vous aidera à penser stratégiquement à l’attraction des talents, avec l’avantage ultime de mettre en place un pipeline solide qui continuera à produire des résultats.

Les 8 étapes du funnel de recrutement

Dans un monde idéal, chaque comportement est anticipé et toutes les personnes passent d’une étape à l’autre dans un ordre parfait. Or, ce n’est pas toujours le cas. Parfois, une personne déposera directement sa candidature sans passer du temps sur votre site carrière, car elle vous connaît déjà ou est cooptée par un salarié en poste. À l’inverse, cette même personne peut passer beaucoup de temps sur votre site pour finalement abandonner très vite pour des questions personnelles ou parce que l’expérience proposée n’est pas à la hauteur de ses attentes.

Ce qu’il faut retenir, c’est que tous les candidats qui entrent par le haut de votre entonnoir (on parle aussi de TOFU pour Top of the Funnel) n’en sortiront pas par le bas (on parle alors de BOFU pour Bottom of the Funnel).

Aussi, il y a quatre façons pour vos candidats de quitter votre funnel de recrutement :

• Abandon : l’attrition des candidats peut se produire à chaque étape de votre entonnoir de recrutement et est généralement causée par une mauvaise expérience du candidat (ou à un changement d’avis causé par des facteurs externes sur lesquels vous n’aurez que peu de contrôle).
• Élimination : l’objectif de votre funnel de recrutement est de réduire le nombre de candidats à un petit groupe de personnes très performantes et (finalement) à une seule embauche. Lorsque les candidats ne correspondent pas à vos attentes, ils sont éliminés du processus.
• Validation pour plus tard : certains candidats peuvent être sortis d’un funnel sans pour autant être éliminés. C’est le cas lorsque leurs qualités ne correspondent pas à un poste précis, mais qu’ils pourraient convenir à un autre poste. Ou qu’ils sont bons, mais ont été doublés sur la ligne d’arrivée par un candidat encore meilleur. Dans ces cas, ils peuvent être validés au niveau des compétences pour être ensuite intégrés dans un vivier de talents que vous pouvez solliciter plus tard.
• Validation immédiate : c’est la personne qui est sélectionnée et qui est intégrée à l’entreprise. Elle sort donc du funnel de recrutement pour rejoindre les rangs de vos talents.

1. Première étape du funnel de recrutement : la notoriété

La première étape de l’entonnoir de recrutement consiste à faire prendre conscience à vos candidats potentiels que votre entreprise est un endroit où il fait bon travailler. Ce travail de reconnaissance vise à associer le nom de votre organisation avec un projet de carrière. On est ici dans une démarche marketing appliquée aux ressources humaines qui repose notamment sur la puissance de votre marque employeur.

Pour les entreprises, le but est de mettre en valeur leurs atouts, leur vision, leur mission et leur culture afin de les positionner et de les différencier sur le plan des ressources humaines. Prenons un exemple simple : pourquoi une personne qui veut travailler dans le sport devrait choisir une boutique Nike plutôt que Adidas ? Mêmes emplois, mêmes carrières, mêmes ambitions. La différence se retrouve alors dans la perception de l’image des entreprises. La marque employeur se travaille par différents leviers, comme :

• un ATS : un portail numérique indispensable pour gérer les recrutements, que ce soit pour les candidats ou les recruteurs et managers impliqués ;
• un portail candidat, pour une meilleure expérience ;
• un site carrière, qui peut être utilisé pour une approche d’inbound recruiting perfectionnée avec du contenu à forte valeur ajoutée ;
• une bonne gestion des job boards pour multidiffuser vos annonces ;
• une forte présence sur les réseaux sociaux ;
• des liens avec les campus des établissements d’enseignement supérieur ;
• une mission et des valeurs définies et vérifiables.

2. Deuxième étape du funnel : l’attraction

Cette étape consiste à créer une annonce qui suscitera l’intérêt des candidats. Des milliers d’annonces sont diffusées chaque jour. Sortir du lot nécessite d’avoir une stratégie très claire. La première chose est de bien cadrer le besoin avec le manager qui doit vous donner les informations clés sur l’intitulé du poste, le rôle et les missions, les responsabilités impliquées, les horaires et salaires, ainsi que les compétences, certifications, diplômes et expériences requis. Votre annonce doit être simple et précise sur les critères de sélection afin d’attirer l’attention de la bonne personne. Exemples :

• Les prérequis indispensables : certifications techniques, permis de conduire, bilinguisme, etc.
• Le niveau de formation ou d’expérience.
• Les qualités humaines et techniques : ce sont les soft skills et les hard skills qui sont recherchées comme le travail en équipe, la communication, un bon contact client, mais aussi savoir coder dans un langage informatique précis, maîtriser un logiciel technique, savoir conduire un chariot élévateur, etc.
• Le pourquoi du poste : pourquoi votre entreprise ? Pourquoi ce poste ? Quelles sont les valeurs de votre organisation ? Qu’est-ce que le travailleur va retirer de son expérience ?

