Automatiser le recrutement : et si on automatisait le parcours candidat jusqu’à l’entretien ?

Comment automatiser le recrutement ? Pourquoi faire quelque chose par vous-même qu’une machine ou un logiciel pourrait faire plus rapidement, en continu, 365 jours par an, et sans aucune erreur ? Cette question, c’est le postulat de base de l’automatisation. Aujourd’hui, elle est d’ailleurs partout, dans la plupart des processus business, mais pas uniquement. L’automatisation du recrutement est aussi en marche. Pour le meilleur ?

Qu’est-ce que l’automatisation du parcours candidat ?

L’automatisation consiste à réaliser automatiquement une action lorsqu’un déclencheur est activé. Prenons un exemple simple : un candidat postule à votre offre d’emploi et vous recevez une notification. Ici le déclencheur est la réception du CV et l’automatisation consiste à vous prévenir en temps réel afin que vous n’ayez pas à vérifier vous-même manuellement la réception des candidatures. Si ce scénario est très simple, voire simpliste, il peut bien sûr se complexifier pour vous débarrasser des tâches chronophages et répétitives afin que vous puissiez vous concentrer sur l’essentiel. 

Pour automatiser vos processus de recrutement, il est important de travailler sur le parcours candidat. C’est-à-dire tous les points de contact entre un candidat et votre marque afin de structurer le déroulement du processus, comme :

• la consultation de vos offres d’emploi ;
• la visite de votre site carrière ;
• une discussion avec un membre de votre équipe lors d’un salon de l’emploi ;
• la candidature à un emploi en ligne ;
• la création d’un profil sur un portail salarié ;
• les échanges par e-mail (accusé de réception, notifications automatiques, questions de préqualification, etc.).

Chaque étape du parcours candidat joue un rôle crucial dans sa décision de poursuivre ou non sa candidature. C’est pourquoi votre processus de recrutement doit s’assurer que chaque point de contact offre aux candidats une expérience positive. Une fois ces points de contact connus, documentés et maîtrisés, à vous de voir si le travail manuel qui est réalisé apporte une valeur quelconque. Par exemple, est-ce que le fait d’envoyer un e-mail à tous les candidats qui sont préqualifiés pour leur proposer un rendez-vous peut être fait manuellement ou automatiquement ? Aujourd’hui, beaucoup d’actions peuvent s’automatiser grâce à un logiciel professionnel. Quelques exemples :

• l’envoi automatique d’un e-mail ou d’un SMS au candidat pour lui proposer un rendez-vous ;
• la demande d’évaluation d’un candidat pour un ou plusieurs de vos collaborateurs ;
• la planification d’une tâche pour vous ou pour un collaborateur (vérification de références, organisation d’un entretien, etc.) ;
• l’ajout de métadonnées et de tags au profil au candidat afin de mieux naviguer dans les différents CV reçus ;
• l’ajout du candidat à un vivier de talents selon ses compétences ou ses disponibilités. 

Les avantages de l’automatisation dans le recrutement

Lorsqu’ils sont conçus correctement, les bons niveaux d’automatisation sont très utiles autant pour le recruteur et son équipe que pour le candidat.

Pourquoi automatiser le recrutement pour le recruteur ?

C’est une manière directe et pratique de réduire les tâches administratives répétitives, comme la recherche manuelle ou la prise de rendez-vous, afin de consacrer plus de temps aux activités significatives et à forte valeur ajoutée, comme les entretiens en personne.  Grâce à l’automatisation, vous êtes en mesure de mieux répartir vos ressources sur les tâches qui comptent vraiment. Vous ne battrez jamais la machine pour la collecte, le tri, et l’analyse de données. Il vaut donc mieux travailler avec elle pour devenir un recruteur augmenté, et profiter de l’automatisation pour travailler plus efficacement.

Pourquoi automatiser le recrutement pour le candidat ?

L’automatisation peut contribuer à rendre le processus plus personnel pour les candidats grâce à une attention personnalisée. Les messages et notifications sont personnalisés selon l’emploi, les disponibilités ou le niveau de compétence. Par exemple, un vendeur de voitures dans une concession Peugeot peut recevoir des alertes sur les nouveaux postes correspondant à ses compétences si un poste se libère chez Renault. C’est un moyen de faciliter la communication, mais aussi la recherche d’emploi selon des critères spécifiques.

