Data driven recruiting : quels KPI recrutement suivre ?

On parle régulièrement de mesure de la performance en entreprise pour les activités financières, marketing ou commerciales, mais le recrutement n’y échappe pas ! En effet, la digitalisation a transformé la manière de recruter. De la création de l’offre d’emploi aux premiers jours en entreprise, il existe de nombreuses interactions entre un recruteur et un candidat. Chacune d’entre elles génère des données qui, une fois compilées et analysées, peuvent se révéler très utiles pour passer en mode data driven recruiting. Il faut juste savoir lesquelles choisir pour ne pas se retrouver noyé sous des données et des KPI incontrôlables !

Qu’est-ce que le data driven recruiting ?

Il s’agit d’une approche du recrutement basée sur le digital afin d’utiliser les données pour optimiser l’ensemble du processus. On parle aussi de « recrutement guidé par les données » afin de décrire ce changement de paradigme qui transforme les services des ressources humaines. Avec le data driven recruiting, on assiste à une utilisation massive de la technologie à toutes les étapes du recrutement, de l’analyse d’un vivier de talents, à l’identification des meilleurs candidats, en passant par l’organisation des entretiens et la gestion des interactions avec un recruteur. 

En digitalisant le recrutement, les données deviennent un actif stratégique pour les entreprises. Combinées à un ATS, elles peuvent faire la différence pour mieux recruter, plus rapidement et plus efficacement.

Puisque toutes les actions et interactions se mesurent, les données générées permettent de concevoir des ratios et des indicateurs afin de mesurer la pertinence de la stratégie suivie. C’est là où le choix des bons KPI revêt une dimension cruciale.

Les 5 KPI recrutement qui comptent

Pour mesurer la performance, il ne faut pas utiliser plus de KPI, mais de meilleurs KPI réellement pertinents. Avec le data driven recruiting, les données sont partout. Identifier les indicateurs clés de performance qui comptent vraiment est donc nécessaire pour prendre les bonnes décisions. Les 5 indicateurs que nous avons sélectionnés pour vous représentent la quintessence de la performance du data driven recruiting.

Le besoin en recrutement

Cet indicateur mesure le nombre de personnes à recruter sur une période donnée. Si l’entreprise est en constant développement, il indique une certaine vitalité et nécessite d’ailleurs d’optimiser et de structurer les processus de recrutement avec un logiciel métier, comme un ATS. À l’inverse, c’est peut-être aussi le signe d’un problème plus profond en lien avec un fort turnover. Si les besoins en recrutement sont nombreux, cela peut être aussi parce que les départs sont tout aussi nombreux. Cet indicateur peut se segmenter par service, type de poste ou business-unit afin d’avoir une analyse plus fine et contextualisée.

Le taux de conversion dans votre pipeline

Un recrutement nécessite plusieurs étapes à franchir dans un pipeline afin de qualifier les candidats, vérifier leurs compétences, les recevoir en entretien, etc. Le taux de conversion consiste à mesurer combien de candidats progressent dans votre pipeline au fur et à mesure de l’avancement du processus. Il vous permet de savoir combien de candidatures vous avez besoin pour recruter 1 personne. Par exemple : 

• Pour 1 embauche, vous faites 8 entretiens.
• Pour 8 entretiens, vous réalisez 20 préqualifications au téléphone.
• Ces 20 préqualifications sont sélectionnées sur 80 CV.
• Ces 80 CV proviennent de 170 candidatures. 

Il vous faut donc un pipeline de 170 candidatures pour recruter une personne qualifiée dans cet exemple. Ce taux de conversion vous permet d’adapter vos efforts financiers et humains selon les types d’emplois. Ainsi, vous pourriez avoir des ratios différents selon que les postes soient sur un marché très ouvert avec beaucoup de candidats, ou sur des postes en tension avec une forte pénurie de main-d’œuvre, et par conséquent des personnes moins susceptibles de changer d’entreprise. 

Les délais du processus de recrutement

C’est le temps qui s’écoule entre le besoin de recruter et l’intégration du nouveau salarié en entreprise. C’est un indicateur intéressant pour mesurer l’efficience de votre organisation, mais aussi les temps de latence entre deux étapes. Plus votre processus de recrutement inclut un travail manuel et chronophage, plus il prendra du temps par rapport à une organisation qui a choisi d’automatiser tout ce qui peut l’être (notifications automatiques, sélection des meilleurs profils, organisation des entretiens, etc.).

Le turnover 

Ce KPI mesure le nombre de nouveaux employés sur l’année N qui sont encore en poste l’année N+1. Pour le connaître, un simple calcul suffit  : [(Nombre de départs au cours de l’année N + Nombre d’arrivées au cours de l’année N) / 2] / Effectif au 1er janvier de l’année N.

Chaque entreprise et chaque secteur est différent en matière de turnover. En France, la DARES a calculé que le turnover moyen est de 16,8 %, tous secteurs d’activités confondus. Un taux qui peut monter à 30 à 40 % dans les métiers à forte pénibilité ou ceux qui sont très demandés. Ce KPI est aussi lié à votre capacité de fidélisation. Si vous recrutez facilement, mais que vos recrues quittent l’entreprise au bout de 6 mois, cela peut souligner un problème plus profond.

Coût total du recrutement

Combien coûte une nouvelle recrue ? Cette question est importante, car elle peut impacter la marge de manœuvre budgétaire d’une organisation. Le coût d’un recrutement repose sur la somme des coûts internes et des coûts externes qu’il faut être en mesure de calculer.

Les coûts internes comprennent notamment les frais de structure, les salaires, les charges de fonctionnement du service, etc. Les coûts externes comprennent les interventions d’experts tiers, de consultants, d’agence de sourcing, etc. Calculer les coûts d’acquisition d’un nouveau salarié, comme on parle du coût d’acquisition client permet de clarifier le processus de recrutement et de mesurer son efficacité. Ce KPI questionne certaines pratiques coûteuses ou chronophages qui mobilisent du temps humain, là où elles pourraient être optimisées ou automatisées. Il est essentiel de voir le recrutement comme un investissement et non uniquement comme un poste de dépense !

Les indicateurs clés de performance pour le recrutement sont essentiels quand on parle de data driven recruiting. C’est grâce à eux qu’il est possible d’ajuster son approche lorsque c’est nécessaire pour mieux recruter. Il faut ainsi les voir comme des leviers de questionnement. Un KPI n’a de la valeur que s’il est contextualisé. S’il soulève des questions, des débats et des discussions, c’est qu’il a atteint son objectif !

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