Comment bien optimiser les coûts de recrutement ?

Il est nécessaire de calculer les dépenses liées aux recrutements. D’abord, la performance économique de l’entreprise en dépend, car elle doit avoir la capacité financière de recruter et de supporter cet investissement humain. Mais ce calcul permet surtout d’optimiser les coûts de recrutement pour savoir sur quels leviers agir pour avoir un retour sur investissement intéressant.

En effet, le processus de recrutement fait partie intégrante de la vie et du développement d’une entreprise. Il permet de remplacer les collaborateurs qui la quittent ou d’augmenter l’effectif en vue de créer de nouvelles activités.

Quels sont les principaux coûts de recrutement ?

Le recrutement d’un nouveau collaborateur regroupe différents postes de dépenses, du processus d’embauche en tant que tel à la rémunération du salarié en passant par son intégration dans l’entreprise.

Comment calculer le coût de recrutement en lui-même ?

Le coût de recrutement d’un salarié s’effectue généralement avec la formule suivante : 

(Frais internes + Frais externes + Frais de diffusion + risque d’échec) / nombre de recrutements sur la période

“De manière générale, le coût d’un recrutement avoisine entre ⅕ et ¼ du salaire annuel brut de la nouvelle recrue.”Source Jobology

• Les frais internes au recrutement regroupent les ressources mobilisées pour recruter. Il faut prendre en compte la rémunération des personnels impliqués dans le recrutement (RH, managers, assistants administratifs) et les entretiens, mais aussi les coûts structurels (locaux, matériels…) et les dépenses d’onboarding. Il faut aussi y intégrer le “manque à gagner” lié à ce temps passé par les équipes sur le recrutement.
• Les frais externes concernent les dépenses liées au sourcing et au traitement des candidatures via un logiciel ATS par exemple. Comptabilisez aussi les dépenses si vous faites appel à un cabinet de recrutement, participez à des salons spécialisés ou créez un site carrières.
• Les coûts de diffusion de l’offre d’emploi intègrent les abonnements ou diffusions payantes sur les jobboards et agrégateurs, ainsi que les campagnes publicitaires sur les réseaux sociaux.

Les autres dépenses à prendre en compte dans le coût de recrutement

Le coût d’un recrutement ne s’arrête pas à l’embauche. Il faut intégrer tous les frais liés à la présence future du collaborateur dans l’entreprise. Vous allez ainsi comptabiliser son salaire chargé (intégrant les cotisations patronales) et les coûts structurels, c’est-à-dire les dépenses liées aux locaux, aux logiciels utilisés, aux équipements (téléphone, ordinateur), ainsi que les avantages sociaux (tickets restaurant, mutuelle…).

On peut aussi intégrer dans le calcul les coûts d’un recrutement infructueux : En 2019, 19 % des candidats reçus à l’issue d’un processus de recrutement quittent leur poste avant la fin de la période d’essai et plus de 30 % avant la fin de la première année (source ministère du Travail). Ces dépenses correspondent aux coûts générés par le départ du salarié (notamment le déficit de productivité des équipes concernées, mais aussi les indemnités versées le cas échéant) et ceux relatifs à son remplacement (nouveau recrutement, transition avec les équipes…). 

Intégrer le taux de réussite dans le calcul du coût permet de mesurer le retour sur investissement, mais aussi d’identifier les points faibles du processus le cas échéant. Vous pourrez par exemple suivre le taux de rétention des nouveaux employés, l’efficacité des canaux de recrutement utilisés ou la durée moyenne du processus.

Optimiser ses coûts de recrutement : les leviers disponibles

Une fois que l’on sait calculer le coût du recrutement, il est plus simple de mettre en place des stratégies pour optimiser les dépenses liées à l’embauche.

Les outils pour gagner du temps sur le processus de recrutement

La première source possible de réduction des coûts de recrutement consiste à gagner du temps sur le processus d’embauche, tout cela sans nuire à la qualité du recrutement. Pour cela, on peut actionner plusieurs leviers.

• L’utilisation de l’IA à travers le parsing et le matching de CV permet de gagner du temps sur le sourcing des candidats et leur pré-sélection, voire le filtrage en cas d’annonce d’emploi.
• L’envoi d’emails ou de SMS automatisés ou en masse décharge les personnels de recrutement de tâches fastidieuses et chronophages. Le temps ainsi libéré peut être réinvesti sur d’autres missions à forte valeur ajoutée.
• Activer son vivier de candidats en premier lieu et avant même de diffuser une annonce d’emploi est un levier efficace pour économiser sur le sourcing. 
• Enfin, il est possible de réduire le temps passé sur l’onboarding des nouveaux salariés en utilisant un outil spécialisé intégré au SIRH. Cela accélère aussi l’intégration des nouveaux embauchés.

