Processus de recrutement : 8 étapes à suivre pour recruter efficacement !

Un bon recrutement est crucial car il est intimement lié à la réussite d’une entreprise. C’est sur votre capacité à attirer les meilleurs profils que le futur de votre organisation peut se jouer. Pour y parvenir, il est essentiel de structurer vos processus de recrutement en conséquence. Une démarche avec plusieurs étapes qui est facilement réplicable et adaptable dans toute votre organisation sera votre meilleur allié. L’objectif est que, quelles que soient les recruteurs (métiers ou opérationnels), ces derniers puissent conduire le processus en toute autonomie. Pour recruter de manière efficiente et durable, il est donc essentiel d’avoir un processus de recrutement correctement établi. En voici un parfait exemple à suivre en 8 étapes.

1 – Première étape du processus : créez votre fiche de poste

La fiche de poste est la fondation de votre processus de recrutement. Elle a pour objectif de faire un point précis de vos besoins. La fiche de poste est un document interne  qui vise à s’assurer d’avoir balayé l’ensemble des besoins pour un emploi. Elle inclut des informations telles que l’intitulé du poste, le rattachement dans les équipes, le lieu et le temps de travail, mais également les savoir-faire et savoir-être qui y sont liés. 

Avant de lancer votre processus de recrutement, définissez précisément votre besoin et éditez une fiche de poste complète avec le type de profil recherché. 

En marketing, on parle de persona pour désigner des archétypes de clients potentiels. Vous pouvez reproduire cela sur des candidats cibles. Pensez à bien définir le candidate persona avec le type de contrat, les missions, les compétences nécessaires, etc. 

Aussi, assurez-vous que votre fiche de poste soit bien validée par des experts métiers (RH, juridique, etc.), mais aussi par les directions concernées. 

Nous vous recommandons de tenir une bibliothèque de fiches de postes ainsi que de modèles d’annonces d’emploi. Cela vous permettra de gagner du temps en vous basant sur des modèles où il ne restera plus qu’à modifier des variables liées au poste, la direction ou la localisation si besoin.

2 – Deuxième étape du processus : Publiez une offre d’emploi enrichie

L’offre d’emploi n’est pas qu’une simple description d’un poste, elle a pour but de séduire les meilleurs candidats. Le mieux est de rédiger une offre d’emploi enrichie, contenant au moins 500 mots avec un ton positif et invitant à postuler, en effet, aucun terme ne doit apeurer le candidat.

Pour rendre l’annonce d’emploi plus attractive, mettez en avant des photos contextualisées du poste, ajoutez-y des vidéos ou textes de témoignages de profils similaires. En bonus, un mot du manager est toujours apprécié ou encore des indications sur le lieu de travail (moyens de transports, commerces à proximité, etc.) pour permettre à vos candidats de mieux se projeter dans le poste.

La publication est la toute première étape d’un parcours candidat qui peut parfois durer plusieurs semaines.  Pour la réussir, il existe quelques astuces et bonnes pratiques incontournables :

• Un intitulé de poste clair, précis et concis : pour les candidats comme pour les jobboards, l’intitulé est la première chose qui est lue, et c’est sur elle que se basent des moteurs de recommandation pour valoriser certaines offres. Il faut donc éviter les mots génériques tels que le terme « commercial(e)​ » qui recouvre plusieurs réalités. Utiliser « commercial(e) B2B dans l’industrie​ aérospatiale » est beaucoup plus ciblé et direct.
• Une présentation simple de votre organisation : tout le monde ne connaît pas votre entreprise et il est indispensable de vous présenter en quelques lignes. Le langage corporate est parfois assommant. Expliquez qui vous êtes, ce que vous faites et en quoi vous êtes unique. Le but est de refléter votre mission et vos valeurs pour donner envie au candidat de travailler chez vous et pas ailleurs.
• Un ton cohérent : la manière avec laquelle vous vous adresserez aux candidats qui vont vous lire se doit d’être cohérente avec le contenu de votre fiche de poste, mais surtout avec les profils recherchés et vos valeurs. Pour une startup en forte croissance, le tutoiement est acceptable tout comme l’usage d’emojis. Pour recruter un comptable dans un grand groupe, il vaut mieux miser sur les outils, les processus et les attentes pour rassurer les candidats. 
• Des missions précises : en matière d’offre d’emploi, il est tentant d’en vouloir toujours plus. C’est ce fameux jeune diplômé expérimenté ou cet assistant comptable qui devrait aussi gérer les ressources humaines. Pour éviter de tomber dans ces travers, essayez de revenir à l’essentiel, de ne pas faire de surenchère et d’être précis dans les missions en lien avec le poste. 
• Misez sur la transparence : la question du salaire est toujours sensible, en particulier dans un pays comme la France où parler d’argent est tabou. Afficher le salaire ou la grille salariale est un gain de temps et évite de créer une expérience candidat déceptive dans votre processus de recrutement.

