8 étapes pour réussir le recrutement de salariés en télétravail

La crise du Covid-19 a bousculé les modes d’organisation des entreprises. Le télétravail semble prendre de plus en plus d’ampleur au sein des entreprises françaises. Il regroupe certains avantages (gain du temps de transport, salariés plus efficaces, conciliation vie privée et professionnelle, etc.) et tend à s’imposer de plus en plus comme un rapport gagnant-gagnant pour employeurs et salariés.

Mais côté recruteur, qu’en est-il ? Comment recruter en télétravail sans rencontrer les candidats ? Quelle organisation faut-il établir pour maintenir la même qualité de recrutement et d’intégration avec un employé en télétravail ? Découvrons ensemble des conseils pour recruter au mieux des salariés en télétravail.

Des enjeux du recrutement spécifiques dans un contexte de télétravail

L’enjeu majeur du recrutement à distance ne se situe pas dans les moyens de communication car il existe de nombreux outils pour réaliser les entretiens en visioconférence et les recruteurs non équipés sont rares de nos jours.

Pour le recruteur, le challenge est plutôt d’assurer l’engagement du candidat, de collaborer à distance avec managers et recruteurs pour sélectionner les candidats mais aussi et surtout d’onboarder la nouvelle recrue à distance.

L’entretien de recrutement

Le recruteur peut réaliser des entretiens en visio pour éviter au candidat de se déplacer s’il habite dans une autre ville. Dans ce cas, l’entretien doit être revu en fonction des spécificités du recrutement à distance, sur le plan logistique et humain.

Avant d’organiser l’entretien, réfléchissez aux méthodes d’entretien à distance pour déterminer laquelle est la plus pertinente pour vous : visioconférence, entretien différé ou entretien téléphonique. Pensez aussi aux personnes qui devront participer à cet échange.

Un agenda synchronisé et partagé en ligne avec le candidat permet d’optimiser l’expérience candidat.

Il est intéressant de savoir qu’il existe outre les entretiens en visioconférence, des entretiens différés qui permettent aux recruteurs et managers de visionner le contenu de l’entretien à tout moment.

Sélection du candidat

L‘assessment, à savoir l’ensemble des outils destinés à évaluer si une personne dispose des compétences requises à l’exercice d’une fonction, est une aide à la décision. Les compétences techniques restent une des priorités quelque soit le poste, cependant, lorsque l’on recrute à distance, ce sont aussi les compétences douces ou soft skills qui retiendront l’attention du recruteur. Ainsi, l’assessment est une nécessité puisqu’il est important d’identifier ces soft skills face aux défis de ce nouveau mode de travail.

Pour évaluer les compétences et la motivation de vos candidats, des tests de personnalité et d’aptitudes sont disponibles en ligne.

Vous pouvez par exemple utiliser :

• Des tests de personnalité (pour évaluer l’autonomie, la capacité d’organisation, mais aussi de résilience du candidat)
• Des tests de compétences avec des mises en situation selon le poste
• Des tests de logique et de raisonnement, etc.
• Des assessments basés sur les compétences douces de vos candidats

A savoir : Avec le recrutement sans frontière permis par le télétravail, le refus d’un candidat n’est pas obligatoirement une fin de parcours. En effet, les annonces en télétravail sont souvent ouvertes sur tout le territoire et un candidat pourra facilement être repositionné sur d’autres offres selon le profil. Par ailleurs, le télétravail est une opportunité dans l’activation de vivier. En effet, un candidat ouvert au télétravail pourra facilement être sollicité sur les futures offres ouvertes.

Pensez aux soft-skills : 5 compétences douces à vérifier chez un télétravailleur

Le télétravail exige le développement de nombreuses compétences comportementales. L’organisation, l’autonomie ou la communication entre collègues et avec son manager sont par exemple des soft skills clés.