Les bonnes pratiques pour automatiser le recrutement

Terminé le temps des candidatures qui prennent une heure à remplir ! Dans un monde digital où tout va très vite, les candidats remplissent automatiquement des formulaires adaptés à leurs intérêts et à leurs antécédents en seulement cinq à dix minutes. Ils postulent depuis leur smartphone en quelques clics lorsqu’ils sont entre deux rendez-vous ou dans les transports en commun. Il est donc important d’intégrer ce comportement dans vos processus internes. Il faut faire simple et rapide. L’un des exemples est le one-click-apply. Le candidat peut postuler via son profil LinkedIn, puis éventuellement compléter un formulaire avec quelques champs, et la candidature est envoyée. 

Au niveau de l’entreprise, l’automatisation et le digital favorisent la collecte de données utiles pour construire des tableaux de bord avec des KPI intelligents. Vous pouvez ainsi savoir en temps réel combien de personnes consultent vos annonces, combien postulent, et combien avancent dans leur parcours. Ce sont des indicateurs précieux pour optimiser votre processus de recrutement et le mesurer dans le temps.

L’automatisation est aussi indispensable pour les postes à fort volume générant des centaines de candidatures avec un processus d’entretien court, comme c’est le cas pendant la période des fêtes de fin d’année par exemple. Dans un marché où le rapport de force entre employeur et employé s’inverse, la qualité de l’expérience joue considérablement. L’automatisation peut changer la donne afin d’amener un ensemble de candidats plus restreint et plus qualifié jusqu’à l’entretien. C’est ainsi que le parsing et le matching sont des technologies nourries à l’intelligence artificielle afin de vous faire gagner toujours plus de temps :

• Le parsing (ou « analyse syntaxique ​» en français) consiste à analyser automatiquement le contenu d’un CV afin de collecter, stocker et analyser les données qu’il contient. Ce travail aide les recruteurs à gérer plus efficacement l’analyse des candidatures selon des mots clés. En extrayant les informations nécessaires dans un CV pour les mettre à la disposition du recruteur en temps réel, cela devient un outil stratégique d’aide à la décision.
• Le matching est l’étape qui suit le parsing. Une fois que les données sont bien structurées, le matching les analyse pour vous proposer les profils les plus adaptés à vos besoins.  Le programme attribue un score de compatibilité pour chaque donnée de chaque candidat. Plus le score est élevé, plus le candidat répond aux critères de recherche.

Comment éviter les défauts de l’automatisation sur l’expérience candidat ?

L’automatisation est un changement de paradigme, mais il n’en reste pas moins qu’elle peut être trop poussée ou mal dosée. En effet, chaque étape du cycle de recrutement présente une opportunité d’automatisation, mais aussi un risque associé à l’expérience candidat. Prenons un exemple : un candidat postule à l’emploi de ses rêves, il prend du temps pour compléter le formulaire et répondre aux questions, et reçoit trente secondes plus tard une fin de non-recevoir. « Malgré toutes vos qualités, nous sommes au regret de décliner votre candidature. » Voilà une approche totalement déshumanisée qui peut être violente, pas vrai ? Pire, elle peut même heurter la réputation de la marque. Il faut donc toujours se mettre dans la peau du candidat avant de vouloir automatiser une action et se poser les bonnes questions. Que se passe-t-il si je reçois tel message ou telle communication ? Quels sont les points de friction à éliminer ? Comment le candidat va-t-il percevoir cette information ? Comment réinjecter de l’humain dans la relation avec le candidat ?

Pour éviter ces biais, il est indispensable de tester chaque étape d’automatisation que vous incorporez à votre processus d’embauche. Enfin, même dans une communication automatisée, essayez de prévoir une alternative humaine, comme un contact direct par téléphone ou e-mail, ou le lien vers un service support. C’est un excellent moyen de garder contact avec votre candidat en cas de problème technique et cela contribue aussi à personnifier la relation.

Avec les bons outils, il est aujourd’hui possible d’automatiser le parcours candidat jusqu’à l’entretien de manière équilibrée et humaine. C’est même une démarche indispensable pour les entreprises qui recrutent massivement et régulièrement. De quoi créer une bonne expérience candidat et allier le meilleur de la technologie et de l’humain.

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