« Brasser des chiffres pour mesurer l’efficacité d’un processus de recrutement, c’est utile. Savoir si la greffe a pris sur le long terme est une affaire plus complexe. La réussite d’un recrutement s’appréhende sur la durée. Elle renvoie à la performance au travail et à une stratégie globale d’acquisition des talents. » – Laurent Brouat, Directeur de LinkHumans – Article hunteed.com
Sur quels critères une entreprise peut-elle se baser pour évaluer la capacité d’un recruteur à dénicher les bons candidats ? A l’heure où le métier de recruteur se digitalise de plus en plus, le sujet de la performance en recrutement est devenu un réel enjeu business. Grâce aux nouveaux systèmes de suivi de candidatures, l’activité recrutement peut être chiffrée, décortiquée et analysée !
Dans cet article, une liste non exhaustive des KPIs recrutement et un retour sur les nouveaux outils de gestion de candidatures capables de les mesurer !
Les KPIs du recruteur : Key Peformance Indicators ou indicateurs clés de performance
« Tenir à jour avec précision un tableau de bord est une démarche utile pour analyser objectivement le processus de recrutement. Si tous les indicateurs ne sont pas nécessaires, ceux choisis doivent être tracés avec une minutieuse régularité. » – Laurent Brouat, Directeur de LinkHumans – Article hunteed.com
Se baser sur des données chiffrables est indispensable
Le sujet de la performance en recrutement a suscité beaucoup de débats et demeure délicat dans les entreprises. En effet, là où certains recruteurs privilégient les relations humaines, la qualité à la quantité d’un recrutement, d’autres réfléchissent en termes de chiffre d’affaires, de rentabilité et de nombre de recrutements réalisés par an. Appliquer au recrutement des méthodes de suivi d’activité dignes de réelles activités commerciales ne fait pas encore l’unanimité. En outre, le sujet divise au sein même de la communauté des recruteurs. Néanmoins, à l’heure où chaque salarié doit pouvoir justifier de sa rentabilité au sein de son entreprise, se passer du contrôle étroit des activités de recrutement n’est plus possible.
Ainsi, grand nombre d’entreprises ont instauré des méthodologies de suivi d’activité pour chacun de leurs recruteurs. Comment peut-on réellement mesurer la performance des recruteurs ? L’activité recrutement peut-elle être monitorée et optimisée sans nuire à la qualité des recrutements ?
Ces nouveaux systèmes de reporting d’activité se basent sur les KPIs, pour « Key Performance Indicators ». Les indicateurs clés de performance de la fonction de recruteur ne sont pas évidents à identifier dans la mesure où cette fonction a longtemps été considérée comme une fonction support, sans réelle considération d’optimisation à atteindre. Ainsi, afin de mieux appréhender l’activité liée au recrutement, il est nécessaire de lister des KPIs évaluant à la fois des critères qualitatifs mais aussi quantitatifs. En effet, seule l’analyse d’éléments tangibles, mesurables et replacés dans un contexte précis pourra servir de base à l’évaluation de la performance d’un recruteur.
Parmi les éléments mesurables de l’activité d’un recruteur, on retrouve les KPIs suivants, le nombre d’appels réalisés par jour, nombre de mails envoyés, le nombre d’entretiens téléphoniques, le nombre d’entretiens physiques, le nombre de CVs envoyés, le nombre d’annonces postées sur les jobboards ou sur les réseaux sociaux, le ratio des candidatures envoyées/ candidats embauchés, etc.
De plus, certains cabinets de recrutement ou ESN n’hésitent pas à mesurer le temps de chaque appel candidat afin de suivre au plus près, la performance réelle du recruteur. L’activité recrutement peut être donc monitorée exactement comme une activité commerciale. Cependant, nous pouvons légitimement nous poser la question de la qualité de ce genre de travail, qui à fortiori, repose sur la quantité et non la qualité. En effet, quid d’un recruteur qui passerait seulement 10 appels par jour mais réussirait à recruter 2/3 candidats par mois par exemple ? Le monitoring de l’activité est primordial pour réajuster la stratégie d’acquisition de talents de l’entreprise, mais cela ne doit pas se faire au détriment du bon sens et de la qualité de travail exigée par ce secteur si particulier.