Si l’offre d’emploi est un passage obligé, vous pouvez vous démarquez en y ajoutant un descriptif ou une présentation en vidéo, expliquer les prochaines étapes, être transparent quant au salaire proposé et adapter le format à une diffusion sur les réseaux sociaux, ou via des publications sponsorisées pour élargir votre audience.

L’astuce de Cegid Digitalrecruiters : Pour que cette étape fonctionne, il faut tenir compte de votre candidate persona. Qui est votre candidat idéal ? Que veut-il ? Pourquoi souhaiterait-il intégrer votre organisation ? De quoi a-t-il besoin ? C’est notamment pour répondre à ces questions que la définition de votre persona est utile.

Il s’agit d’un portrait fictif du candidat idéal qui décrit les valeurs, les centres d’intérêt et les qualités personnelles du profil dans le but de savoir s’il est susceptible de coller avec la culture de l’entreprise. Pour parler à chaque persona, il est donc nécessaire d’adapter ses contenus, avec une stratégie qui intègre différents documents pouvant inclure une ligne éditoriale, un calendrier éditorial, une charte graphique, des recherches bibliographiques et un benchmarking détaillé. Plus l’offre concerne un poste important, de haut niveau, à forte valeur ajoutée ou sur un marché en tension, plus il sera pertinent d’investir sur votre persona pour faire les bons choix.

3. Troisième étape : l’intérêt

À cette étape, les candidats passeront à l’action pour la première fois en faisant des recherches sur votre organisation et en vous contactant éventuellement pour poser des questions. Le but est de valoriser l’acte de candidature. Vous devez toujours renforcer votre réputation en tant qu’employeur et vous mettre à la place du candidat : que découvrira-t-il quand il commencera à faire des recherches sur votre organisation. Qu’est-ce qui apparaît dans une recherche Google ? Comment êtes-vous noté sur Glassdoor ? Que disent vos clients sur les réseaux sociaux ou les forums ? Le pire scénario est celui où des candidats découvrent une présence numérique médiocre, comme un site web obsolète ou un compte Twitter abandonné. Pire encore, ils peuvent découvrir des informations négatives, comme des avis d’anciens employés ou clients mécontents.

Pour sortir du lot, vous avez besoin de suivre ces éléments et de mener des campagnes si nécessaire afin d’inviter vos employés à témoigner sur les sites spécialisés ou même directement sur votre site carrières afin faciliter le travail du candidat. Vous pouvez ainsi créer des ressources faciles à consulter comme une page de FAQ, un chatbot, ou des vidéos et conseils pratiques.

4. Quatrième étape : la candidature

On progresse ! Ici, l’objectif est d’amener un candidat à vous partager sa candidature. C’est une étape importante, car elle est directement et facilement mesurable. Elle permet donc de construire des indicateurs de performance segmentés par métiers, région, temporalité, etc. Une expérience réussie passe par un formulaire efficient. En effet, si un candidat joint son CV en PDF, à quoi bon lui faire ressaisir ces expériences et qualifications dans une seconde étape ?

La plupart des formulaires par défaut demandent au candidat de fournir son nom, son adresse e-mail, des informations de contact basiques ainsi que son CV et sa lettre de motivation. Parfois, il existe également une option « candidature rapide ​» (ou one-click apply) afin de postuler en utilisant un profil LinkedIn par exemple. Selon le type de poste, vous pouvez aussi ajouter des questions de présélection pour vérifier que les prérequis sont bien présents chez tous les candidats. Enfin, un nombre croissant de candidats utilisent leur smartphone pour candidater, et il faut leur faciliter la vie avec un responsive design qui s’adapte à tous les écrans et une expérience courte et directe.

Une fois la candidature reçue, la balle est dans votre camp. Pour rassurer les candidats, il est important de maintenir une communication constante auprès d’eux afin de les informer de l’avancement du processus. Cette communication peut être automatisée avec différentes étapes et communications selon un workflow qui dépend de l’avancée dans le parcours candidat. Ainsi, vous créez cette connexion émotionnelle avec les candidats qui peut aller au-delà d’une simple notification. Vous pouvez aussi partager du contenu utile, des informations, conseils et bonnes pratiques pour préparer les candidats à l’étape suivante.

5. Cinquième étape : la qualification

Cette étape nécessite d’éliminer les personnes ne correspondant pas à vos critères. Le parsing vient ici vous faciliter la tâche. Cette analyse syntaxique est une technologie qui consiste à analyser automatiquement le contenu d’un CV afin de collecter, stocker et analyser les données qu’il contient. Ce travail aide les recruteurs à gérer plus efficacement l’analyse des candidatures selon des mots clés.

