SIRH définition : qu’est-ce qu’un système d’information ressources humaines ?

Un Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) est un outil de gestion des ressources humaines numérique qui centralise les données relatives aux membres du personnel. Il est destiné à unifier les procédures entre les différentes branches d’une même entreprise et à optimiser la gestion RH (gestion des paies, des absences et des talents).

Si autrefois, il était considéré comme un simple logiciel de paie, le SIRH est aujourd’hui bien plus achevé, complété par des fonctionnalités importantes, plébiscitées par les ressources humaines. En plus de la gestion de paie, c’est aussi les recrutements, le suivi des absences, les demandes de formations, qui sont traités par un SIRH. Cet ensemble de logiciels stratégiques pour le service Ressources humaines s’adresse à toutes les tailles d’entreprises.

1. Quelles fonctionnalités attendre d’un SIRH ?

• La gestion de la paie :

La paie est en permanence soumise aux évolutions de la réglementation et de la convention. Les entreprises doivent ainsi assurer une veille légale. En effet, toute erreur commise lors de l’établissement de la paie peut entraîner des sanctions. Les avantages d’un logiciel sont nombreux : automatisation des déclarations et des calculs de paie, mise à jour automatique des règles sociales et conventionnelles effectuées par l’éditeur du logiciel, prise en compte automatique du taux d’imposition, des prélèvements mutuelle, etc.

Toutes les informations nécessaires à la création des fiches de paie et à l’automatisation de la paie sont centralisées par l’outil : nombre d’heures travaillées, congés et absences, etc. Les bulletins de paie sont générés et les salariés peuvent y accéder dans un coffre-fort numérique.

• La gestion des congés, RTT et des absences :

Le logiciel SIRH permet d’automatiser la distribution du nombre de jours de congés de chaque collaborateur, en fonction de son contrat de travail et de la convention collective appliquée (fractionnement, jours de récupération après heures supplémentaires, etc.). Pour les RH, le gain de temps est appréciable. Par ailleurs, ces outils intègrent souvent une brique dédiée à la déclaration en ligne de ses absences pour congé, maladie ou autres raisons (mariage, décès, etc.) avec la possibilité d’y joindre un justificatif le cas échéant. Avec un accès dédié pour les managers, ces solutions permettent un contrôle précis des délais et validations hiérarchiques pour assurer une parfaite conformité réglementaire de ce sujet.

• La gestion du temps des collaborateurs :

Les équipes peuvent badger et compléter leurs feuilles de temps en ligne. Les RH les valident ensuite en quelques clics après avoir pu vérifier les présences et absences en temps réel. Les primes et les heures supplémentaires peuvent ainsi être calculées automatiquement afin de simplifier davantage la gestion de la paie.

• Le planning :

Certains SIRH intègrent la gestion des plannings de collaborateurs  en prenant en compte les absences. Les disponibilités de chacun sont visibles en temps réel. Il est ainsi plus facile de gérer les emplois du temps ou simplement d’avoir une vue globale sur les salariés présents chaque jour. Ces solutions évoluent par ailleurs pour prendre en compte la présence sur site dans un contexte de télétravail.

• Les notes de frais :

Les salariés les envoient directement via le logiciel. Elles peuvent ensuite être validées rapidement par les RH de manière dématérialisée.

• Le recrutement et la gestion des candidatures :

Un SIRH permet d’identifier les talents et de collecter l’ensemble des informations recueillies à travers les dossiers d’embauche, entretiens annuels, formations, etc. Le logiciel va analyser toutes ces données selon des critères neutres pour ressortir les talents de votre entreprise et mettre en place une cartographie des compétences précise. La création et la gestion des offres d’emploi et la réception des candidatures peuvent se faire via certaines solutions SIRH ou bien en intégrant des outils de recrutement dits « best of breed » du marché. 

Intégrer un ATS comme celui de Cegid Digitalrecruiters avec un SIRH peut donc être très intéressant pour vous aider à attirer et suivre les meilleurs des talents, et ce dès la publication de l’offre.

• Gestion des compétences :

Le SIRH peut aussi vous aider dans la gestion du développement des compétences des collaborateurs de façon innovante avec une formation personnalisée (LMS).

2. Quelles sont les bases à connaître ?

Connaissez-vous le « Core RH » ?

