Contractualisation et onboarding : comment gérer ces deux moments clés ?

La contractualisation et l’onboarding sont encore trop souvent les grandes oubliées des recruteurs. Il est pourtant dommage de concentrer la totalité des efforts sur le processus de recrutement, tout en négligeant la phase cruciale qui lui succède : l’intégration du candidat. Les entreprises multiplient les investissements en temps et en personnel afin de s’assurer de recruter le meilleur candidat possible, investissements qui ont tendance à s’effondrer aussitôt que le processus de recrutement est (apparemment) terminé. Les étapes de contractualisation et d’onboarding doivent désormais faire partie intégrante de tous vos processus de recrutement.  Éléments de réflexion dans cet article. 

 Assurer l’intérêt du candidat et simplifier la signature jusqu’à l’embauche

L’intérêt porté au candidat diminue avant même son arrivée dans l’entreprise. Du côté du candidat, une fois l’excitation des entretiens retombée, la motivation a tendance à décroître (de la même façon que le “hype cycle” de Gartner ci-dessous). Il y a alors une sorte de « tunnel d’incertitude », dans lequel vous n’avez pas de nouvelles du candidat, tandis que lui aussi est dans cette zone de flou. Il est impératif d’échanger avec lui afin de maintenir et de relancer régulièrement son intérêt pour le poste et l’entreprise.

Les périodes de préavis peuvent durer plusieurs mois. Si bien que le jour de la prise de poste, vous vous demandez alors : le candidat va-t-il finalement venir ? Sera-t-il toujours motivé à aller au bout de sa période d’essai ? Ne pas avoir de nouvelles réciproques avant la phase d’onboarding crée un risque réel. Le processus d’onboarding doit commencer avant le premier jour du nouveau salarié.

Négliger l’intégration d’un futur salarié peut faire échouer son recrutement et réduire à néant tous les efforts préalablement mis en place. Aussi, gardez à l’esprit que le processus de contractualisation et d’onboarding s’inscrit dans la continuité du parcours candidat. Comment les outils digitaux peuvent-ils vous aider à réussir cette ultime étape et vous faire remporter la guerre des talents ?

Le processus d’intégration commence bien avant l’arrivée concrète du nouvel embauché dans les locaux. Dès la description du poste à pourvoir et la phase de brief avec les managers opérationnels, vous devez savoir comment la personne retenue sera accueillie lors de sa prise de poste : rencontre avec l’équipe, journée d’intégration, programme de formation, pot de bienvenue, commande du matériel professionnel, etc. Autant d’éléments qui impactent la période d’onboarding du candidat, s’ils ne sont pas pensés et préparés avant son arrivée. Le “must-have” ? Un processus d’onboarding soigné avec l’équipe RH, mais géré par le manager et les collègues. Pour les postes nécessitant une montée rapide en compétences, vous pouvez anticiper et préparer à l’avance les étapes de formation qui seront proposées au collaborateur le jour de sa prise de poste. Il peut être judicieux de présenter à l’avance par qui et à quelles dates le nouvel embauché sera formé une fois arrivé dans l’entreprise.

Le pré-onboarding

Tout au long du processus de recrutement, le candidat doit faire l’objet d’une attention constante. Cette attention ne doit pas faiblir, et encore moins disparaître totalement, une fois que le candidat a confirmé sa volonté de rejoindre votre entreprise. La phase de pré-onboarding désigne la période de temps qui s’écoule entre le moment où le candidat accepte verbalement une offre d’embauche et son arrivée effective dans les locaux de l’entreprise. Elle peut durer plusieurs semaines, voire plusieurs mois (en cas de longs préavis notamment).

Si vous ne maintenez pas la relation avec la personne pendant ce laps de temps, vous courrez le risque que celle-ci se sente délaissée, revienne sur sa décision et décide finalement de rejoindre une autre entreprise. Il se peut même que son entreprise actuelle lui fasse une contre-proposition (avec bien souvent une augmentation salariale à la clé) afin de la conserver dans ses effectifs. Ceci arrive très souvent, surtout dans les secteurs où il y a une pénurie de candidats, à l’instar de l’IT. Les salariés sont dans ce cas contraints d’effectuer la totalité de leur période de préavis. Trois mois durant lesquels ils sont susceptibles d’être approchés et séduits par d’autres entreprises, avec des offres plus intéressantes que la vôtre.

Assurez-vous de maintenir le lien avec le candidat autant que possible, comme vous le faisiez durant le processus de recrutement : appels téléphoniques, e-mails informationnels concernant l’actualité de l’entreprise ou invitations à vous suivre sur les réseaux sociaux professionnels (comme votre page LinkedIn ou Glassdoor).

Les moyens de communication pour garder le contact sont nombreux. Le mieux reste d’appeler directement la personne, notamment pour lui demander comment se sont déroulées les étapes décisives qu’impliquent son changement de poste. La démission est un moment particulièrement stressant. Il est toujours bon de prêter une oreille attentive au candidat afin de le rassurer et de le conseiller au besoin. De même, si la prise de poste implique un déménagement, n’hésitez pas à donner des conseils utiles si vous le pouvez.

