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Onboarding à distance : 5 conseils pour accueillir et intégrer les nouveaux collaborateurs depuis votre salon !

L’onboarding est un des temps fort de la vie professionnelle d’un collaborateur. Un nouvel arrivant ne pourra exprimer tout son…

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L’onboarding est un des temps fort de la vie professionnelle d’un collaborateur. Un nouvel arrivant ne pourra exprimer tout son potentiel que lorsqu’il se sera accoutumé à l’organisation, et lorsqu’il se sentira en confiance. Pour cela, une bonne intégration est primordiale.

Pas de collaboration efficace sans intégration réussie

D’après le Larousse, l’intégration c’est tout simplement « le fait pour quelqu’un, de s’intégrer à quelque chose ». Appliqué au monde de l’entreprise, ce terme permet de considérer ce processus à travers le prisme de l’organisation, et non plus uniquement du point de vue de l’individu.

D’après Delphine Lacaze, maître de conférences à l’IAE Aix-Marseille et responsable du Master Management spécialisation Corporate Communication & Change Management, l’intégration s’inscrit dans une démarche plus globale de socialisation organisationnelle « constituée de trois étapes majeures » : la socialisation anticipée, l’intégration et le management. L’intégration constitue donc en réalité le deuxième temps d’un processus plus large, qui transforme un candidat qui ne sait rien de l’entreprise en un collaborateur socialisé et épanoui. 

Cette phase essentielle de « découverte consacrée à l’apprentissage des différentes dimensions de la socialisation » répond à trois principaux enjeux :

  • La marque employeur : offrir le meilleur accueil au nouveau collaborateur 
  • Le sentiment d’appartenance : donner envie de s’engager le plus longtemps possible au service du projet d’entreprise en partageant l’histoire de l’entreprise, ses valeurs, sa stratégie, ses codes et son jargon
  • L’opérationnalité : permettre aux collaborateurs de s’adapter le plus rapidement et le mieux possible pour les rendre opérationnels dans un temps court

En amont, il existe une phase de « pré-intégration » dont le but est de donner le sentiment au futur arrivant qu’il fait déjà partie de l’organisation et de l’équipe. Dans de nombreuses entreprises, cela se manifeste concrètement par des invitations avant l’entrée en fonction à rejoindre les collaborateurs lors de déjeuners ou d’autres temps moins formels que les entretiens. 

 

 

Onboarding 1 cadre sur 3 démissionne à cause d'une mauvaise intégration
Onboarding : 1 cadre sur 3 démissionne à cause d’une mauvaise intégration. – Source : ParlonsRH

2020, l’année qui force les entreprises à évoluer

Seulement voilà : mars 2020, tout le pays est confiné et l’activité économique est ralentie. Ceux qui le peuvent continuent à exercer leur activité en télétravail. Le recrutement est parfois mis en pause, parfois réorganisé temporairement. Le 11 mai, beaucoup d’entreprises font le choix de revenir, au moins partiellement, dans leurs locaux : l’onboarding « traditionnel » peut reprendre.

Vendredi 30 octobre, le télétravail redevient la règle, et par conséquent la question de l’onboarding à distance devient plus pressante. Dans un contexte où les conditions sanitaires ne permettront probablement pas un retour à la normale avant plusieurs mois, il est indispensable de faire évoluer les process, pour que les organisations ne privent pas les nouveaux collaborateurs d’une intégration soigneusement préparée. À la question « peut-on digitaliser le processus d’onboarding ? » nous répondons : oui, mais comment ?

Si la majorité des entreprises se voient obligées d’adapter leurs process, certaines étaient déjà prêtes. C’est notamment le cas de Platform.sh, où toutes les équipes étaient déjà en télétravail avant l’arrivée du virus. Au-delà de ne pas avoir à gérer des locaux, cela permet aux collaborateurs de travailler depuis la ville où ils sont le plus à l’aise, avec des déplacements ponctuels pour que les équipes puissent se rencontrer. Céline Mechain, VP People Ops, explique que s’il existe des petits locaux à Paris où travaillent régulièrement moins d’une dizaine de personnes (sur les 174 de l’entreprise), « l’onboarding se fait généralement 100% à distance ». 