L’élément fondamental qui constitue l’ensemble des données traitées par un SIRH est ce que l’on appelle le « Core RH ». Son rôle est de stocker l’ensemble des données liées à vos salariés et de gérer les fonctionnalités du système RH de votre entreprise.

Le SIRH présente plusieurs fonctionnalités dites “core”: la gestion des contrats de travail, de la paie, des absences, ou encore le suivi des cotisations et des avantages sociaux. Enfin, on y ajoute parfois la contractualisation, l’onboarding et la gestion de l’organigramme interne.

Quelles sont les fonctionnalités du « Core RH » ?

• Le Core RH permet de s’appuyer sur l’ensemble des données des collaborateurs en temps réel
• Il simplifie les actions depuis le SIRH en centralisant toutes les données collaborateurs pour un suivi plus efficace au cas par cas.
• Il permet d’améliorer l’expérience collaborateur avec une solution unique pour toute l’entreprise
• Pour les entreprises présentes sur de nombreux sites, le Core RH est le premier pas vers la mise en place de processus RH communs
• En simplifiant la gestion des données des collaborateurs, le Core RH permet le développement de méthodes uniformisées dans toute l’entreprise

22% des entreprises citent le recours au core RH parmi les processus qui seront digitalisés à court termesource : Future of HR, Deloitte

Selon le baromètre « Transformation digitale des Ressources Humaines » Future of HR 2021, réalisé par Deloitte, 22% des entreprises citent le recours au core RH parmi les processus qui seront digitalisés à court terme.

Les solutions présentes sur le marché

• Le logiciel Core HR Cegid : Organisée autour d’un Core HR configurable, la solution Talent Management permet aux groupes à dimension internationale ou multi-entités de partager les processus, les données et les référentiels pour une gestion globale de votre politique RH. Le module Socle de Gestion RH vous permettra d’accéder et mettre à jour vos informations, de disposer d’un dossier complet et unique pour suivre tout votre parcours au sein d’une organisation.
• Foederis : L’outil vous permet de réaliser vos people reviews ou comités carrières.
• Sigma : Il propose un « dossier collaborateur » d’Advantage RH, pensé comme une plateforme unique de traitement des données individuelles du collaborateur. 
• Lucca : Les logiciels RH de l’éditeur Lucca permettent d’automatiser l’ensemble des processus administratifs et RH de votre société. C’est un logiciel SaaS facile à paramétrer et destiné aux TPE et PME.
• Eurécia : Son SIRH propose des modules à la carte : 6 modules pour l’administration du personnel, 4 pour la gestion des talents et 4 pour le bien-être des salariés.

3. Le rôle central de la « donnée » dans le SIRH ?

Le SIRH veille à automatiser les tâches à faible valeur ajoutée et intervient sur différentes fonctions de la gestion des Ressources Humaines comme la gestion de la paie, le recrutement, les formations en ligne et le suivi de carrières. Indispensable à la construction d’une identité commune et de processus uniformisés, c’est donc autour de « l’ information » et de la « donnée », que gravitent l’ensemble des fonctions RH orchestrées par un SIRH.

Ainsi, il est important d’être attentif lors de la mise en place d’un SIRH, en effet, un tel projet implique souvent le traitement de nombreuses données personnelles dont certaines sont considérées comme confidentielles (le barème d’imposition, prestations sociales reçues par certains salariés, adresse, etc.) ou sensibles (santé, handicap).

A noter aussi que tous les candidats et salariés souhaitent voir leurs données personnelles sécurisées. La réputation de l’entreprise entre donc en jeu dans cette démarche.

Avantages du SIRH pour les équipes RH

• Gain de temps : Le SIRH va permettre au RH de se libérer des missions les plus chronophages telles que la gestion des dossiers administratifs. Il permet d’optimiser chaque tâche administrative en quelques clics. Un workflow d’onboarding peut par exemple être enclenché dès l’intégration du salarié. Ainsi, le SIRH permet de gagner du temps.

• Des dépenses administratives en baisse : Grâce à l’utilisation d’un SIRH, vos coûts administratifs sont réduits. La gestion administrative d’une entreprise représente un coût non négligeable, en effet, les tâches administratives prennent du temps et les erreurs ne sont pas inéluctables. Le SIRH simplifie le traitement des tâches et permet de maîtriser les coûts liés à la gestion administrative.

