Bonnes pratiques et erreurs à éviter pour réduire le délai de recrutement

Les procédures liées au processus de recrutement peuvent s’avérer très longues pour les candidats, les recruteurs et l’ensemble d’une entreprise cherchant à se développer. Quelles bonnes pratiques les recruteurs doivent-ils adopter afin de réduire leurs délais de recrutement ? Quelles erreurs doivent-ils éviter ? On vous répond dans cet article !

De la nécessité de réduire ses délais de recrutement

Pourquoi est-ce important  ?  

Des recruteurs soucieux d’éviter les erreurs de recrutement et leurs conséquences auront tendance à mettre en place des procédures plus ou moins longues pour évaluer les candidats (entretiens dans plusieurs services, tests d’évaluation, etc.) En revanche, un processus de recrutement (trop) long peut agacer ou lasser certains candidats. Cela peut directement impacter la marque employeur de votre entreprise et inciter vos postulants à se tourner vers la concurrence. Les recruteurs préfèrent eux aussi les processus de recrutement rapides afin de «  pourvoir un poste plus rapidement et éviter de perdre des postulants au profit d’un concurrent plus réactif. » (Meteo Job, 2020) Pour autant, les recruteurs ne sont pas forcément armés pour réduire la durée du processus de recrutement, lequel durerait 32 jours en moyenne en France. Selon le baromètre de la recherche de Meteo Job datant de janvier 2020, 84 % des candidats estimeraient qu’un recrutement ayant une durée supérieure à un mois est trop long.

Selon Meteo Job, cette moyenne de 32 jours cacherait des «  disparités importantes selon les entreprises » : un tiers d’entre elles proposeraient des processus de recrutement avec une durée moyenne de 5 semaines, pouvant aller jusqu’à 10 semaines pour 15 % des employeurs. Quelques 29 % d’entre eux parviendraient à réduire cette durée à moins de 3 semaines. En réalité, le temps de recrutement dépend notamment du poste (type de contrat, type de responsabilité, etc.) ou encore du nombre de professionnels impliqués dans le processus. La crise sanitaire aurait aussi impacté le délai de recrutement d’entreprises aux secteurs divers !

4 pièges et erreurs à éviter dans le processus de recrutement 

Piège n°1 : avoir des objectifs mal établis, nourrissant l’indécision

Avant de poster une annonce, il se peut que le profil type du candidat idéal pour un poste spécifique n’ait pas été clairement établi, laissant place à des moments de doute et de flottement lorsqu’un choix doit être fait. Les critères de sélection des candidats n’ont pas alors été clairement définis – même si le candidat ne doit pas nécessairement cocher toutes les cases pour être embauché. Il s’agit donc d’évaluer chaque critère par rapport à son importance au sein du poste. Lorsque les critères ont été clairement définis, le reste du processus de recrutement sera facilité.

Piège n°2 : l’erreur de ciblage au moment de la diffusion de l’annonce

De nombreux recruteurs peuvent faire face à un tri interminable de candidatures non-adaptées au poste proposé. Pour s’épargner une perte de temps supplémentaire et se libérer d’une tâche chronophage, il faudra cibler de façon intelligente son sourcing. Cela implique d’être clair et précis avec un discours ciblé. Indiquez notamment les critères les plus importants tels que la fourchette de rémunération ou le niveau d’expérience minimum attendu pour ce poste  : des prérequis essentiels que tout le monde ne communique pas forcément !

Piège n°3 : la « procrastination » 

Une récente étude Robert Half a démontré que 65 % des RH pouvaient laisser partir de bons candidats car ils mettaient trop de temps à prendre une décision concernant leur recrutement.
Il est vrai que recruter peut s’avérer stressant de par les enjeux qu’un recrutement sous-tend. On peut hésiter entre deux ou trois candidats, penser qu’on n’a pas assez diffusé son offre… autant d’éléments pouvant repousser le processus de recrutement. Si choisir un candidat implique d’en refuser d’autres, il est nécessaire d’accorder un temps important à la prise de position et de ne pas se précipiter. Sans pour autant trop repousser l’aboutissement du recrutement  !

Piège n°4 : la surévaluation des candidats

S’il est évidemment fondamental d’évaluer l’aptitude du candidat à occuper un poste donné, un millefeuille d’évaluations n’aura pas une valeur ajoutée significative. Même si vous en savez sans doute un peu plus sur vos candidats, misez sur la qualité des évaluations plutôt que sur la quantité  : vous pouvez par exemple transmettre un test à l’un de vos candidats avant de le contacter afin de « filtrer » sur la base des aptitudes techniques essentielles au poste. 

Bien-sûr, il existe des postes particulièrement sensibles où l’on recherche un profil très particulier. Mais généralement, un entretien d’embauche bien structuré avec un ou deux tests par la suite suffisent. Inutile de faire fuir vos talents en les passant continuellement au peigne fin  !

