Qu’est-ce qu’un bon processus d’onboarding ? Notre check-list pratique pour ne rien oublier !

Selon un sondage Gallup, 88 % des employés estiment que leur entreprise pourrait améliorer ses processus d’onboarding.

Encore aujourd’hui, les entreprises ont tendance à essentiellement concentrer leurs efforts sur le processus de recrutement négligeant la phase cruciale qui le succède : l’intégration.

En multipliant les investissements en temps et en personnel pour assurer le meilleur recrutement possible, RH et managers s’attachent à offrir la meilleure expérience candidat possible aux postulants. Cet investissement auprès du salarié s’effondre souvent aussitôt le processus de recrutement finalisé.

Bien souvent l’intérêt porté au candidat devenu salarié s’étiole dès son arrivée alors que négliger la phase d’intégration est une erreur stratégique. Elle favorise les départs précipités et un turnover non désiré. Selon Cadremploi, 35 % des nouveaux salariés ont démissionné six mois après leur recrutement et 45 % des démissions ont eu lieu la première année. L’onboarding donne la possibilité à la nouvelle recrue de s’intégrer plus facilement en créant une relation solide avec son environnement de travail, ses collègues et le management.

Quelles sont les étapes clés à ne pas négliger dans l’élaboration d’un processus d’onboarding ? Comment transformer chaque collaborateur en ambassadeur de votre marque grâce à un onboarding de qualité ?

Vous êtes responsable de la marque employeur ? Découvrez dans cet article en quoi consiste un bon processus d’onboarding pour préserver la réputation de votre entreprise !

Qu’est-ce-que le processus d’onboarding ?

On se souvient toujours de la première heure passée dans l’entreprise, un collaborateur a plus tendance à rester en poste quand les premiers contacts sont agréables. Brigitte Aubine, DRH membre du réseau Finaxim (source Monster)

Le processus d’onboarding regroupe toutes les pratiques liées à l’accueil et à l’intégration d’un nouveau salarié. Ce terme anglais qui signifie « embarquement » désigne ainsi les actions mises en place par une organisation pour intégrer de nouveaux salariés.

Par ailleurs, la période d’intégration doit tenir compte du temps nécessaire à l’apprentissage d’un nouveau fonctionnement de travail. Brigitte Aubine de Finaxim, souligne l’importance du temps d’intégration dans son article :

« les employeurs attendent des collaborateurs immédiatement opérationnels, ils oublient le temps d’apprentissage, a minima d’un nouvel environnement, d’un nouveau type de management, d’un nouvel outil, d’activités opérationnelles différentes ».

Ainsi, il est essentiel de ne pas considérer le temps d’intégration d’une nouvelle recrue comme perdu, mais au contraire comme un excellent investissement, au même titre que son apprentissage, son adaptation et ses découvertes.

Les étapes-clés d’un processus d’onboarding réussi

Selon l’agence de recrutement Easyrecrue, en 2018, 20% des collaborateurs qui rejoignent une entreprise envisagent de la quitter dès le premier jour en raison d’un accueil défectueux sur les plans humain, administratif ou matériel !

1. Préparer un programme d’intégration avec les managers dès la formalisation du besoin en recrutement

Le processus d’onboarding démarre bien avant l’intégration réelle du collaborateur. Au moment de la description du besoin à pourvoir, il est intéressant d’échanger avec les managers quant au futur accueil qui sera réservé au salarié : journée d’intégration au sein de l’équipe, programmes spécifiques de formation, rencontres avec ses futurs interlocuteurs, organisation d’un pot de bienvenue, etc.

“58 % des employés ayant bénéficié d’une démarche d’onboarding sont encore dans l’entreprise trois ans plus tard.”-  source Cadremploi

Ces éléments pèsent fortement dans la balance pour un candidat hésitant à vous rejoindre. En effet, il se sentira rassuré par le programme d’onboarding mis en place, le candidat sera plus enclin à vous rejoindre au regard du soin apporté à son intégration. Si le poste nécessite une montée en compétences rapide, vous pouvez également prévoir à l’avance les différentes étapes de formation qui seront proposées au nouveau salarié. La préparation en amont de l’arrivée du nouveau collaborateur facilitera l’adaptation à son nouvel environnement de travail.