Complétez vos échanges téléphoniques avec l’envoi d’e-mails simples et efficaces prenant la forme de tutoriels personnalisés qui synthétisent les recommandations faites par plusieurs membres de l’équipe. Vous pouvez mettre en place un processus mêlant des e-mails automatiques gérés par les équipes RH (afin de partager des lexiques et des documents pratiques en vue de l’arrivée dans les locaux, ou même de poser des questions sur le matériel choisi par exemple) et des rappels auprès du manager afin qu’il prenne contact régulièrement avec la recrue sur des sujets précis en vue de sa prise de poste. Cela permet de fidéliser la recrue et de maintenir un haut niveau de considération vis-à-vis de l’entreprise. L’idée est d’améliorer au maximum l’expérience de pré-onboarding grâce à un suivi humain et un parcours digital adapté aux besoins du candidat.

6 exemples de prise de contact de pré-onboarding :

• choix du matériel ;
• envoi des accès e-mail et intranet ;
• session Questions/Réponses avec un RH pour s’assurer que tout se déroule comme prévu ;
• revue du contrat de travail avec le RH ;
• explication du fonctionnement du système de titres restaurant utilisé ;
• photos des locaux et du futur bureau de la recrue (avec un message sympathique, du style : “ton bureau n’attend plus que toi”). 

La signature électronique

En tant que personnel RH, vous avez tout intérêt à utiliser la signature électronique pour formaliser contractuellement vos promesses d’embauche. Facile à déployer, la e-signature évite au candidat recruté de devoir se déplacer dans vos locaux pour signer votre offre d’embauche. Sachant que pour cette seule raison, de nombreuses signatures de contrat de travail sont retardées au jour de la prise de poste, favorisant le désistement de dernière minute. La signature électronique permet de signer un document numérique tout en validant son intégrité et en confirmant l’identité du signataire.

Devenue incontournable aujourd’hui, voici les avantages de la signature électronique dans le cadre de vos recrutements :

• Gagner du temps : elle rend possible la transmission instantanée du contrat signé (par opposition à la signature à la main et en présentiel).
• Simplifier l’expérience candidat : elle permet au nouvel embauché d’apposer sa signature en quelques clics (et en quelques secondes).
• Moderniser l’image de l’entreprise : elle montre que vous avez délaissé les procédés archaïques (l’envoi postal ou la signature en présentiel).
• Réduire le taux de désistement du fait des délais nécessités par l’envoi de courriers et contrats papiers créant un risque de désistement de certains candidats très sollicités.

Soigner l’onboarding 

Un processus d’onboarding réussi améliorerait la rétention des nouveaux embauchés de 82 % et la productivité globale de leurs équipes de 70 % selon Glassdoor (en 2015). D’où l’importance de soigner au maximum l’onboarding de vos nouveaux embauchés. Le processus d’onboarding regroupe toutes les actions mises en place par une entreprise pour accueillir et intégrer ses nouveaux collaborateurs. Le terme d’onboarding peut d’ailleurs être traduit par « embarquement » en français.

L’onboarding inclut également la période d’intégration, qui désigne le temps nécessaire à l’apprentissage d’un nouveau cadre professionnel et de nouvelles méthodes de travail. Ne commettez pas l’erreur de considérer la période d’intégration d’un nouvel embauché comme du temps perdu. Au contraire, voyez-la comme un investissement dans la durée.

La checklist d’une intégration réussie le jour J :

• La présence du manager, des collègues et du responsable RH de la recrue.
• Un matériel 100 % fonctionnel à sa disposition.
• Des événements de bienvenue déjà programmés avant son arrivée.
• Un programme de formation clairement planifié.
• La désignation d’un parrain digital dédié. 

Le parrain digital

Gardez en tête qu’un collaborateur bien intégré est avant tout une personne qui dispose d’un cadre de travail 100 % opérationnel dès le premier jour. C’est simple, mais loin d’être anodin. L’ordinateur, le badge, le bureau, l’adresse e-mail, etc. Tout doit être fonctionnel. Outre le fait qu’un salarié mal équipé mettra plus de temps à être opérationnel, c’est surtout le message implicite généré qui pose un problème. Un manque de préparation le jour J peut être interprété (parfois à raison) comme un sentiment d’un manque certain de considération pour le nouvel embauché. Si vous souhaitez éviter cela, nous vous conseillons de désigner un parrain digital pour chaque recrue.

Qu’il s’agisse d’un collègue travaillant dans la même équipe que la personne, d’un chargé RH, ou même d’un poste entièrement dédié à cette fonction, le parrain digital a pour mission de faciliter l’intégration du nouvel embauché sur les plans humains et matériels. Il doit faire le lien entre la fonction RH, les équipes en interne, les outils digitaux et la personne. Ce mentor est amené à servir de guide dans la découverte du nouvel environnement de travail. Il va faciliter la sociabilisation du nouvel arrivant, en lui présentant les normes culturelles de l’entreprise et les informations pratiques : lieu de restauration, adresses à retenir, moments de pause, pratiques sportives à proximité, etc.

