Logiciel de recrutement : quel logiciel de gestion des candidatures choisir ?

Comment choisir votre logiciel de recrutement ? Aussi appelé outil de gestion des candidatures ou ATS, le logiciel de recrutement est un outil incontournable pour gérer les candidatures, sélectionner les meilleurs profils et  assurer tout le processus d’embauche, depuis la publication de l’offre d’emploi jusqu’à l’onboarding de la nouvelle recrue.

Alors qu’ils étaient initialement une part des fonctionnalités des logiciels SIRH centralisant les données, le marché évolue dernièrement vers le best of breed autonomes. Le marché revient ainsi à des solutions ultra spécialisées par secteur d’activité ou en verticalité, comme c’est le cas de Cegid Digitalrecruiters pour le recrutement multisite. Cette satellisation répond à des enjeux économiques et technologiques, mais aussi organisationnels, les structures ayant besoin de rester agiles. Parmi le grand nombre d’acteurs sur le marché, choisir son logiciel de recrutement demande d’étudier finement ses besoins et ses attentes.

Il est tout à fait envisageable d’opter pour un SIRH intégré permettant de sécuriser les processus critiques de gestion des temps et de paie, tout en optant pour une application tierce de gestion du recrutement par exemple.(source : SIRH intégré ou best of breed d’applications RH indépendantes ? – ANDRH, 2022

Les avantages à utiliser un logiciel de recrutement

Le recrutement est une tâche qui demande du temps et les logiciels de gestion des candidatures permettent d’en gagner énormément grâce à l’automatisation ou aux actions en masse. 

Une meilleure organisation des candidatures

Les logiciels de recrutement permettent d’organiser plus facilement les candidatures, qui sont centralisées dans une base de données unique. Cette dernière intègre également les profils non retenus afin de créer un vivier de talents. Les recruteurs gagnent du temps grâce à l’automatisation des tâches et améliorent leur efficacité.

Une meilleure communication avec les candidats

Grâce à des messageries intégrées et une interface utilisateur intuitive, les logiciels de recrutement facilitent la communication avec les candidats. Les délais de recrutement sont réduits tout en améliorant l’expérience du candidat tout au long de son parcours digital.

Une meilleure analyse des données

Grâce à l’intelligence artificielle et aux technologies de parsing ou de matching de CV, les recruteurs peuvent analyser plus facilement les données des candidats afin d’identifier les profils les plus intéressants. Les scorecards permettent aussi de préparer les entretiens et de plus facilement décentraliser le recrutement.

Les critères à prendre en compte pour choisir son logiciel de recrutement

Les fonctionnalités

Il est important de choisir un logiciel de recrutement qui offre les fonctionnalités dont vous avez besoin pour gérer efficacement vos candidatures. Certaines seront obligatoires, d’autres plus secondaires, que vous pourrez ajouter en fonction de votre budget.

Les fonctionnalités de base sont généralement les suivantes :

• création et gestion des offres d’emploi à partir de templates ou non ;
• publication et multidiffusion sur les jobboards en un clic ;
• gestion d’un site carrières ;
• personnalisation du parcours de recrutement selon les postes et les candidats ;
• automatisation d’actions, notamment dans la consultation des CV et les échanges avec les candidats (organisation des entretiens par exemple) ;
• rapport et analyses statistiques pour optimiser les processus.

Selon les cas, vous opterez pour un logiciel permettant des recrutements collaboratifs, comme Cegid Digitalrecruiters sur du multisite ou en recrutement décentralisé. D’autres implémentent des solutions d’entretiens vidéo, des options de cooptation ou de mobilité interne : à vous de voir selon vos besoins ce qui sera utile.

Au-delà des fonctionnalités, il faut en effet estimer le retour sur investissement généré par l’ATS, mais surtout en termes de temps. Combien de temps gagnez-vous avec cette fonctionnalité ? À quel niveau le délai est-il raccourci ? Les candidatures seront-elles plus nombreuses ou le sourcing moins cher ?

Attention, ne choisissez pas un logiciel ATS qui nécessite la création d’un compte pour le candidat ou ne proposant pas de connecteurs avec l’assessment ou le SIRH. Le logiciel de recrutement doit aussi être conforme au RGPD. La Cnil rappelle à cet égard que “le code du travail pose les principes de pertinence des données collectées et des méthodes utilisées à des fins de recrutement, ainsi que celui de la transparence à l’égard des candidats” (source : Guide recrutement, les fondamentaux en matière de protection des données personnelles – Cnil, 2023).

Le prix

Le prix est un élément décisif dans le choix d’un logiciel de recrutement, mais le moins cher n’est pas forcément l’idéal. Visez plutôt le rapport fonctionnalités/prix en privilégiant une solution dont la tarification est adaptée à votre utilisation. 

Idéalement, votre ATS doit proposer un tarif incluant un nombre illimité d’offres d’emploi et de licences de collaborateurs. Évitez une tarification au nombre d’annonces publiées ou d’utilisateurs (qui va réduire l’appropriation du logiciel en interne).

Pour vous aider à sélectionner le bon logiciel de recrutement, évaluez son coût total de possession (TCO) incluant l’achat, la formation, les mises à jour, le support…

La facilité d’utilisation et le support

Le logiciel de recrutement doit être facile à utiliser et offrir une bonne expérience utilisateur, non seulement côté recruteur, mais aussi côté candidat. L’UX doit privilégier une interface claire et intuitive, afin de limiter le temps de prise en main par les utilisateurs.

Un logiciel ATS bien conçu valorise aussi votre marque employeur en facilitant le parcours du candidat. Privilégiez une solution qui fonctionne sur mobile ou, mieux, qui propose une application dédiée.

Enfin, optez pour une solution qui s’engage sur les délais de réponse du support en cas de besoin ou qui vous offre un véritable accompagnement. A titre d’exemple, chez Cegid Digitalrecruiters, cet engagement porte sur 4h ouvrées.

La vision produit et les perspectives d’évolutions

Lorsqu’on choisit un logiciel de recrutement, il faut tenir compte de ses besoins actuels, mais aussi ceux à court ou moyen terme, ce qui n’est pas toujours chose aisée nous le concevons. A défaut de pouvoir anticiper, ciblez une solution capable d’évoluer et de s’adapter facilement (les solutions en mode SaaS sont souvent plus pertinentes dans ce cas).

Par ailleurs, portez une attention particulière au nombre de fonctionnalités livrées par les équipes produit chaque année. Alors que de nombreuses sociétés en perte de vitesse dans ce secteur ne font plus évoluer leur produit, il serait en effet dommageable de retenir une solution qui sera vraisemblablement dépassée dans 3 à 5 ans.

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