5 bonnes pratiques ou astuces à adopter pour réduire le délai de vos recrutements !

Astuce n°1 : soignez le contenu de votre offre d’emploi 

Le discours tenu sur votre annonce doit précisément rendre compte des compétences attendues afin de mieux cibler des candidats qualifiés et se prémunir de candidatures dont le profil ne correspondra pas. Une offre d’emploi bien construite favorise déjà la présélection efficace des candidats, d’où l’importance de se mettre d’accord avec ses collègues (RH comme opérationnels) sur la fiche de poste dès le départ. Tout ceci vous fera gagner un temps considérable  !

« Il est impératif de consacrer une attention soutenue aux termes utilisés et à la façon dont l’entreprise va se présenter à travers l’annonce. Une offre mal rédigée risque de faire passer le recruteur à côté du vivier de candidats auxquels il s’adresse, donc de lui faire rater en partie sa cible. C’est pourquoi elle doit être cohérente, incitative sans être sur-vendeuse et tenir compte des réalités du marché de l’emploi. » (APEC, 2021)

Astuce n°2 : utiliser un outil digital de recrutement : l’ATS

D’après un récent baromètre RH Bodet-Software, les deux avantages principaux de la digitalisation pour les RH sont, dans ce secteur, le gain de temps (à 28,8 %) ainsi qu’un meilleur partage des informations (à 28,1 %). Digitaliser le processus de recrutement via un logiciel dédié (ou ATS) permettrait de réduire un temps conséquent passé sur les recrutements, et ce à plusieurs égards. En effet, des centaines de sites permettent de poster des offres d’emploi et les logiciels ont la possibilité de multidiffuser ces offres en quelques clics sur plusieurs plateformes web de façon simultanée (y compris sur les réseaux sociaux). Évidemment, on vous recommandera de rester actif sur l’ensemble de ces plateformes. 

Le logiciel vous permettra de pallier au caractère fastidieux du tri des CV et de centraliser toutes vos candidatures sans avoir à formuler manuellement chaque réponse adressée aux candidats. Les outils d’évaluation sont aussi automatisés !

Astuce n°3 : pensez collaboratif  ! 

Un logiciel collaboratif dédié au recrutement permet aux recruteurs et opérationnels de communiquer plus facilement entre eux. Chaque partie peut suivre en temps réel le développement du processus de recrutement, ce qui peut ensuite faciliter l’accélération du choix final.

En effet, le recrutement ne concerne pas que les recruteurs  : il implique les managers opérationnels, la fonction RH ou encore toute la direction. Lorsque le nombre d’intervenants est élevé, il est encore plus difficile de se mettre d’accord et cela vient rallonger le processus. Réunissez-alors l’ensemble des parties afin de fixer une deadline liée au recrutement et soyez clair quant au rôle des intervenants, aux différentes étapes et au temps qu’il faudra consacrer à chacune d’entre elles.

Astuce n°4 : la qualité de la relation candidat

Au regard de la compétitivité liée à la recherche de profils pénuriques chez la concurrence, il faudra s’attacher à identifier en amont votre candidat afin de simplifier et réduire le délai de recrutement. Les candidats ont tendance à privilégier aujourd’hui des canaux de recherche d’emploi moins traditionnels et plébiscitent l’aspect relationnel. Il est donc fondamental de construire avec le candidat une relation de qualité afin de ne pas le perdre. Une bonne expérience candidat passera notamment par la richesse des échanges proposés, par votre réactivité  et par la mise en place d’espaces d’expression digitaux favorisant une prise de contact rapide et personnalisée (chatbot, etc.)

Astuce n°5 : l’outil statistique, pour suivre l’avancée du processus de recrutement

Afin de suivre l’évolution de votre processus de recrutement, vous pouvez utiliser un outil statistique pour analyser et améliorer votre performance. Des indicateurs spécifiques peuvent vous renseigner notamment quant au nombre de candidatures reçues par offre, votre nombre d’entretiens physiques ou encore sur le temps des appels téléphoniques avec les candidats. 

Accélérer son processus de recrutement ne signifie pas qu’il faut l’accélérer à tout prix. Pour pallier aux attentes des candidats et aux inquiétudes des recruteurs, il faut s’attacher à s’organiser (ou à se réorganiser) en amont, en repensant stratégiquement ses process. Cela implique notamment de tenir compte des erreurs passées (objectifs mal définis, annonces mal ciblées, manque de clarté, etc.) et d’adopter de nouvelles bonnes pratiques (soigner le contenu et la cohérence de son offre d’emploi, travailler de façon collaborative, investir la qualité de l’expérience candidat, etc.)

Afin de réduire vos processus de recrutement et leur caractère fastidieux, armez-vous d’outils digitaux intelligents tels que les ATS : vous gagnerez du temps  !

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