Des outils existent pour vous aider dans l’élaboration du processus d’onboarding, notamment pour automatiser certaines tâches :

• Un NPS collaborateur pour suivre la satisfaction des nouveaux recrutés ;
• Une solution d’onboarding complète qui vous guide pas à pas et peuvent aussi intégrer une partie gamification dans le processus ;
• Un SIRH interfacé avec votre ATS pour fluidifier les aspects administratifs et automatiser les échanges avec le nouveau recruté.

2. Maintenir la communication entre le recrutement d’un candidat et son arrivée

Un candidat en cours de processus de recrutement est au centre de l’attention de l’entreprise d’accueil. RH et managers sont ravis que le candidat ait fait le choix de les rejoindre et lui ont porté une grande attention tout au long du processus de recrutement.

Une attention qui faiblit, voire disparaît complètement, dès que le candidat a confirmé sa volonté de rejoindre votre société par la signature de son contrat de travail. Ne pas prendre de nouvelles du candidat, bientôt salarié, présente le risque que celui-ci, se sentant délaissé, revienne sur sa position et décide d’aller ailleurs !

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Ceci arrive notamment dans le secteur informatique, où les profils de cadres ou développeurs se voient contraints d’aller au bout de leur trois mois de préavis. Des mois durant lesquels ils continuent à être courtisés par d’autres sociétés, qui peuvent les séduire avec une meilleure offre que la vôtre.

Ainsi, il est essentiel de garder un lien avec le candidat en cours d’arrivée chez vous, comme c’était le cas tout au long du processus de recrutement. Appels téléphoniques, mails d’information sur l’actualité de votre entreprise ou encore invitation à vous suivre sur les réseaux sociaux professionnels, les moyens pour garder un lien avec le futur salarié sont nombreux !

L’onboarding en tête des préoccupations des entreprises – Source :parlonsrh.com

3. Le premier jour : un moment décisif dans la réussite du processus d’onboarding

Afin d’accueillir dans de bonnes conditions la nouvelle recrue pour sa première journée, son manager, ses collègues mais aussi le ou la RH s’étant occupé(e) de son recrutement doivent être présents dans la mesure du possible. L’objet est de montrer au nouveau salarié que son arrivée est importante aux yeux des différents acteurs avec lesquels il sera amené à travailler.

1. Tout d’abord, les RH présentent de manière générale la société au salarié et valident les aspects administratifs liés à son intégration : vérification des éléments légaux liés au recrutement, signature du contrat de travail, présentation du règlement intérieur et autres documents administratifs (mutuelle, CE, tickets restaurants, etc.)
2. Ensuite, le manager ou N+1 prend le relais lors d’un entretien d’intégration présentant les aspects qui nécessitent un approfondissement après le recrutement. Il évoque notamment les missions exactes du poste et les attentes qui y sont associées. Cet entretien est suivi par une visite des locaux et notamment des commodités, machine à café, salle de pause, cafétéria, etc., de son futur espace de travail et une présentation officielle auprès des différents collaborateurs.
3. Une fois la phase de découverte des locaux et des collègues terminée, vient la phase d’installation du collaborateur. Assurez-vous que tous les éléments nécessaires au démarrage de son activité soient prêts : ordinateur qui fonctionne, identifiants, habilitations et mots de passe activés sur les logiciels de travail, badge nominatif, portable, cahier, stylo, etc.

Le nouvel employé doit avant tout se sentir attendu dans sa nouvelle entreprise.

A noter : Prévoir les outils de travail du nouveau salarié est une des clés de la réussite du processus onboarding. En attendant le jour d’arrivée pour lancer la demande d’un ordinateur ou encore d’accréditations sur des logiciels auprès du service IT, vous risquez d’attendre plusieurs jours, voire semaines, autant de temps pendant lequel le salarié ne pourra pas démarrer son apprentissage et donc son intégration.