1. L’organisation ‍ : Le travail à distance suppose une bonne gestion du temps, une capacité à identifier les tâches chronophages et à prioriser les missions.
2. La transparence : En télétravail, vos salariés travaillent seuls et sont donc seuls face à leurs réussites, difficultés ou doutes. Il est donc important qu’ils soient transparents et profitent des outils (Slack, Teams, Chat, Discord) pour faire part de leurs questionnements et demander de l’aide si besoin.
3. La communication : Le télétravail affecte la communication avec les collègues. Les échanges ne sont pas les mêmes selon que l’on parle en face à face avec un collaborateur ou par écrit. Certaines personnes ont de très bonnes capacités de communication directe mais dès lors que la communication passe par des messageries collaboratives, le résultat est différent. Le candidat en télétravail doit gérer ses missions mais aussi interpréter correctement les messages qui peuvent parfois manquer de précision. La ponctuation peut aussi manquer, ce qui peut ainsi altérer la compréhension d’un message.
4. L’auto-motivation : Les télétravailleurs performants ne se laissent pas distraire par des interruptions diverses pouvant affecter leur travail. Il est important qu’ils soient capables de s’auto-motiver et se concentrer une fois de nouveau connectés à leur poste de travail.
5. L’autonomie : Il est plus simple de solliciter un collègue ou un manager situé dans le bureau d’à côté que de lui écrire ou l’appeler. Le télétravailleur est plus souvent amené à prendre des décisions seul, ainsi, s’il a régulièrement besoin d’une validation de son travail, il aura du mal à être efficace en télétravail.

4. Quelles questions poser lors d’un entretien pour un poste en télétravail ?

Vous souhaitez savoir si vos candidats sont aptes à occuper un poste à distance ou non, voici quelques questions qui méritent d’être posées en entretien.

1. Avez-vous déjà travaillé à distance, si oui, quelles difficultés avez-vous rencontré en faisant du télétravail ? Si le candidat a déjà travaillé à distance, la transition se fera sans difficulté lorsque le moment sera venu de recommencer. Vous pourrez ensuite lui demander les challenges qu’il a rencontrés.
2. Comment hiérarchisez-vous les tâches ? C’est un bon moyen de comprendre comment les candidats travaillent quand ils sont seuls sans “surveillance”. Cela vous permet de savoir s’ils sont organisés et proactifs.
3. Que feriez-vous si vous aviez besoin d’une réponse d’un collègue mais qu’il n’était pas disponible ? La réponse à cette question vous renseignera sur la proactivité du candidat dans un environnement distant. Comme dans toute situation, il y a différentes façons de communiquer. Cela vous aidera à déterminer si le candidat convient à votre entreprise.

5. Le recrutement collaboratif

Qu’il soit question de recruter à distance ou avec un collègue voisin de bureau, il est toujours intéressant de mettre en place des outils dédiés à faciliter le recrutement collaboratif. Il est parfois difficile d’évaluer un candidat lors d’un entretien en visioconférence, c’est pourquoi les recruteurs ont tout à gagner à intégrer les managers dans le processus de recrutement. Le manager est en effet légitime sur les hard skills tandis que les recruteurs le sont au niveau des soft skills, d’où l’idée de recruter à plusieurs.

Il est important de privilégier un environnement simple pour permettre aux opérationnels de donner leur avis.

Aussi, l’ATS utilisé doit permettre de tracer tous les échanges liés aux candidats. Le recrutement collaboratif offre ainsi plusieurs avantages :

• La possibilité de donner son avis
• La délégation des droits de publication et diffusion d’annonces aux managers avec étapes de validations
• Un processus sur-mesure avec demande d’avis aussi bien de managers, directeurs ou RH
• Un agenda partagé
• La visibilité de tous sur le processus (nombre de candidats, avancement à chaque étape et échanges avec les candidats).

Expérience candidat : Quels outils pour attirer les candidats

6. Des offres d’emploi enrichies et adaptées au télétravail

Lorsque le parcours candidat est fluide, le postulant est plus enclin à compléter sa candidature. Mais pour le recrutement de candidat à un emploi en télétravail, cela ne suffit pas !

