Planification d’entretiens : 3 conseils pour choisir la bonne solution !

Combien de postes un recruteur peut-il gérer en même temps ? Combien de besoins en recrutement un consultant peut-il traiter par mois, par an ? Les réponses à ces questions sont difficiles à apporter tant la diversité du métier de recruteur est grande. Quand certains recruteurs ou RH traiteront entre 5 et 10 besoins en recrutement par mois, d’autres monteront à plusieurs dizaines, notamment dans les entreprises habituées à recruter un volume important de candidats. 

Comment maintenir un recrutement de qualité et une expérience de candidature enrichissante malgré un nombre important de besoins à pourvoir ? Alors que l’enjeu de la rapidité du recrutement est de plus en plus fort pour des raisons économiques évidentes, se pose la question stratégique de la planification d’entretiens, et notamment du choix de la bonne solution de recrutement à déployer. 

Dans cet article, 3 conseils pour organiser efficacement vos entretiens d’embauche depuis votre plateforme de recrutement en collaboration avec les managers…. et les candidats ! 

1) Offrez une flexibilité au candidat dans l’organisation de l’entretien ! 

Les avantages de la planification d’entretiens côté candidats : la notion de “self-agenda”.

Organiser ses rendez-vous en avance présente un certain nombre d’intérêts pour le candidat. Habituellement laissée à la seule discrétion du recruteur ou du manager, la proposition d’une date d’entretien peut maintenant être formulée par le candidat, qui devient lui aussi, acteur de la planification de ses différents entretiens d’embauche. 

Grâce à l’utilisation d’une plateforme de recrutement proposant cette fonctionnalité, le candidat bénéficie d’un confort supplémentaire dans son expérience de candidature. Tout d’abord, il reçoit un e-mail avec les différents créneaux de disponibilité du recruteur, et peut ainsi en toute autonomie choisir celui qui correspondra le mieux à son emploi du temps. Ensuite, pour le candidat déjà en poste et qui auparavant devait poser sa journée pour rencontrer le recruteur ou l’opérationnel, avoir une visibilité sur l’agenda du recruteur et des différentes options qu’il offre, lui permet de s’organiser plus facilement dans l’organisation de l’entretien.

Enfin, proposer une flexibilité supplémentaire dès la phase de recrutement peut faire pencher la balance au moment du choix final de rejoindre une entreprise. En effet, les candidats très prisés sur le marché du travail reçoivent un grand nombre de sollicitations de la part de cabinets ou de recruteurs internes, et leur offrir la liberté de choisir dates et heures d’entretiens directement dans votre agenda, vous permettra de vous démarquer fortement de la concurrence. 

On donne du pouvoir au candidat, l’entreprise fait en fonction de son emploi du temps à lui et plus seulement en fonction de celui du recruteur. La fixation de l’échange avec le recruteur n’est plus subie par le candidat, elle est choisie !Justine Cejaert, User Researcher et Product Strategist chez Cegid Digitalrecruiters.

Un candidat qui choisit lui-même sa date d’entretien sera d’autant plus disponible psychologiquement lors de l’échange. La pression du temps en moins et grâce à la flexibilité qui lui est offerte, le candidat se trouve dans les meilleures conditions possibles pour réaliser sereinement son entretien. 

En outre, la planification d’entretiens, permise par une plateforme de recrutement adaptée, offre une nouvelle expérience de candidature : le recruteur peut choisir de pré-enregistrer ses disponibilités et ainsi organiser en quelques secondes seulement une rencontre qui respectera les disponibilités de chacun. 

2) Gagnez du temps dans le processus de recrutement en partageant votre agenda avec les managers opérationnels ! 

Les avantages de la planification d’entretiens côté recruteur : recruter plus de candidats grâce à une meilleure gestion du temps. 

Que vous soyez recruteur ou opérationnel, vous le savez : les entretiens de recrutement prennent un temps considérable et peuvent sensiblement ralentir le processus d’embauche. Difficulté de trouver une date d’entretien qui correspondra à tous les participants, mais aussi délai plus ou moins long entre les différents entretiens (recruteur, RH, opérationnels) et les tests prévus dans le processus de recrutement (techniques, de personnalité), font perdre un temps considérable à l’entreprise. 

