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Applicant Tracking System : tout savoir sur la solution qui réussit à tous les recruteurs !

Recruter est un travail qui nécessite d’interagir avec de multiples personnes. Il faut définir les besoins du manager, les transposer…

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Recruter est un travail qui nécessite d’interagir avec de multiples personnes. Il faut définir les besoins du manager, les transposer dans une offre d’emploi qui doit être diffusée sur les bons canaux, gérer les candidatures, faire les suivis nécessaires, organiser les entretiens, etc. Pour coordonner ces processus, 75 % des recruteurs utilisent un logiciel de recrutement ou de suivi des candidatures. C’est ce qu’on appelle un Applicant Tracking System, souvent abrégé en ATS. Ce système de suivi des candidatures est un logiciel professionnel indispensable pour que le recruteur puisse travailler efficacement.

Applicant Tracking System : retour aux fondamentaux

Un ATS est une solution professionnelle complète utile pour gérer les processus de recrutement et de sélection des candidats. Il s’agit d’une plateforme digitale, généralement accessible avec un simple navigateur web, qui permet de collecter et d’analyser les données des candidats, et de gérer et suivre toutes les phases du recrutement de manière optimale. Pour les équipes RH, un Applicant Tracking System est indispensable afin de piloter les recrutements, mais aussi pour améliorer la marque employeur. 

Les éditeurs proposent aujourd’hui principalement des ATS en mode SaaS qui apportent une grande flexibilité dans l’usage et aucune technique à gérer (hébergement, mises à jour, sécurité des données, etc.). Le portail est ainsi accessible en tout temps et sur tous les terminaux. Un vrai plus à l’ère du travail hybride et des équipes à distance.

Les avantages de l’Applicant Tracking System

Les avantages de l'Applicant Tracking System

Un ATS est le logiciel métier pour les professionnels du recrutement. Il facilite la collaboration entre les équipes, permet de concevoir des parcours candidat sur mesure, automatise bon nombre de tâches et digitalise le processus de recrutement de A à Z. Et ses avantages sont nombreux.

Il accélère le processus de recrutement

Un Applicant Tracking System améliore le délai nécessaire afin de pourvoir un poste ouvert. Avec un système de suivi des candidats, les tâches qui demandent généralement des heures de travail, comme l’analyse des CV et l’élimination des candidats non qualifiés, peuvent être effectuées plus facilement et plus rapidement. Cet avantage est renforcé par l’utilisation de l’automatisation pour les tâches de routine telles que l’envoi de notifications aux candidats et la planification des entretiens. De quoi gagner un temps précieux.

Il améliore la qualité des recrutements

Grâce à des outils comme le parsing et le matching, un ATS facilite l’identification des candidats les plus pertinents afin de donner la priorité aux talents les plus prometteurs. Non seulement vous ne perdez pas de temps avec les personnes qui ne conviennent pas, mais en plus, vous êtes en mesure de faire plus rapidement des offres aux candidats de qualité.

Il offre une meilleure expérience aux candidats

Un Applicant Tracking System fait aussi gagner du temps aux candidats. Une application facile et accessible leur permet de postuler rapidement et facilement à un emploi, y compris depuis un smartphone. Le processus est rapide et facile, l’envoi d’e-mails automatiques permet une communication régulière et opportune avec vos candidats, et les interactions sont simplifiées et personnalisées.

Il nourrit vos indicateurs de performance

Grâce aux fonctions d’analyse et de rapport, l’Applicant Tracking System analyse les données à sa disposition pour en tirer des KPI pertinents. L’ATS peut aider à déterminer l’efficacité du processus de recrutement, à identifier la source d’embauche qui fournit les meilleurs candidats, à suivre les informations en matière de diversité, et à tenir les directions métier informées de l’évolution des processus de recrutement.

Pourquoi gérer son recrutement avec un Applicant Tracking System plutôt qu’avec Excel ?