Il est vrai que le processus d’onboarding implique de nombreuses tâches administratives rébarbatives. Mais vous l’avez compris : qui dit tâches administratives, dit automatisation ! Grâce au digital, vous pouvez automatiser toutes les étapes chronophages et répétitives, telles que la création d’une adresse e-mail professionnelle, la création des identifiants d’accès au réseau de l’entreprise ou encore la transmission de la documentation nécessaire.

Certains SIRH gèrent presque intégralement le processus d’onboarding, ce qui vous assure de ne rien oublier. Cela dit, la digitalisation de l’onboarding ne doit pas remplacer la dimension humaine de ce moment clé. Au contraire, elle doit favoriser davantage le lien social.

Par exemple, le parrain digital peut avoir recours à des réseaux sociaux et autres « wiki » internes pour améliorer la qualité des relations entre les collaborateurs. Il peut notamment inviter le nouvel embauché à se créer un profil et à poster une courte présentation, tout en organisant un événement (pot de bienvenue, déjeuner d’équipe). Tout ceci peut même être effectué avant son premier jour : il aura ainsi une meilleure idée de qui sont ses nouveaux collègues de travail (et vice-versa).

La digitalisation de certaines parties de l’onboarding est aussi un moyen de rendre la nouvelle recrue plus autonome, en la détachant de la supervision permanente d’un formateur en chair et en os. Le parrain digital peut ainsi suivre à distance que le salarié valide ses modules de formation à son rythme. Plus le collaborateur gagne rapidement en autonomie, plus il prend confiance et monte en compétences. Vous avez alors plus de chance de le voir valider sa période d’essai.

Workelo, un exemple de solution d’onboarding clé en main

Aujourd’hui, il existe certains outils qui vont bien plus loin que le simple livret d’accueil remis le jour de l’arrivée du nouveau collaborateur. Grâce au digital, il est possible de centraliser la totalité des informations relatives à la culture d’entreprise, de diffuser des vidéos de bienvenue, de résumer l’histoire de l’entreprise, et même de créer des scénarios d’intégration adaptés au profil recruté. Vous avez désormais l’occasion de personnaliser l’expérience vécue par vos nouvelles recrues avec une communication corporate inédite. Plutôt que de faire lire un PDF de 40 pages, proposez des modules de formation basés sur la gamification : le nouvel embauché montera en compétences sans avoir l’impression de « travailler ».

C’est ce que proposent des solutions clé en main comme Workelo, une plateforme digitale en mode SaaS. La promesse de Workelo est d’offrir une expérience collaborateur unique, depuis l’arrivée jusqu’au départ de l’entreprise. Ainsi, Workelo propose des solutions sur-mesure pour gérer les processus de pré-onboarding, d’onboarding, de mobilité, et même d’offboarding (le départ du collaborateur). Avant même la prise de poste effective, Workelo vous permet de partager des contenus digitaux à vos nouvelles recrues : supports de présentation, modules de formation, quizz de connaissances, etc. L’idée est de faciliter au maximum les phases transitoires dans la vie des salariés, afin de les rassurer, de leur transmettre des informations essentielles et de favoriser leur montée en compétences.

Une fois digitalisé, le parcours d’onboarding représente une véritable opportunité pour accroître l’engagement de vos nouveaux salariés, tout en renforçant votre marque employeur. Vos nouvelles recrues participent alors pleinement à leur propre intégration et deviennent des ambassadeurs de votre entreprise avant même leur arrivée dans vos locaux. Le digital vous permet de simplifier et de piloter au mieux votre processus d’onboarding et, au bout du compte, de fidéliser vos collaborateurs.

 En bref :

• La contractualisation et l’onboarding doivent faire partie intégrante de tous vos processus de recrutement.
• Négliger l’intégration d’un futur salarié peut faire échouer son recrutement et réduire à néant tous les efforts préalablement mis en place.
• Ne laissez pas un  « tunnel d’incertitude » s’installer trop longtemps entre le moment où le candidat accepte votre offre et son premier jour dans vos locaux.
• Prenez régulièrement des nouvelles du candidat, et n’hésitez pas à le conseiller si besoin, notamment lors de certaines étapes décisives : démission, déménagement, etc.
• Vous devez utiliser la signature électronique dans vos promesses d’embauche pour :

– Gagner du temps.

– Réduire les coûts d’impression.

– Simplifier l’expérience candidat.

– Moderniser l’image de l’entreprise.

• Soignez l’onboarding de vos nouveaux salariés et désignez systématiquement un parrain digital pour chacun d’entre eux.
• Le parrain digital a pour mission de faciliter l’intégration du nouvel embauché sur les plans humains et matériels.
• Il existe des solutions, comme Workelo, permettant d’automatiser et de digitaliser certaines tâches de l’onboarding : formation, présentations, informations-clés, etc.
• N’hésitez pas à envoyer des éléments à vos nouveaux salariés avant leur premier jour.
• Soyez créatif dans la proposition d’une expérience collaborateur inédite dès l’onboarding et valorisez votre marque employeur auprès de vos salariés.  

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