3 – Troisième étape du processus : multi-diffusez votre annonce emploi 

La multidiffusion permet de diffuser une offre sur plusieurs centaines de sites emploi en une seule fois. Plusieurs logiciels de recrutement proposent ces systèmes de multidiffusion. Par exemple,  Cegid Digitalrecruiters propose une solution native de multi-diffusion native et s’intègre aux solutions leader en la matière. Votre offre d’emploi est ainsi vue par un grand nombre de candidats potentiels très rapidement ! Cette fonctionnalité très pratique doit cependant être utilisée à bon escient. 

Avant d’inonder tous les sites d’emploi, il faut déterminer quels canaux seront les plus pertinents pour la diffusion de votre offre d’emploi. Votre but n’est pas d’être visible par tout le monde, mais bien d’attirer les profils les plus pertinents au risque d’être débordé par le volume de candidatures à traiter. 

A ce stade, reprenez votre candidate persona pour déterminer les meilleurs sites d’emploi. Ainsi, un la plupart des profils de cadres seront sur LinkedIn et l’APEC quand les profils d’employés ou d’ouvriers seront plus faciles à identifier sur Pôle emploi, LeBonCoin et Facebook. Enfin, pour les plus technophiles des jobboards spécialisés comme Welcome to the Jungle ou CodinGame. Diffuser votre offre emploi sur le bon canal est donc essentiel pour gagner en visibilité et avoir un processus de recrutement optimisé.

4 – Quatrième étape : Sourcez, filtrez et qualifiez vos candidats

Le sourcing est la recherche proactive de candidats qualifiés pour des besoins actuels ou futurs qui repose sur deux grandes cibles :

• Identifier des candidats potentiels qui ne sont pas activement à la recherche d’opportunités d’emploi. Le travail de veille et de recherche est conséquent pour analyser et recouper des données de différentes sources.
• Inciter des candidats qualifiés qui sont activement à la recherche d’un emploi à postuler ou à s’intéresser à une offre, un secteur d’activité ou à une entreprise. 

Au cours de votre processus de recrutement, il vous faudra ensuite filtrer et qualifier vos candidats pour faire le bon choix. Pour certains postes, il n’est pas rare de recevoir des centaines de CV. Parce qu’il n’est pas humainement possible de tous les lire en détail, la technologie vient travailler à vos côtés grâce au parsing et au matching.

Le parsing (que l’on traduit par « analyse syntaxique ​» en français) consiste à identifier et extraire automatiquement l’ensemble des informations d’un CV et à les qualifier dans une base de données. Il suffit par la suite de créer des filtres automatiques sur les champs souhaités afin de filtrer les candidatures selon des termes que vous avez préalablement définis dans votre solution de parsing. 

Concrètement, depuis votre ATS, vous créez des « tags », c’est-à-dire des termes précis relatifs aux informations que vous recherchez sur les CV à analyser. Ces informations peuvent par exemple concerner les formations, les expériences professionnelles ou les compétences de vos candidats. Tous ces termes seront alors mis sous une forme unique pour l’ensemble des CV considérés. Cela facilite considérablement votre lecture et la recherche des informations pertinentes dans le volume des candidatures reçues. 

Quant au matching, il facilite la mise en relation entre les candidats les plus qualifiés et le recruteur. Cette technologie, qui repose notamment sur des algorithmes dédié au traitement sémantiques, analyse le taux de correspondance entre un CV et une offre d’emploi pour vous proposer les profils les plus adaptés à vos besoins. Un taux de matching est alors attribué à chaque paire de candidat et d’offre d’emploi. Plus le score est élevé, plus le candidat répond aux critères de recherche. 

Enfin, pensez aussi à entretenir un vivier de candidats, en effet, ce dernier vous permet d’avoir un gain de temps non négligeable en sourcing car les informations des CV disponibles (évolution souhaitée, équipe, etc.) sont déjà complètes. Ensuite, il vous offre de meilleurs taux de réponse car les candidats connaissent déjà votre entreprise et ont déjà échangé avec un recruteur. 

5 – Cinquième étape du processus : Organisez un entretien d’embauche adapté

L’entretien de recrutement se doit d’être une démarche cadrée, organisée et préparée en amont. Il vous permettra de valider les informations du CV, mais aussi d’évaluer les softs skills et les compétences des candidats. Il offre aussi la possibilité de mesurer l’adéquation du profil avec les attentes de l’entreprise.

Ainsi, pour réussir un entretien, que vous soyez recruteur ou manager, il faut en amont de la préparation et de la méthode.

Chaque étape est structurée, chaque manière de faire est documentée, et ce processus sert de guide afin de travailler plus rapidement et plus efficacement de votre côté, tout en créant une expérience candidat de haut niveau.

Retenez qu’il est très important de créer un environnement de confiance pour mettre le candidat dans les meilleures conditions possibles. 