En effet, la lecture et le traitement d’un grand nombre de CV deviennent rapidement très chronophages, même avec l’utilisation d’une CVthèque. Le parsing vient justement simplifier ce travail. En extrayant les informations nécessaires dans un CV pour les mettre à la disposition du recruteur en temps réel, cela devient un outil stratégique d’aide à la décision.

Viennent ensuite les tests de compétences qui permettent de se concentrer sur les qualités des candidats. À travers quelques questions simples, vous pourrez ainsi savoir si le candidat maîtrise son sujet en demandant à un développeur d’identifier et de corriger une erreur dans une page de code, à un rédacteur d’écrire un court article, à un commercial d’identifier des KPI utiles, etc.

6. Sixième étape : l’entretien

À ce stade, votre funnel de recrutement commence sérieusement à se rétrécir. Vous avez déployé des efforts considérables pour attirer, intéresser, évaluer et réduire le nombre de candidats à un petit groupe de personnes très performantes qu’il vous faut convoquer en entretien. Avant même l’entretien, n’oubliez pas de privilégier l’expérience candidat avec un outil de synchronisation des calendriers pour que le candidat choisisse le créneau qui lui convient en évitant de fastidieux allers-retours. Vous pouvez ainsi proposer un entretien vidéo en direct ou en différé pour une première rencontre.

Pour vos entretiens en personne, vous aurez peu de temps pour recueillir toutes les informations dont vous avez besoin pour prendre une décision d’embauche importante. Pour être efficace, vous pouvez donc vous reposer sur une scorecard. C’est une fiche récapitulative de tout ce qu’il faut savoir sur un candidat qui passe un entretien. C’est un document qui permet de cadrer les entretiens grâce à trois grandes parties : la mission, les résultats attendus et les compétences.

• La mission : elle décrit exactement ce que vous voulez qu’une personne accomplisse. Ce n’est pas une description de poste, et il est important de bien distinguer les deux. La mission consiste ici à résumer l’objectif principal du candidat.
• Les résultats attendus : ce sont les conséquences mesurables des actions entreprises par votre candidat. Ici, le but est de proposer de 3 à 8 résultats qui s’inscrivent dans sa mission.
• Les compétences : ce sont celles qui sont indispensables pour le rôle. Selon les cas, il peut s’agir de savoir-être (ce qu’on appelle aussi les soft skills) ou de savoir-faire (hard skills).

7. Septième étape : le recrutement

Vous avez choisi le candidat parfait ? Félicitations ! Mais le travail n’est pas terminé. Envoyez au candidat une offre convaincante incluant les avantages qui sont importants pour lui. Les meilleurs candidats sont susceptibles d’avoir reçu des offres d’autres entreprises, il est donc utile de prendre le temps de bien faire les choses. Une fois qu’ils ont accepté l’offre, lancez votre programme d’intégration afin de maintenir l’engagement et l’enthousiasme des nouveaux employés.

Un portail salarié est aussi une bonne pratique pour faciliter la collecte des documents nécessaires, leur usage et leur protection. CV, numéro de sécurité sociale, renseignements personnels, RIB, documents à remplir pour la mutuelle, livret d’accueil… il existe de nombreux documents qui sont échangés entre un nouveau collaborateur et une entreprise. En centralisant et en simplifiant cette communication, tout le monde gagne du temps.

Enfin, après un mois, un trimestre et une année, prenez également le temps de recueillir les commentaires des candidats afin d’apporter des améliorations continues à votre processus.

8. Huitième étape : le rôle d’ambassadeur

Après vous être assuré que vos nouvelles recrues se sentent bien dans leur rôle, vous pouvez activer un programme d’employee advocacy. Le but est d’identifier les talents qui seraient susceptibles de jouer un rôle de porte-parole informel pour défendre vos intérêts ou vous aider à recruter. Ce rôle peut être assumé par toute personne travaillant pour l’entreprise. À travers des interventions sur les réseaux sociaux, des conférences, des partages d’expériences ou des programmes de cooptation, vous pouvez capitaliser sur vos collaborateurs pour développer votre marque employeur.

Un funnel de recrutement sous contrôle est une bonne pratique pour réussir vos futurs recrutements. Toutefois, un funnel seul n’est pas suffisant. Il faut aussi y associer les bons outils pour automatiser vos processus, faciliter l’expérience des candidats, faire gagner du temps et de l’argent à vos équipes en charge du recrutement, et disposer des données utiles pour mesurer votre travail. Tout ce dont un ATS complet comme Digital Recruiter peut proposer pour une expérience complète de bout en bout qui soit pertinente et performante.

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