Rappelons par ailleurs que plus vite la nouvelle recrue démarre, plus vite celle-ci participe au développement du chiffre d’affaires de l’entreprise. En recrutement, le temps, c’est le nerf de la guerre ! Et quoi de mieux pour un recruteur, que de pouvoir organiser ses entretiens directement depuis un seul et même outil comme le permet notamment notre plateforme de recrutement Cegid Digitalrecruiters, spécialisée dans l’accompagnement des organisations multisites pour lesquelles l’orchestration des différents processus de recrutement revêt un enjeu particulier. 

Depuis la plateforme de recrutement, le recruteur peut préparer des séquences e-mails* à l’avance qui seront envoyées au candidat au fur et à mesure de son avancement dans le processus de recrutement. Son agenda est directement synchronisé sur Cegid Digitalrecruiters. 

Le recruteur dispose d’une vue globale sur l’intégralité de son agenda et de ses tâches directement sur la plateforme et n’a plus à en sortir pour établir son planning de la semaine. Ainsi, en un coup d’œil, le recruteur peut voir l’intégralité de son agenda, mais aussi s’il le souhaite, celui de ses collaborateurs qui prennent part au recrutement. Recruteurs, RH, managers opérationnels peuvent donc facilement se coordonner pour organiser les entretiens candidats sur un temps court, tout en offrant une flexibilité maximum au candidat. 

Mieux gérer son temps revient à réduire le délai de recrutement, indicateur souvent utilisé pour mesurer la performance d’un recrutement même s’il n’est bien sûr pas le seul à prendre en compte. Tout le monde tire un bénéfice de pouvoir aller plus vite : le candidat passe moins de temps dans l’incertitude de journées entières de recrutement, celui-ci a donc moins de chances d’être capté par une autre société, les équipes terrain ont un nouveau renfort plus rapidement pour soulager leur charge de travail, et le recruteur peut mieux préparer son entretien et donc augmenter la qualité de ses recrutements. 

3) Améliorez l’expérience recruteur : déchargez-vous de la prise de rendez-vous et concentrez-vous sur la préparation de vos entretiens ! 

L’expérience recruteur est facilitée et optimisée par la possibilité d’interfacer différentes boîtes e-mail (Outlook, Gmail, etc.) avec Cegid Digitalrecruiters. La synchronisation des différents agendas se fait ainsi dans les deux sens, un événement programmé sur Cegid Digitalrecruiters apparaîtra dans les autres agendas du recruteur, et inversement.

La planification d’entretiens va ainsi permettre au recruteur de proposer plusieurs créneaux d’entretiens au candidat sans avoir à relancer ce dernier. En effet, le candidat peut choisir en autonomie la plage horaire qui lui conviendra le mieux en fonction de celles proposées par le recruteur depuis l’outil. 

Déchargez-vous de la gestion administrative de la prise de rendez-vous avec les candidats : appels, e-mails, sms pour connaître les disponibilités des candidats, sollicitations des managers pour connaître leur agenda, etc. sont des tâches chronophages et sans réelle valeur ajoutée pour un recruteur. Cegid Digitalrecruiters est une plateforme de recrutement offrant la possibilité au recruteur de partager ses disponibilités avec les candidats et les managers, et ainsi de bénéficier d’un système efficace de prise de rendez-vous pour organiser rapidement les différents entretiens de recrutement. 

En bref, en utilisant une solution de planification d’entretiens : 

• Vous proposez une meilleure expérience de candidature en offrant la liberté au candidat de choisir le créneau qui lui convient (depuis son ordinateur, sa tablette ou son mobile) 
• Vous accélérez les processus de recrutement en organisant plus rapidement les entretiens et tests, et en limitant le nombre de rendez-vous manqués grâce aux relances automatiques. 
• Vous augmentez la qualité de vos recrutements en vous concentrant sur la préparation de l’entretien plus que sur son organisation.
• Vous gagnez du temps et économisez de l’énergie dans la relance des candidats et des managers !
• Vous développez votre marque employeur en renvoyant une image moderne et digitale.

*Séquence d’e-mails : dans le cadre d’un entretien simple, c’est après la validation de la date et de l’heure de rdv avec le candidat que l’e-mail est envoyé, alors que dans le cas du self-agenda, plusieurs créneaux d’entretiens sont envoyés et c’est à la discrétion du candidat de sélectionner celui qui lui correspond le mieux. 

Article co-écrit avec Justine Cejaert, User Researcher et Product Strategist chez Cegid Digitalrecruiters

Crédit photo : Pexels