• Posez des questions ouvertes, claires et sans aucun piège 
• Informez le candidat des prochaines étapes du processus de recrutement
• Envoyez au candidat les modalités pratiques de l’entretien en amont pour simplifier l’organisation (le lien de connexion visio par exemple)
• Présentez l’entreprise et l’équipe au candidat 
• Laissez au candidat la possibilité de vous poser des questions
• Et mettez de côté vos éventuelles idées reçues

6 – Sixième étape du processus : Collaborez sur le choix du bon candidat 

Pour choisir le bon candidat, il est important que managers et recruteurs coopèrent ensemble. Le recrutement collaboratif permet d’accélérer le processus de sélection d’un candidat et passe avant tout par un travail commun entre ces deux parties, en effet, leurs attentes et leurs visions du poste à pourvoir sont complémentaires. 

Le manager apporte un regard métier sur le candidat et s’assure ainsi qu’il possède véritablement les savoir-faire et les soft skills nécessaires pour intégrer son équipe. Le manager, connaissant son équipe, aidera en effet le recruteur dans le choix d’une personne qui s’intégrera rapidement tandis que le recruteur validera que le candidat est aligné avec les valeurs et la culture d’entreprise.

Sans outil adapté, il est difficile de travailler en collaboration de manière agile. Managers et RH n’interviennent pas forcément aux mêmes stades du processus d’embauche. 

Un logiciel de recrutement collaboratif est donc idéal. Grâce à cette solution, les parties prenantes peuvent centraliser le processus de recrutement et trier les profils de candidats sur un outil commun. Les managers opérationnels doivent idéalement avoir la possibilité de donner leur avis en ligne sur un profil ou bien d’accéder à des entretiens en replay pour travailler de manière asynchrone au profit du délai de recrutement.

En conclusion, le recrutement collaboratif entre managers et RH permet d’accélérer le recrutement, de limiter les échecs à l’embauche et d’améliorer la marque employeur.

7 – Septième étape du processus : Finaliser le recrutement 

Pour gagner du temps dans la finalisation du recrutement, une intégration entre votre logiciel de recrutement et votre solution SIRH est nécessaire et vous évite la double saisie des données du nouveau salarié. 

Différents workflows vous permettront d’importer depuis votre ATS vers votre SIRH les candidats recrutés et de lancer l’onboarding de ces derniers (rendez-vous d’accueil, formations, commande de matériels, etc.).  L’interfaçage permet également d’aller jusqu’à l’édition du contrat de travail et le lancement des inscriptions à tous les services utiles (mutuelle, prévoyance, CE, cantine, etc.). Tout cela en se basant sur les données saisies par le candidat lors de la candidature et qualifiées depuis l’ATS par les recruteurs.

Un gain de temps, mais aussi une réduction du délai de recrutement qui peut faire la différence à un moment crucial lorsque le candidat doit se décider entre plusieurs offres d’emploi.  L’édition dans les meilleurs délais d’un contrat de travail que l’on peut d’ailleurs signer par voie  électronique par exemple permet de réduire le taux d’abandon à cette étape charnière du processus de recrutement. Il est en effet très facile de perdre un candidat et de le laisser à la concurrence si la finalisation du processus est lente.

8 – Huitième étape du processus : Préparer et gérer l’onboarding du nouvel arrivant 

Pour l’onboarding du candidat, c’est une fois de plus un travail d’équipe entre le recruteur et le manager. Le recruteur veille à ce que le candidat soit bien accueilli, que tout l’administratif soit en ordre et que le manager accueille le candidat et l’intègre dans son équipe. Sensibiliser le manager aux enjeux de l’onboarding est donc important. 

L’onboarding englobe les processus qui permettront d’accueillir le nouveau salarié dans de bonnes conditions. Ce sont tous les éléments qui lui donneront l’impression d’être attendu, en effet, rien de pire que de négliger voire d’oublier l’arrivée d’un collaborateur. Cela nuira au sentiment d’appartenance qui est crucial pour un salarié.

Un logiciel intégré à votre ATS peut vous apporter les fondements pour faciliter les workflows notamment l’envoi d’un email quelques jours avant l’arrivée d’une nouvelle recrue pour lui rappeler les informations essentielles : jour, heure d’arrivée, adresse, etc. 

Pensez aussi à lui envoyer par exemple des documents de présentation de l’entreprise, le planning de son intégration avec des créneaux où il peut échanger avec certains membres de son équipe pour comprendre l’activité de chacun.

La partie technique de l’onboarding (création de comptes, des accès, etc.) peut aussi être gérée par votre logiciel.

L’onboarding est donc la première étape à laquelle il faut s’atteler une fois que le candidat a accepté de rejoindre votre entreprise. Dans un contexte de travail à distance, notez que l’onboarding est tout aussi primordial, bien que le salarié ne soit pas accueilli au sein de vos locaux.

Pour aller plus loin sur ce thème : 

• Marketing RH : tout ce qu’il faut savoir pour vous lancer avec succès
• L’Applicant Tracking System, qu’est-ce que c’est ?
• Recrutement : 5 solutions pour faciliter la planification d’entretien d’embauche

Crédit photo : burst.shopify.com