Connaissez-vous la particularité des 10 plus grands recruteurs en France ? En 2021, ce sont des entreprises multisites. C’est-à-dire qu’au-delà de leur siège social, elles disposent de nombreux autres sites physiques sur plusieurs territoires, qui peuvent être des magasins, des boutiques, des entrepôts, des laboratoires ou des agences. C’est notamment le cas de Decathlon, Casino, Monoprix, mais aussi de Thelem Assurances ou Covéa. Pour ces entreprises, le recrutement est bien souvent décentralisé, car il est difficile pour le recruteur du siège social de Paris de recruter un vendeur pour une boutique de Perpignan ou un magasin de Brest. Cependant, recrutement décentralisé ne dit pas recrutement incontrôlé, bien au contraire !
Les spécificités du recrutement multisite
On parle de recrutement multisite lorsque les organisations sont dotées de plusieurs entités géographiques dans différents lieux, que ce soit dans le même pays ou à l’international. Pour ce type d’entreprise, la question du recrutement n’implique pas uniquement de choisir les candidats, mais aussi de savoir comment gérer la communication avec le candidat, entre manager et futurs collaborateurs, et d’évoquer les spécificités d’un territoire ou d’un site en particulier, tout en ayant une marque employeur unifiée et cohérente.
Il existe alors trois solutions pour faciliter le recrutement multisite.
Le modèle centralisé
Dans une organisation centralisée, la coordination des décisions est très efficace. La raison est simple : un seul individu ou une seule direction prend l’ensemble des décisions. La coordination et la supervision de cette prise de décision sont donc gérées au siège. Le problème est que ce modèle n’inclut pas ou peu les équipes opérationnelles et génère des asymétries d’informations dans le recrutement. En effet, comment le recruteur peut-il comprendre toutes les décisions, leurs tenants et aboutissants afin d’identifier le meilleur profil dans chaque contexte ?
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Le modèle décentralisé
Il s’agit d’une forme d’organisation dans laquelle des services, business units ou filiales disposent d’une autonomie de prise de décision en matière de recrutement. Dans certains cas, la décentralisation est totale, avec une autonomie complète des recrutements au niveau local. Dans certains cas, la décentralisation est partielle. L’entité locale s’occupe alors de filtrer les candidatures, de gérer les entretiens et de faire son choix, alors que la gestion du processus, la création et la diffusion de l’offre ainsi que les questions administratives sont traitées au niveau du siège.
Le modèle décentralisé est une bonne solution pour lutter contre la concentration du pouvoir de décision, et les limitations cognitives qu’elle induit. En effet, parce qu’il donne plus de pouvoir aux personnes les plus proches du terrain, il est plus facile de faire le bon choix en matière de recrutement, de présenter l’entreprise, les missions, les enjeux et les tâches quotidiennes.
Le modèle mixte
On parle ici de décentralisation sélective, qui est un modèle mixte qui retrouve à la fois des caractéristiques du fonctionnement centralisé et décentralisé. Dans ce contexte, l’entreprise module les différents niveaux de responsabilité dans le processus de recrutement en fonction de la réalité du terrain, de ses enjeux de management et de business. C’est un modèle qui nécessite une grande communication et une grande transparence dans la manière dont les informations circulent entre le siège et les entités locales.
Cas client : l’exemple de Decathlon
La maturité de la fonction RH joue un rôle important dans la décentralisation du recrutement. En effet, pour assurer un recrutement décentralisé, mais contrôlé, la fonction RH doit s’organiser, construire les processus adaptés et mettre à disposition des personnes concernées les solutions digitales pour assurer un recrutement homogène et efficace pour l’ensemble des managers qui assurent l’activité au quotidien.
