Si à la question « Pourquoi faites-vous comme ça ? », on vous répond sans autres explications « Parce qu’on a toujours fait comme ça ! », c’est le moment de s’inquiéter ! Aujourd’hui, les mots clés dans toutes les organisations sont agilité, rapidité et adaptabilité. Cela signifie qu’un processus figé et incapable d’évoluer peut mettre en danger votre service RH. Une étude du cabinet Robert Half souligne que la majorité des recrutements en France s’étale sur 2 à 5 semaines. Un délai souvent trop long qui comporte des risques sur le coût des recrutements, la qualité des candidats, et qui peut dégrader la marque employeur. Pour lutter contre les processus de recrutement figés, voici les meilleures pratiques du moment.
Travailler main dans la main avec les managers
Un recrutement figé est un recrutement où le pouvoir est centralisé, où les prises de décision sont contrôlées par quelques individus qui décident de tout, et où les opérationnels n’ont que peu de marges de manœuvre. Ce raisonnement tient principalement à des peurs organisationnelles qui viendraient remettre en question l’existant. Cette peur du changement doit, bien sûr, être combattue, car c’est par la collaboration et l’intelligence collective qu’un recrutement collaboratif peut être vraiment efficace. Pour cela, le moyen le plus simple consiste à optimiser les allers-retours entre les opérationnels et les recruteurs. Le manager concerné par le recrutement doit être pleinement intégré dans le processus de recrutement, parce que c’est lui qui travaillera au quotidien avec le futur collaborateur. En travaillant main dans la main avec les managers et équipes opérationnelles, vous pourrez ainsi mieux comprendre :
- Les profils recherchés : leurs qualités, savoir-être (soft skills) et savoir-faire, mais aussi les prérequis nécessaires (diplômes, expériences, certifications, etc.) et leur manière d’appréhender les défis à venir.
- Les raisons du recrutement : départ, remplacement, accroissement d’activité, lancement d’un nouveau produit, etc.
- La vision du manager sur son service à travers son style de management, sa gestion d’équipe, sa manière de fonctionner, etc.
Travailler en parfaite collaboration avec les managers est gagnant-gagnant. Ils vous transmettent leurs informations, leurs besoins et partagent toutes les données utiles en toute transparence. De votre côté, en tant que recruteur ou responsable RH, vous structurez le processus de recrutement et vous les formez afin de savoir à quel moment ils vont intervenir, quelles sont leurs marges de manœuvre, et ce qu’ils peuvent décider ou non. Cette approche permet de gagner du temps, d’optimiser vos processus, et d’éviter les frustrations inutiles avec un périmètre d’action cadré.
Se doter du bon outil
Un ATS (pour Applicant Tracking System) est un outil indispensable pour optimiser et accélérer votre recrutement. C’est une plateforme numérique qui est destinée à sourcer et suivre l’embauche de candidats, et à faciliter la gestion des candidatures aussi bien pour les recruteurs que pour les managers. Elle dispose de nombreuses fonctionnalités qui viennent transformer le parcours candidat pour de meilleures expériences, et augmenter la productivité RH. Exemples :
- La gestion de gabarits d’annonces d’emploi pour gagner du temps dans leur publication et puiser dans une bibliothèque de modèles validés.
- La multidiffusion des offres d’emploi pour atteindre des profils spécifiques plus rapidement sur les job boards les plus pertinents.
- L’automatisation des actions et des communications (via envoi d’e-mails, SMS, messages Whatsapp, changement de statut de candidats, etc.) afin de faire gagner un temps précieux aux recruteurs et assurer une expérience candidat sans couture.
- La gestion du recrutement collaboratif avec le partage d’avis ou de commentaires sur les candidatures en vue de faciliter le suivi et les échanges autour d’un recrutement en cours.
Un ATS peut d’ailleurs aller encore plus loin en intégrant des modules de création de sites carrières, des outils pour numériser des CV papier, des fonctionnalités d’intelligence artificielle pour filtrer les candidatures, etc.
Faire vivre votre sourcing de talents
Un vivier de talents est un ensemble de candidats préqualifiés à qui vous pouvez proposer une offre d’emploi. En effet, pourquoi recommencer un même processus de recrutement pour un poste équivalent quand vous avez déjà des candidats que vous pouvez facilement réactiver ? Un vivier de talents est un levier d’agilité très puissant pour répondre à une demande urgente. Parce que vous avez déjà validé les compétences et expériences des candidats, votre service RH peut agir plus rapidement pour des recrutements de meilleure qualité avec un coût significativement moins élevé.
Faire vivre votre sourcing de talents peut aussi passer par votre ATS, plutôt que par un tableur Excel mal mis à jour auquel plus personne ne comprend plus rien ! Votre plateforme métier vous donne la possibilité de rechercher des talents selon leur disponibilité, leur formation, leurs certifications ou tout autre type de filtres personnalisés, comme :
- Les centres d’intérêt.
- Les soft skills évaluées.
- La mobilité (distance géographique et permis de conduire).
- Les expériences professionnelles spécifiques ou sectorielles.
- Les évaluations de managers dans le cas où les talents de votre vivier aient déjà travaillé dans votre organisation.
Votre vivier peut ainsi être composée d’anciens stagiaires, alternants, contrats courts, CDD et intérimaires qui ont donné satisfaction, des membres de votre personnel qui souhaitent évoluer en interne, d’anciens collaborateurs susceptibles de revenir, des candidats intéressants, mais non retenus à la suite d’un processus de recrutement, et enfin, des candidats cooptés ou recommandés en interne.
Si le vivier est donc une bonne pratique, il ne vous sera utile que si vous pouvez l’animer et le mettre à jour régulièrement. Chaque année, 33 % des données sont considérées comme redondantes, obsolètes ou inutiles dans les organisations, et celles issues de votre vivier ne sont pas des exceptions. La solution réside alors dans :
- La création d’un portail candidat pour actualiser son dossier, ses compétences et ses disponibilités.
- La possibilité de passer des entretiens en vidéo pour gagner du temps.
- L’envoi de notifications et d’alertes pour inciter les candidats à renouveler leurs informations personnelles.
- La création d’une newsletter spécifique pour garder le lien avec ses talents dans une optique d’inbound recruiting.
- L’animation de votre marque employeur qui est le reflet de votre dynamisme RH pour les candidats.
Il est important pour les professionnels du recrutement et des ressources humaines de suivre l’évolution des tendances et des outils métiers. En effet, les ATS sont en perpétuelle évolution et chaque année de nouvelles fonctionnalités viennent enrichir les bonnes pratiques du recrutement pour travailler mieux et éviter de figer des processus dans le passé. Ce serait dommage que ce candidat talentueux aille finalement à la concurrence parce son expérience était meilleure, pas vrai ?
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