Bien exploiter les ressources “gratuites”

De nombreux outils de recrutement gratuit ou peu cher peuvent se révéler tout aussi efficaces (voire plus !) que des ressources payantes. Vous pouvez commencer par optimiser votre sourcing en utilisant de manière prioritaire des sources gratuites, en réservant les formats payants selon les besoins. Privilégiez par exemple Google for Jobs, Indeed, LinkedIn…

Miser sur sa marque employeur est incontournable pour réduire tous ses coûts de sourcing. La perception positive de l’entreprise par les candidats réduit le coût de recrutement de  43 % selon Link Humans. Vous augmentez aussi vos chances d’attirer des candidatures qualifiées, source de gain de temps en traitement ultérieur. En communiquant fortement autour de votre entreprise et de ses valeurs, vous travaillez à la fois pour votre recrutement, mais aussi pour réduire les dépenses.

Dans le même ordre d’idée, pensez à optimiser l’expérience candidat pour obtenir de meilleurs taux de conversion sur l’ensemble de son parcours en ligne (formulaires, candidature en 1 clic, inscription par profil LinkedIn ou Indeed…). Vous réduirez ainsi le coût du sourcing sur chaque CV.

Enfin, ne négligez pas le vivier constitué par vos équipes en place : un recrutement en interne est bien moins coûteux qu’en externe, le collaborateur étant déjà intégré. Cette possibilité s’optimise en mettant en place un plan de développement des compétences qui favorise la mobilité interne des collaborateurs. Dans le même ordre d’idée, recruter par cooptation ou recommandation de profils par vos propres salariés est une technique de sourcing économique, souvent efficace et qui réduit également les délais de recrutement.

Limiter les risques de recrutement raté

Un recrutement raté coûte entre 20  à 200 000 € (selon l’ouvrage « Recrutement, un enjeu business » par Hervé Solus et Chantal Engel) : éviter d’avoir à renouveler le recrutement est aussi une source importante d’économies. Pour cela, vous pouvez mettre en place des processus de sélection à forte valeur prédictive comme l’assessment ou les tests psychotechniques couplés à des entretiens pour réduire le turnover des nouvelles recrues.

L’onboarding est une phase essentielle dans le recrutement et il ne faut pas le rater si l’on ne veut pas voir le nouveau salarié s’en aller prématurément. Utiliser une plateforme d’onboarding permet à la fois de réduire le temps passé sur ce poste tout en travaillant sur la fidélisation du salarié et en sécurisant la prise de fonctions. Certaines plateformes intègrent du coaching ou des itinéraires jalonnés jouant sur la gamification.

Enfin, il est possible d’attirer davantage de candidats, notamment sur les postes pénuriques, en agissant directement sur les fiches de poste, les missions et les conditions de travail, par exemple en proposant le télétravail quand c’est possible.

Réduire les dépenses internes et externes

Les outils et les salaires dédiés au recrutement ne peuvent pas forcément être optimisés : vous aurez toujours besoin des équipes et des managers pour plancher sur la fiche de poste, recevoir les candidats et étudier les candidatures. En revanche, vous pouvez par exemple moins solliciter le manager en proposant des entretiens en vidéo replay. Vous pouvez aussi décentraliser le recrutement en le faisant gérer directement par les managers afin de réduire la charge de travail des chargés de recrutement.

On l’a vu, l’automatisation de certaines tâches grâce aux ATS permet aussi de gagner du temps et de moins solliciter les équipes sur des aspects non stratégiques du recrutement (tri des candidatures, organisation des entretiens…). Ce sourcing internalisé à l’aide d’un ATS est un excellent moyen de limiter le recours aux agences et cabinets de recrutement. Vous pouvez restreindre leur intervention à des postes en pénurie ou en très forte tension.

Construire son budget de recrutement est primordial que l’on soit une grande ou une petite entreprise. C’est une manière d’anticiper les embauches et de mieux les répartir dans le temps, mais aussi d’agir stratégiquement sur le choix des profils recrutés. Vous avez tous les ingrédients pour optimiser vos chiffres, à vous de jouer !

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