Attention à ne pas tomber dans le piège de générer de l’activité pour générer de l’activité. En effet, des KPIs uniquement basés sur un volume d’appels pourraient inciter les recruteurs à contacter des candidats et laisser un maximum de messages seulement pour avoir de l’activité sur leur tableau de bord ! Idem pour l’envoi de CVs, le but est de transformer un maximum d’envois de CVs qualifiés en embauches. Cependant, envoyer des CVs uniquement pour générer de l’activité n’a pas de sens et pourrait même s’avérer contre-productif. Un manager recevant plusieurs fois un CV ne correspondant pas à son besoin peut décider de ne plus travailler avec vous. Il en va de la crédibilité des recruteurs.
Il est important de donner du sens aux KPIs, ainsi ne pas les baser uniquement sur du volume mais également sur de la qualité. Les KPIs pertinents sont ceux permettant d’analyser le travail du recruteur et de pointer là où des améliorations peuvent être faites. L’idée étant de servir de support de développement de l’activité recrutement plus que d’un simple outil de « contrôle » des salariés.
Après avoir vu de quelle nature devaient être ces KPIs, intéressons-nous aux moyens modernes mis à votre disposition pour en tirer profit. Comment mettre en place un système efficace de monitoring des KPIs ?
Mesurer la performance d’un recruteur : l’ATS au cœur du système
En 2015, les éditeurs d’ATS revendiquaient jusqu’à 45% de placements supplémentaires à l’aide de leurs produits et 94% des RH affirmaient que les ATS avaient impacté positivement leur process de recrutement !
75% des professionnels du recrutement utilisent un ATS
L’ATS, pour Applicant Tracking System, est un outil permettant la gestion des données RH de votre société. Il existe des ATS spécialisés en gestion de bases de candidatures capables de fournir des informations clés sur l’état de votre activité recrutement.
A la fois en mesure d’analyser des critères qualitatifs et quantitatifs, ces logiciels de gestion à destination des recruteurs sont des outils indispensables dans la mesure de la performance du recrutement.
En effet, l’intégralité du cycle de recrutement peut être enregistrée et analysée par le biais d’un ATS. La solution proposée par Digital Recruiters permet notamment de lister le nombre de candidats contactés, le nombre de mails envoyés via le système, le nombre de postes ouverts, tenir des viviers de candidatures etc. Mais pas seulement.
Au-delà de ces critères quantitatifs, indispensables pour chiffrer une activité, les ATS récents sont également capables de fournir des informations qualitatives sur votre recrutement. Notamment, des ratios nombre de réponses/nombre de personnes contactées, nombre de rdv obtenus/nombre de qualifications téléphoniques, taux de conversion du nombre de CVs reçus en entretien téléphonique et/ou physique, taux de conversion du nombre de CVs envoyés au manager et/ou client par rapport au nombre d’entretiens réalisés, nombre d’embauches/nombre d’entretiens, etc.
D’autres critères peuvent être analysés grâce aux données chiffrées recueillies par le système. En outre, l’ATS permet d’obtenir des ratios du nombre de périodes d’essai validées ou rompues sur le nombre d’embauches réalisées ou encore de mesurer la satisfaction clients par rapport à chaque besoin traité.
Ainsi, la performance des recruteurs peut être finement mesurée. Les conditions d’une mesure pertinente reposent sur l’utilisation de critères aussi bien quantitatifs que qualitatifs dans l’analyse de l’activité recrutement. De plus, afin de réussir à obtenir une analyse pertinente, l’utilisation d’un système de gestion des candidatures, ou ATS, est essentielle. Identifier les lacunes, proposer des pistes d’améliorations, mesurer la réelle performance des équipes de recruteurs est devenu tout à fait possible grâce à ce genre d’outils !
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