Il peut être tentant d’utiliser un logiciel du type Excel pour gérer vos recrutements. Après tout, à partir d’un tableur, vous pouvez bien organiser la liste des candidats et mettre à jour vos données selon les avancées constatées. Le problème c’est qu’un tableur n’a pas été conçu pour gérer le recrutement. Vous risquez d’épuiser vos ressources et de perdre beaucoup de temps avec un tel outil. Sans compter qu’un copier-coller malheureux peut générer des erreurs en cascade. Et ce n’est pas tout :

  • Excel ne vous permet pas de stocker adéquatement les données utiles des candidats (profils, CV, lettre de motivation, disponibilité, etc.).
  • En gérant manuellement des tâches qui pourraient être automatisées, il faut plus de temps pour piloter le recrutement, ce qui vient coûter plus cher au final.
  • Un tableur est un outil de gestion administratif qui vient dégrader l’expérience candidat. Les données ne communiquent pas entre elles, peuvent se perdre, être inexactes et plus le nombre de personnes qui manipulent votre fichier est important, plus vous mettez en danger vos recrutements.
  • Excel n’est pas un outil de gestion des données personnelles. Il ne répond pas aux attentes liées à la protection des données, et n’offre aucune approche normalisée pour protéger les données sensibles des candidats.
  • Un tableur n’est pas collaboratif : bien sûr, on peut travailler à plusieurs sur un tableau, mais la collaboration doit aller au-delà avec une information cohérente et efficace, un suivi des projets en cours, un système de validation interne avec un workflow selon différents niveaux d’autorisation, et la capacité de se connecter de partout, avec tout type de terminal.

Si vous recrutez 10 personnes par an, Excel est possiblement un outil pratique. Au-delà, l’Applicant Tracking System vous permettra d’être beaucoup plus efficace non seulement au sein de votre service, mais aussi vis-à-vis des candidats.

Les grandes étapes pour mettre en place un Applicant Tracking System

Les grandes étapes pour mettre en place un Applicant Tracking System

Une fois votre décision prise, l’éditeur de l’Applicant Tracking System dispose souvent d’une équipe dédiée au déploiement du logiciel. En général, il se déroule en quatre temps :

  1. Identifier les processus internes et les personnes concernées afin de savoir qui doit faire quoi, à quel moment et avec qui. Vous devez formaliser les processus, tâches et actions qui ont lieu à chaque étape de votre recrutement et, potentiellement, améliorer ou optimiser vos habitudes de travail.
  2. Intégrer l’ATS dans votre infrastructure informatique : le but est d’avoir un système homogène avec les outils que vous utilisez aujourd’hui. 
  3. Importer les données des candidats (ou repartir de zéro) : si vous remplacez un ATS par un autre, vous aurez besoin d’importer vos données existantes. Pour cela, il faudra travailler sur un mapping clair afin de faire correspondre les données existantes avec le nouveau système. Si vous décidez de repartir de zéro, le déploiement sera plus facile, même si vous pouvez aussi en profiter pour vérifier la sécurité de vos données et votre conformité au RGPD.
  4. Former les utilisateurs sur les fonctionnalités clés de l’Applicant Tracking System selon les droits que vous octroierez à vos collaborateurs. L’éditeur dispose aussi d’une équipe de support mobilisable facilement en cas de besoin, même après le déploiement.

L’Applicant Tracking System est le meilleur compagnon du recruteur et de son équipe. C’est grâce à lui qu’ils peuvent se concentrer sur la valeur ajoutée de leur travail et limiter le temps perdu à des tâches non productives et administratives. Une solution qui réussit à tous les recruteurs pour professionnaliser le recrutement, quelle que soit la taille de l’organisation.

Crédit photos :   Pexels.com

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À propos de l'auteur

Dalale Belhout

Spécialisée en recrutement digital et marketing RH, Dalale a accompagné des décideurs dans le déploiement de leur stratégie de recrutement et de marque employeur avant de rejoindre DigitalRecruiters en tant que Responsable Content Marketing. Diplômée de la Burgundy School of Business, elle est par ailleurs spécialiste des technologies dédiées au recrutement et à la gestion des candidatures en mode SaaS.