• Un processus de recrutement moins coûteux : Le logiciel SIRH vous permet de faciliter et d’optimiser votre recrutement en simplifiant la gestion et le suivi de vos candidats. Une fois le candidat retenu, le SIRH permet notamment de générer automatiquement des documents tels que le contrat de travail.

Avantages du SIRH pour les managers

• Meilleur suivi des équipes : Pour le manager, un SIRH est un réel avantage pour suivre ses équipes. En effet, le manager pourra suivre les performances de ses collaborateurs et leur permettre de monter en compétences en leur allouant des formations adéquates et ce, à partir du SIRH. La mise en place des objectifs peut aussi se faire facilement et avec un meilleur suivi.

• Tâches administratives simplifiées : Le manager est confronté à des demandes de la part de son équipe : demandes de RTT, congés, etc. Le SIRH permet de valider ou refuser tous types de demandes venant d’un collaborateur en un clic, ce qui représente un gain de temps incontestable pour le manager. Il peut ainsi se concentrer sur l’opérationnel.

Avantages du SIRH pour les salariés

• Accès direct aux informations utiles (formation, congés, rémunération…) : Le salarié peut rapidement et facilement modifier ses informations personnelles, entrer ses notes de frais, ses demandes de congés, etc.
• L’expérience collaborateur est valorisée dans les SIRH, en effet, le collaborateur a accès à l’ensemble des informations dont il a besoin dès qu’il le souhaite. Il pourra planifier ses congés, consulter son planning, ses heures supplémentaires et ses fiches de paie via la plateforme, ce qui soulage les RH.

• Autonomie valorisée : En plus de cela, le collaborateur bénéficie d’une pleine autonomie concernant ses demandes RH, en effet ce dernier pourra effectuer une demande de congés ou remplir ses entretiens avec son manager directement via la plateforme mais il pourra également effectuer des changements administratifs tels que son adresse ou numéro de téléphone et la mise à jour se fera automatiquement dans tous les modules connectés. Le salarié peut aussi effectuer ses demandes de formation via son espace membre.

4. Les modèles de SIRH

Indispensable, le SIRH peut être mis en place sous différentes formes : plateforme SaaS, application ASP ou encore via un logiciel On-premise.

Le SIRH en mode SaaS (software as a service)

Aussi appelé SIRH « cloud » ou « on-demand », il s’agit d’un logiciel loué auprès d’un éditeur. On parle de service, lequel est hébergé par l’éditeur. Cette caractéristique offre notamment un engagement de fournir un service fonctionnel via un navigateur et en constante évolution pour l’éditeur contre un abonnement pour le client. La solution est donc accessible via tout terminal (smartphone, tablette, etc.) pourvu qu’il dispose d’une connexion internet. Enfin, intérêt indéniable des solutions Saas, ces dernières proposent souvent des API (Interface de programmation d’application) facilitant l’intégration de nombreuses solutions avec le SIRH.

Le SIRH en mode ASP

Ici, le logiciel se trouve sous forme d’une application à installer mais nécessitant un accès internet. Comme le Saas, l’hébergement du service se trouve chez l’éditeur. Les modèles économiques diffèrent selon les éditeurs avec des offres proposant une licence perpétuelle (comprendre sans abonnement, mais souvent sans mise à jour) ou à l’instar du Saas, par abonnement. Contrairement au Saas, il n’est pas possible de le relier à d’autres solutions.

Le SIRH On-Premise

Le logiciel “On premise” qui signifie “sur place” est la première forme de ce type de progiciel a avoir vu le jour. Un SIRH On-Premise est directement mis en place et hébergé chez le client sur sa propre infrastructure, laquelle peut être en intranet ou extranet (comprendre accessible depuis internet, mais sur via un accès sécurisé vers un serveur interne). Vous restez donc propriétaire entièrement de votre logiciel RH, car l’hébergement de ce dernier est réalisé sur vos infrastructures réseau. Comme pour le SIRH en ASP, il faut acheter des licences pour tous les salariés. L’On-Premise présente aussi un risque de perte de données ou de panne de serveur. En effet, le support et la gestion de telles solutions est complexe et coûteux. En pratique, ce type de solution est le plus souvent réservé aux administrations et organisations de défense souvent cibles des cyber-attaques et dont les enjeux de confidentialité sont prioritaires.

Ces logiciels sont tous adaptables, mais la tendance est le Saas. Ce dernier est devenu la norme pour ce type d’applications.