C’est notamment le parti pris choisi par l’enseigne Decathlon, qui a fait le choix du recrutement 100 % décentralisé. Au quotidien, c’est donc le chef de rayon qui recrute en autonomie. Il a les outils et les processus nécessaires pour diffuser son annonce, réaliser sa sélection de candidats et recruter les personnes les plus compétentes. Ce travail ne peut se faire sans plateforme métier. Ici, le choix d’un ATS change la donne et permet un recrutement simple et intuitif pour le manager. La plateforme est pensée pour les opérationnels avec un site carrières intégré où les modèles d’annonces sont paramétrés pour qu’en trois clics le manager parvienne à publier son offre d’emploi.
Les bonnes pratiques pour contrôler et décentraliser son recrutement
Décentraliser un recrutement peut être une démarche complexe pour les entreprises qui n’en ont jamais fait l’expérience. En effet, cela peut être vécu comme une perte de pouvoir de la part de la direction des ressources humaines. Or, bien réalisée et accompagnée, cette décentralisation est, au contraire, un moyen de gagner du temps, de travailler et de recruter plus efficacement, et d’autonomiser ses responsables.
ATS : la solution centrale qui assure efficience et cohérence
Sans ATS, il est difficile, voire impossible, de mettre en place un recrutement décentralisé et contrôlé. En effet, la stratégie de recrutement d’un réseau doit reposer sur un outil qui permet notamment d’harmoniser les pratiques et d’assurer le respect des contraintes légales. La méthodologie est simple à suivre depuis l’outil afin de garantir l’autonomie des opérationnels impliqués dans le recrutement. À titre d’exemple, le manager local peut multidiffuser ses offres d’emploi en respectant la mise en forme initiale (qualité de présentation et charte graphique), et ce, sur des centaines de jobboards et d’agrégateurs différents. En parallèle, l’envoi automatique ou en masse de messages de confirmation et de refus de candidature assure le respect des règles en vigueur pour communiquer avec chaque candidat individuellement en fonction de l’avancée de sa candidature.
Harmoniser le parcours candidat sur tous vos sites carrières
Pour contrôler un recrutement décentralisé, il est important de pouvoir proposer la même expérience à tous les candidats du groupe et partager la même marque employeur unifiée. Une des solutions réside dans la possibilité de personnaliser les pages annonces afin qu’elles reflètent au mieux le contexte et les atouts de chacune des équipes sur tout le territoire avec photos, vidéos témoignages, conseils, mot du manager, etc.
Vous pouvez également proposer un site carrières agrégateur qui regroupe l’ensemble des annonces des sites carrières des entités du groupe. Le parcours candidat et son expérience sont donc respectés, que le recrutement se fasse à Paris, Troyes, Lyon ou Limoges.
Construire des workflows utiles
Selon son niveau de responsabilité et les prérequis, chaque emploi peut suivre un processus de recrutement différent. En définissant des modèles de workflows adaptés aux enjeux de chaque poste, vous définissez le nombre et la nature des entretiens, la chaîne de validation, les éventuels tests techniques, les soft skills recherchées, etc. Les équipes locales peuvent ainsi disposer des modèles d’annonces, des visuels, des outils de langage appropriés pour une utilisation facile et immédiate.
Considérez le candidat comme un client
Chaque candidat doit être traité comme un VIP tout au long du processus de recrutement, et ce, pour plusieurs raisons :
- Il peut s’agir d’un profil rare que vous souhaitez intégrer rapidement.
- Si son profil ne correspond pas pour un poste en particulier, il peut tout de même rejoindre votre vivier de talents et être rapidement mobilisable en cas de besoin.
- Il peut être un client de votre marque et son expérience en tant que candidat peut influencer la manière dont il perçoit votre organisation (et ses futures dépenses).
Il est donc fondamental que votre communication corporate soit alignée avec la communication de votre marque employeur pour proposer une expérience de candidature fluide, moderne, et mobile.
Pour les organisations multisites, le recrutement décentralisé est une solution très pratique à condition de disposer du bon outil et des bons processus. De quoi oublier définitivement les aller-retour via email, et le partage de tableaux Excel collaboratifs qui font perdre du temps à tout le monde, et qui peuvent générer une certaine frustration de la part des managers sur le terrain qui ont des postes à combler rapidement.
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