Quelques règles sont à noter pour que vos offres soit efficaces et qu’elles attirent un maximum de candidats :

• Pensez à indiquer que vos offres d’emploi permettent le télétravail, en précisant la fréquence. Cette information doit être visible (si possible dans le haut de l’annonce ou même dans le titre)
• Sur votre site ou les jobboards assurez-vous de permettre la recherche des annonces via un critère du type “télétravail possible”
• Modifiez aussi la localisation de votre annonce d’emploi en « France entière » par exemple, c’est l’idéal pour figurer dans les recherches par zone des candidats sur les sites emploi.

Enfin côté diffusion, ciblez les sites spécialisés dans le recrutement en télétravail. Ils sont un terrain de chasse pour les candidats soucieux de trouver ce type de jobs spécifiquement.

7. L’entretien de recrutement à distance

Pour l’entretien, privilégiez les premiers échanges par visioconférence avec un ATS intégrant la vidéo replay par exemple. Cela facilite la prise de rendez-vous avec moins de contraintes et d’agendas à gérer. Mais cela permet à vos collègues absents de visionner l’entretien et d’apporter leurs retours dans votre ATS.

8. L’onboarding digital des salariés en télétravail

Les RH et les managers doivent aujourd’hui gérer de nouveaux challenges pour assurer la motivation des équipes dès leur arrivée dans l’entreprise, et ce, à distance.

Votre nouvelle recrue a besoin de se sentir intégrée, malgré la distance. Ainsi, vous pouvez :

• Lui communiquer toutes les informations utiles (webinars, documentations de présentation, etc.)
• Organiser des réunions en visioconférence avec les autres collaborateurs pour faire les présentations et faciliter dès le début la cohésion d’équipe
• Faire des points régulièrement pour garder le lien entre les membres de l’équipe et afin que chacun prenne connaissance des missions et projets de leurs collègues

Notons que dans un intérêt commun, il peut être utile d’assurer une présence physique une à deux semaines pour que votre nouvelle recrue rencontre son équipe. Ainsi, en présentiel, pensez à :

• Attribuer un parrain ou « buddy » avec pour rôle de faire découvrir l’entreprise et d’être un point de contact disponible. Le buddy doit également avoir des obligations (invitation à un déjeuner ou organiser un petit déjeuner de bienvenue par exemple)
• Prévoir un parcours d’onboarding aux petits oignons dans les premiers temps avec des exercices de découverte des autres équipes
• S’assurer que chaque équipe organise des points réguliers pour éviter que les nouveaux soit esseulés

Retenez que les premiers jours en entreprise pour un nouveau collaborateur sont décisifs, à fortiori à distance. S’il n’est pas intégré convenablement, il risque de démissionner. Il est donc préférable de bien accueillir parfaitement un nouveau salarié, et ce sans accrocs dès le premier jour, sans laisser de pause ou de période creuse qu’il sera difficile de rattraper. Un planning chargé pour un nouvel arrivant est préférable à un planning vide !

Outils et rituels de l’onboarding digital

Pour maintenir le lien entre les équipes, vous pouvez organiser une pause café en visioconférence. Les échanges via la webcam sont bien plus conviviaux pour apprendre à se connaître !

À distance, la créativité a toute sa place, par exemple, les activités de teambuilding en ligne (ou en physique lorsque c’est possible) sont un bon moyen de garder un lien avec les membres de l’équipe même à distance : quiz, sport, jeux, escape games, etc.

Plusieurs outils peuvent soutenir votre onboarding en ligne : Zoom, Slack, Microsoft Teams, Google Meet ou encore Whatsapp si votre structure le met en place.

Il est indispensable de faire un suivi après l’onboarding et ce, tout au long de l’année suivant l’arrivée du collaborateur : entretiens réguliers avec les RH, entretiens individuels avec le manager pour suivre l’intégration du salarié et la réalisation de ses objectifs, ou encore l’organisation de moments chaleureux avec l’équipe.

Afin de proposer un onboarding le plus efficient possible, il est nécessaire d’avoir un retour sur l’intégration de la part des nouvelles recrues elles-mêmes. Pour cela, vous pouvez leur soumettre un questionnaire quelques mois après leur arrivée afin de recueillir leur avis et des axes d’amélioration. Cela vous permettra d’améliorer les processus pour la suite.

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