Entretien visio : comment le préparer côté recruteur ?

87% des candidats sont prêts à être recrutés grâce à un entretien visio (Enquête CCLD avril 2020)

Conséquence directe du confinement, l’entretien à distance s’est naturellement imposé ces derniers mois. La technologie a grandement favorisé le déploiement de solutions de recrutement en visioconférence et les recruteurs ont dû s’adapter rapidement. Dans l’article suivant, découvrez comment bien mener un entretien visio !

1) Le recrutement en visioconférence  : ça commence bien avant l’entretien vidéo !

Deux candidats sur trois préfèrent passer leur entretien avec un manager opérationnel (Enquête Monster-Ifop)

Un entretien à distance se prépare à l’avance. L’objectif de la préparation vise à parer à tous les imprévus pour qu’au moment de l’entretien, le recruteur n’ait plus qu’à dérouler son entretien, se concentrer sur le candidat et se rendre entièrement disponible pour échanger avec lui.

Plus l’entretien vidéo est préparé, moins il y a de risques de se confronter aux imprévus  !

Pour commencer, le recruteur doit définir ses attentes par rapport à l’entretien. Quel est l’objectif de l’entretien ? Quel est l’enjeu ? S’il s’agit d’un simple entretien de présélection, l’investissement ne sera pas le même que pour un entretien décisif entre deux candidats.

Le recruteur doit ensuite s’interroger sur les différentes personnes qui vont se joindre à l’entretien et organiser la synchronisation des agendas en conséquence. Pour cela nous vous recommandons des outils d’agenda partagés comme celui proposé par Cegid Digitalrecruiters , afin que recruteurs et opérationnels soient sur la même longueur d’onde. Par ailleurs, sachez qu’il est ainsi possible de déclencher des visioconférences directement depuis Cegid Digitalrecruiters : le recruteur, l’opérationnel, et le candidat recoivent une invitation avec le lien sur lequel il faudra cliquer à l’heure prévue. 

Une fois que le rendez-vous est pris avec le candidat, le recruteur doit s’assurer de transmettre le maximum d’informations au candidat et ce le plus tôt possible : qui sera présent, sur quelle plateforme aura lieu le rendez-vous, sur quel lien rejoindre la visioconférence, etc. L’objectif est de rassurer le candidat et de lui donner le temps de se préparer de son côté. 

Envoyer un petit mail de rappel au candidat comme aux autres participants un jour ou deux jours avant l’entretien ne fait pas de mal, cela permet de reconfirmer la présence de tout le monde et rassure le candidat qui constate qu’il n’a pas été oublié.

Pour mener un entretien visio, il faut que la technique suive !

Si le recruteur n’a pas l’habitude d’utiliser l’entretien à distance, il ne doit pas hésiter à réaliser un test technique avec un collaborateur pour vérifier que tout fonctionne bien, s’il faut mieux utiliser un casque pour couper les distractions extérieures et augmenter la puissance du micro ou s’il est nécessaire d’insérer un fond pour cacher un décor désordonné.

Il faut aussi prévoir un plan B si pour une raison quelconque l’entretien ne peut pas se faire dans les conditions prévues. Pensez par exemple à confirmer les coordonnées téléphoniques du candidat pour poursuivre l’entretien par téléphone.

L’entretien à distance peut ne pas se passer comme prévu du côté du candidat non plus, il y a par exemple un problème de surexposition de la lumière, le son ne passe pas bien, le candidat a besoin de quelques minutes pour régler un problème, dans ce cas, le recruteur doit savoir faire preuve d’indulgence.

Enfin, et c’est un point important, il est nécessaire que tous les collaborateurs qui participent à l’entretien soient à l’heure ! Pourquoi ? Parce que premièrement, si le candidat se connecte à l’heure à la réunion et qu’il n’y a encore personne de l’autre côté, il risque d’être déstabilisé, de croire qu’il s’est trompé de jour, de cliquer plusieurs fois sur le lien de la réunion, d’ouvrir plusieurs fenêtres… Rappelez-vous qu’il n’est pas en train d’attendre à l’accueil de votre entreprise et n’a aucun moyen de savoir ce qui se passe chez vous, si vous rencontrez un problème technique au moment de la connexion, prévenez-le.

Deuxièmement, si l’un des collaborateurs est présent mais que tout le monde n’est pas encore là,  l’entretien peut vite mettre mal à l’aise recruteur et candidat parce qu’il n’y a rien de pire que de regarder un inconnu à travers un écran sans trop savoir quoi se dire parce que l’on attend que tout le monde soit là pour commencer.

2) L’entretien visio demande les mêmes exigences que l’entretien en présentiel, et plus encore !

L’un des points d’amélioration du recrutement à distance : mieux structurer les entretiens (Enquête CCLD avril 2020)

Il faut intégrer le candidat dès le début  !

Un entretien en visioconférence se déroule comme un entretien en présentiel même s’il y a quelques subtilités à prendre en compte. En phase d’introduction, il est important de savoir accueillir le candidat. En effet, il n’y a pas de poignée de main et on ne peut pas proposer un café pour briser la glace, il faut donc pouvoir officialiser la rencontre sans compter sur les codes de l’entretien physique.

En visioconférence, il faut bien définir les modes de communication  !

Il est ensuite nécessaire de présenter les différents interlocuteurs et d’annoncer le déroulement de l’entretien. L’objectif est de cadrer l’entretien et de faire comprendre au candidat à quel moment il peut intervenir et dans quelle mesure. En visioconférence, vous perdez une grande partie de la communication non verbale et il est plus difficile de percevoir quand le candidat souhaite intervenir. Il faut donc donner les codes de l’entretien au candidat.

Un entretien visio s’inscrit dans un cadre horaire

Si l’entretien s’inscrit dans une limitation horaire assez stricte, il faut bien équilibrer le temps de parole entre l’entreprise et le candidat. À la fin de l’entretien, chacun doit pouvoir se satisfaire d’avoir pu s’exprimer sur les points qui étaient importants. Le recruteur peut décider de préparer beaucoup de questions au cas où le candidat ne serait pas bavard sans pour autant se formaliser si toutes les questions ne sont pas abordées.

Un entretien visio doit également être structuré !

D’après l’enquête publiée par CCLD, les candidats attendent que le recrutement à distance soit plus structuré. N’hésitez donc pas à suivre une feuille de route qui reprend les différentes étapes de l’entretien structuré : présentation du candidat, enquête sur le CV, présentation de l’entreprise et du poste, échange pour cerner les motivations et la personnalité du candidat, etc.

La fin de l’entretien visio, c’est vraiment la fin !

Évitez de précipiter la fin de l’entretien. Vous n’allez pas pouvoir raccompagner votre candidat à la porte ce qui lui aurait laissé l’occasion de poser des questions complémentaires, prenez donc le temps de bien finaliser l’entretien, laissez-lui quelques minutes pour réfléchir à ses questions et donnez-lui un moyen de vous contacter pour toute question complémentaire. N’hésitez pas à envoyer un mail à la fin de l’entretien avec les coordonnées à contacter. Il faut comprendre qu’une fois que l’on coupe la communication, le candidat n’a plus la possibilité de vous interpeller, et n’avoir aucun moyen direct de vous contacter peut générer une grande frustration s’il a oublié de vous communiquer une information importante.

Crédit photo :  Pexels