« Avant même que le collaborateur ne rejoigne l’équipe, nous préparons tous les aspects administratifs et techniques. Chacun a la possibilité de choisir son équipement, que nous lui faisons livrer avec des goodies. Le jour de son onboarding, tout doit être prêt et fonctionner correctement. Des rendez-vous sont organisés pour présenter l’organisation, l’équipe, faire une démo de notre produit, etc. En réalité, on fait exactement la même chose que dans une salle de réunion – mais à distance. » (L’interview de Céline Mechain, VP People Ops chez Platform.sh, est à retrouver en intégralité sur le site de Great Place To Work®)

 

 

Onboarding à distance un parcours d'intégration globalement classique
Onboarding : un parcours d’intégration globalement classique. – Source : ParlonsRH

5 conseils pour réussir votre onboarding à distance 

Assurez-vous d’être prêts pour le jour-J

Si l’accueil est virtuel, il n’est plus possible d’aller chercher en urgence une nouvelle souris ou une plaquette de présentation de votre entreprise. Veillez à avoir préparé tous les éléments en avance ! Des petites attentions comme l’envoi de goodies ou la livraison d’un petit déjeuner de bienvenue sont également toujours appréciées. Pensez au mail de bienvenue et à transmettre l’information aux personnes concernées, pour qu’elles puissent s’impliquer activement dans le processus d’intégration.

Organisez des rencontres

On imagine bien que le collaborateur sera accueilli par son manager. Si celui-ci a pour mission d’expliquer le fonctionnement global de l’entreprise, il est impératif que le nouvel arrivant puisse rencontrer les différents acteurs de son nouvel écosystème. Des appels en visio, individuels ou en petits groupes, plus ou moins formels, l’aideront à mieux appréhender l’organisation et ses nouveaux collègues. Pour cela, ne vous limitez pas aux collègues les plus proches : il est important qu’il connaisse bien les personnes avec lesquelles il sera amené à échanger quotidiennement, mais les rencontres avec les autres services permettront une meilleure compréhension de l’organisation. Pour créer du lien, vous pouvez aussi mettre en place des sessions de teambuilding sur des jeux en ligne ou des blind-tests par exemple. 

 

 

Soyez présent

Tout en respectant les envies du nouvel arrivant, essayez de rester disponible pour répondre à ses questions sur l’organisation, sur ses missions, ou juste pour apprendre à le connaître. Assurez-vous qu’il ait toujours une personne ou une équipe avec laquelle échanger si besoin, en alternant des temps de formation et des temps plus opérationnels, pour que le nouveau collaborateur prenne progressivement son autonomie et monte en compétences. L’idée est de trouver le juste milieu entre trop de surveillance pour compenser le manque de contact physique, et le laisser seul dans son coin.

Transmettez la culture de l’entreprise

Les collaborateurs en télétravail peuvent avoir plus de mal à trouver du sens dans leur activité. Prenez le temps de remettre en perspective le travail du nouvel arrivant, en lui expliquant en quoi sa fonction est importante dans l’entreprise, et comment il interagit avec les autres services, pour bénéficier à l’organisation. Pensez aussi à rappeler les objectifs et surtout les valeurs de l’entreprise, c’est ce qui pourra le rendre fier. Au-delà de les exprimer, si vous pouvez les faire vivre grâce à des événements ou des actions spécifiques, cela sera d’autant plus marquant.

Mesurez l’efficacité de votre onboarding… et soyez prêt à faire des ajustements !

Afin de proposer un onboarding le plus efficace possible, que cela soit pour le collaborateur ou pour l’organisation, il est nécessaire d’avoir un retour sur l’intégration de la part des nouveaux eux-mêmes. Pour cela, vous pouvez leur soumettre un questionnaire plusieurs mois après leur arrivée, et échanger avec eux de manière plus informelle pour recueillir leur point de vue et des axes d’amélioration. Cela permettra d’ajuster les process pour la suite et d’enrichir vos pratiques.

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Article co-écrit avec Sarah Ferry, Directrice Marketing et Communication, et Nathan Leroy, Chargé de communication chez Great Place To Work®. 

Crédit photo : Unsplash

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À propos de l'auteur

Dalale Belhout

Spécialisée en recrutement digital et marketing RH, Dalale a accompagné des décideurs dans le déploiement de leur stratégie de recrutement et de marque employeur avant de rejoindre DigitalRecruiters en tant que Responsable Content Marketing. Diplômée de la Burgundy School of Business, elle est par ailleurs spécialiste des technologies dédiées au recrutement et à la gestion des candidatures en mode SaaS.