Recrutement collaboratif, les solutions à chaque étape

Par définition, l’entreprise est un lieu où le travail d’équipe est primordial. Une somme d’individualités ne sera jamais gagnante lorsqu’il s’agit de se battre pour développer des produits et services de qualité, de faire face à la concurrence, et de remporter de nouveaux marchés. En matière de recrutement, c’est la même chose. L’intelligence collective a tout à apporter pour choisir les futurs talents de votre organisation, car, c’est bien connu, l’union fait la force. On vous explique quelles solutions adopter pour construire votre dream team du recrutement.

Qu’est-ce que le recrutement collaboratif ?

Pendant des années, le recrutement fut un processus où le dirigeant était le décideur ultime. C’est souvent lui, et lui seul, qui prenait la décision finale, indépendamment des recommandations ou des conseils de son équipe. C’est un jugement de valeur qui peut être dangereux, car il ne s’appuyait souvent que sur sa propre expérience. Le recrutement collaboratif est venu changer la donne. C’est une méthode où plusieurs personnes et services travaillent ensemble afin de participer au processus de recrutement. Le DRH ou le grand patron ne décident plus seuls et les ressources humaines travaillent avec plusieurs parties prenantes afin de faciliter, fluidifier et enrichir le recrutement. 

Tout part donc d’une volonté de décloisonner et de limiter le travail en silo afin de faciliter la fluidité et le partage des informations. Au départ, il est donc nécessaire de constituer un groupe de travail pluridisciplinaire qui comprend notamment :

• Le recruteur.
• Le responsable des ressources humaines.
• Le ou les managers.
• Des membres de l’équipe ou des personnes amenées à travailler en proximité immédiate avec le futur collaborateur.

Naturellement, le choix des personnes de ce comité dépend de la taille de l’entreprise et du poste recherché. Pour un poste très opérationnel, le recruteur et le manager peuvent travailler ensemble. Pour un poste de management ou de direction, davantage de personnes seront amenées à se joindre à eux, car l’enjeu et les risques sont très différents. Le recrutement collaboratif permet de limiter la pression qui repose sur les épaules du recruteur, de valoriser des points de vue divers, de mieux évaluer l’adéquation culturelle des candidats, et de réduire l’impact des idées reçues et des biais cognitifs pour des recrutements plus rapides et plus efficaces.

Les 7 étapes clés du recrutement collaboratif

Mettre en place des solutions pour un recrutement collaboratif nécessite de suivre une certaine méthode à chacune des étapes clés du recrutement.

Définir le besoin ensemble

C’est le point de départ de tout recrutement. Pour définir le besoin du poste, il est important de qualifier un binôme manager/recruteur afin de travailler ensemble. Le recruteur travaille avec les ressources humaines pour officialiser le recrutement avec les outils nécessaires, et le manager partage son expertise sur la réalité du métier, les qualités recherchées et les compétences clés.

Pour définir le besoin de manière collaborative, il est important d’acculturer le manager aux spécificités, aux règles et aux normes qui entourent le métier du recruteur. Un atelier de formation permet notamment de passer à travers tous les points clés du recrutement, des fiches de bonnes pratiques facilitent le partage d’informations concrètes, et le fait d’inviter un manager à un entretien en tant qu’observateur facilite la transition.

Co-construire l’offre d’emploi

Une fois le besoin clairement défini, il est nécessaire d’échanger sur la réalité du poste. Quels sont les sujets clés ? Les contraintes ? Les besoins indispensables et ceux qui sont optionnels, mais appréciés ? Le fait d’intégrer le manager et ses collaborateurs dans la conception de l’offre d’emploi au côté du recruteur facilite la communication et caractérise la volonté de collaboration et de transparence de votre marque employeur.