Le premier jour, il est important de briser la glace et d’inviter le nouveau collaborateur à déjeuner afin qu’il se familiarise avec les différents membres de l’équipe !

4. Des rendez-vous de suivi réguliers tout au long de la période d’essai

Le nouveau salarié a besoin d’un cadre de travail rigoureux afin de se sentir rapidement à l’aise et d’assurer au plus vite les missions qui lui sont confiées. Afin de s’assurer de sa bonne intégration, organisez des rendez-vous de suivi, une fois tous les quinze jours ou une fois par mois, tout au long de sa période d’essai. Cela vous permettra d’évaluer le niveau d’intégration du salarié et d’identifier les points positifs mais aussi les éléments à surveiller.

Le but est d’éviter un départ prématuré et l’échec de ce recrutement. Plus vous identifierez en amont les difficultés rencontrées par le salarié, plus il vous sera aisé de rectifier le tir et d’éviter une démission rapide par une rupture de période d’essai.

5. Le mentoring ou l’attribution d’un parrain d’intégration

Enfin, vous pouvez proposer un mentoring à votre nouvelle recrue. Le mentor est un salarié volontaire, autre que le manager, amené à servir de guide au nouvel arrivant dans la découverte de son environnement de travail. À la différence du responsable hiérarchique, le mentor ou tuteur sera en charge des aspects de socialisation du salarié, lui présentant les éléments plus pratiques de la vie en entreprise : adresses à retenir, où se restaurer, lieux où les salariés se retrouvent après le travail, clubs de sports à proximité, etc. Le tuteur a pour rôle de transmettre les normes culturelles de l’entreprise de manière plus informelle et d’organiser des connexions entre le nouvel arrivant et les autres collaborateurs.

D’après une étude People OnBoard, plus de 65% des entreprises n’ont pas formalisé de processus d’intégration des nouveaux collaborateurs, un chiffre encore trop important au regard des conséquences directes engendrées par l’échec d’un recrutement, notamment sur la marque employeur !

La check-list du processus d’onboarding parfait

Vous êtes prêt à accueillir vos nouvelles recrues ? Vérifiez-le grâce à cette check-list récapitulant tous les points indispensables.

• La nouvelle recrue dispose d’un bureau dès le premier jour ou d’une place attitrée dans un open space, même si celui-ci est en flex-office (il est vertueux de garantir de la stabilité sur le poste de travail durant quelques semaines).
• Le “Welcome Pack” a été anticipé, ainsi que le matériel nécessaire au nouvel employé : son ordinateur, ses badges d’accès éventuels, sa carte pour le café ou le parking, ses identifiants sur le réseau informatique… Bonus : un mug et/ou gourde fournie par l’entreprise pour éviter l’usage de gobelets jetables.
• L’équipe a été prévenue de l’arrivée du nouveau recruté et de sa date de prise de poste.
• Vous avez identifié un mentor ou parrain pour accompagner le nouveau recruté dans ses premières semaines. Celui-ci connaît ses missions et ses tâches (par exemple : organiser un petit déjeuner d’accueil, faire visiter les sites extérieurs…).
• Un déjeuner avec le manager est prévu le jour de l’arrivée du nouvel employé.
• L’aspect administratif du pré-onboarding est prêt (contrat, mutuelle, prévoyance…).
• L’agenda du nouvel employé est déjà rempli pour ses premiers jours, avec des formations, rendez-vous et rencontres avec les autres équipes afin de lui permettre de découvrir son nouveau contexte au plus vite.
• Une tâche est attribuée au nouveau recruté pour faciliter son intégration, comme organiser un événement interne ou online pour l’équipe, animer un afterwork sur un thème particulier ou une réunion thématique.
• Un point de fin d’onboarding est prévu à une date précise, ainsi que les éléments à collecter pour celui-ci (rapport d’étonnement, mesure de la satisfaction…).