Co-diffuser l’offre en ligne

Une plateforme professionnelle comme un ATS facilite la multidiffusion des offres d’emploi sur les job boards et portails en ligne les plus pertinents. Vous pouvez également suivre les performances de vos offres d’emploi et adapter votre campagne de promotion de l’offre en cas de besoin. En parallèle, s’appuyer sur votre groupe de travail permet également de profiter de l’effet réseau. En effet, chacun peut alors partager l’offre sur ses propres réseaux sociaux par exemple. La mise en place d’un système d’employee advocacy facilite aussi l’implication des collaborateurs qui se font le relais de votre marque employeur en ligne. Enfin, la création d’un programme formel de cooptation, avec des bonus à la clé, optimise la co-diffusion et la co-communication de vos offres en ligne. 

Sélectionner les bons candidats à présenter

Pour gagner du temps, il est usuel de voir le recruteur effectuer un premier tri avec les candidatures reçues. Dans certains cas, cela va de pair avec des fonctionnalités de parsing et matching où l’intelligence artificielle vient renforcer et accélérer l’efficacité du processus de recrutement. Pour gagner du temps, le groupe de travail peut établir des critères d’embauche clairs, définir les compétences indispensables du candidat (tant au niveau des savoir-faire que des savoir-être) et formaliser une fiche d’entretien. On parle alors de scorecard. C’est une fiche récapitulative de tout ce qu’il faut savoir sur un candidat qui passe un entretien et qui comprend trois grandes parties : la mission, les résultats attendus et les compétences. Travailler cette scorecard et le guide d’entretien avec les questions clés de manière transversale permet de s’assurer que rien n’a été oublié. En effet, les managers ont besoin de vérifier certaines connaissances avec des questions très précises auxquelles ne penseraient pas forcément les recruteurs.

Préparer l’entretien d’embauche

L’entretien constitue l’heure de vérité pour votre recrutement collaboratif. Il est important de s’assurer que les collaborateurs qui y participent savent à quoi s’attendre. Vous pouvez les briefer sur les questions interdites et illégales par exemple. C’est le cas des questions autour de la situation familiale (« Êtes-vous marié ? », « Avez-vous des enfants ? » ou  « Envisagez-vous d’avoir des enfants prochainement ? »), de sujets liés à la santé des candidats. (« Êtes-vous enceinte ? »,« Avez-vous des problèmes de santé particuliers ? »), ou encore des questions concernant les croyances et les pratiques religieuses.

Pour créer une dynamique bienveillante autour d’un entretien, il n’est souvent pas utile d’avoir plus de 3 personnes en face du candidat. Ce qui compte ici, c’est de varier les questions et les analyses afin d’éviter les biais cognitifs individuels et de valoriser la diversité des profils dans les entretiens.

Prendre la décision de manière collégiale

Parce qu’il est collaboratif, le recrutement doit aussi laisser la place à l’équipe en matière de décision. Pour cela, établir une grille de notation avec les commentaires de chacun permet de dépassionner les débats et de rester objectif. Le but est de donner la possibilité à chaque membre de s’exprimer et de partager ses impressions sur les candidats, ses compétences et ses expériences.

Faciliter l’onboarding

Une fois l’offre acceptée par le candidat, le travail collaboratif se poursuit afin de faciliter l’intégration du nouveau collaborateur. Si la direction des ressources humaines reste présente dans les premiers jours, c’est le manager et ses équipes qui vont prendre le relais. Avec un programme d’intégration structuré, le nouveau talent pourra gagner du temps dans les premières semaines, disposer d’un espace de confiance où poser ses questions, et être mentoré ou parrainé par un collaborateur volontaire afin de faciliter la présentation de l’organisation de l’entreprise et de son fonctionnement.

Un recrutement collaboratif est essentiel pour faciliter la prise de décision et mettre le candidat dans les meilleures dispositions. C’est aussi un marqueur fort de votre culture d’entreprise qui s’appuie sur des outils centralisant les informations des candidats pour un processus cadré et efficient. De quoi faire de votre intelligence collective un levier de succès au quotidien, qui s’étend bien au-delà de la fonction RH.

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