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Processus de recrutement : quel schéma de validation suivre ?

56% des recruteurs sont accompagnés en entretien par un membre de l’équipe concernée par le recrutement (Enquête « Le recrutement et…

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56% des recruteurs sont accompagnés en entretien par un membre de l’équipe concernée par le recrutement (Enquête « Le recrutement et la recherche d’emploi en 2019 », Régionsjob)

Le processus de recrutement est généralement le résultat d’un travail d’équipe qui nécessite une approche collective du schéma de validation des profils. Dans l’article suivant, découvrez quel schéma de validation suivre pour réussir votre processus de recrutement.

1) Tout schéma de validation commence par se poser les bonnes questions

L’échange entre le recruteur et le représentant opérationnel (le « brief de poste ») est l’étape la plus importante du processus de recrutement pour le recruteur (Enquête FoxRH 2017)

Pour qui vous recrutez : qui doit prendre part au processus ?

La première question concerne la personne pour qui vous recrutez. Un candidat est généralement voué à intégrer une équipe avec un manager. C’est d’ailleurs le manager qui a normalement fait une demande en recrutement quand il s’agit de développer son activité. Vous devez donc comprendre quel est le besoin de la personne pour laquelle vous recherchez un profil. Il faut s’interroger sur les besoins du manager opérationnel en terme de compétences mais également sur le type de personnalité qui serait en mesure de bien s’entendre avec l’équipe de collaborateurs déjà en place. Le recrutement concerne aussi bien des savoir-faire que des savoir-être. Dans la mesure où c’est le manager opérationnel qui travaillera au jour le jour avec votre candidat, il est nécessaire de l’intégrer au processus de recrutement le plus tôt possible et de comprendre quelles sont ses attentes aussi bien en terme de compétences que de personnalité.

Pour 55% des recruteurs, il faut deux entretiens avant d’être convaincu de la pertinence d’une candidature. - Source : regionsjob.com
Pour 55% des recruteurs, il faut deux entretiens avant d’être convaincu de la pertinence d’une candidature. – Source : regionsjob.com

Pourquoi vous recrutez : quel est le besoin ?

La deuxième question concerne le motif du recrutement et l’analyse du besoin de l’entreprise. Recrutez-vous pour remplacer un départ ? Recrutez-vous pour développer l’activité de l’entreprise ? La réponse à ces questions vous donne déjà des indications sur le type de candidats dont vous avez besoin. Vous ne sélectionnez pas le même profil si vous remplacez par exemple un départ en retraite avec une passation de savoir destinée à assurer la continuité des process ou si vous voulez recruter un profil jeune pour redynamiser l’entreprise et tout moderniser ! 

Vous posez ainsi les bases d’un processus de recrutement basé sur le travail collaboratif où recruteur et manager apportent chacun leurs compétences et leurs attentes. Profitez de ce temps d’échange pour développer ensemble un plan de recrutement. Si vous constatez que d’autres personnes sont également impactées par ce nouveau recrutement, intégrez-les en amont dans le processus de recrutement même si vous savez qu’elles n’interviendront que plus tard et qu’elles n’auront pas nécessairement de poids dans la décision finale. Le futur éco-système de travail du candidat au sens large est ainsi un facteur à prendre en considération. Profitez également du plan de recrutement pour désigner la personne qui tranchera pour la décision finale en cas d’hésitation entre plusieurs profils.

 

 

2) Intégrez le manager au processus de recrutement dès le départ !

Les DRH passent 23% de leur temps à conseiller managers et salariés au quotidien (Infographie radioscopie des DRH – baromètre Cegos 2019)

Vous recrutez pour le manager et comme l’adage le dit si bien « on n’est jamais mieux servi que par soi-même »… Autrement dit, pour réussir le recrutement, vous avez besoin du manager à plusieurs étapes du processus.

Pour rédiger l’offre d’emploi, impliquez le manager qui connaît parfaitement les tâches qu’il souhaite attribuer à sa future recrue. Pour compléter le travail d’identification du besoin, vous pouvez également interroger d’autres personnes du service qui ont une connaissance concrète des activités qui seront demandées.

Comment les DRH voient-ils leur métier ? - Source : cegos.fr
Comment les DRH voient-ils leur métier en 2019 ? – Source : cegos.fr

Pour générer des candidatures, chacun son réseau

Pour le sourcing, tout dépend des canaux de recrutement que vous souhaitez activer. À vous les jobboards, les plateformes de recrutement et la recherche de profils tandis que le manager se charge d’activer son réseau professionnel. 

La sélection des profils, tout est question d’équilibre et de gestion du temps !

La pré-sélection des profils relève de votre ressort. Le manager opérationnel n’a pas nécessairement de temps à consacrer à la lecture de tous les CVs puisqu’il doit assumer ses tâches opérationnelles. Vous réalisez donc une shortlist de sélection pour filtrer les candidatures inadaptées. Si vous avez bien préparé la phase de questionnement en amont avec le manager, il devrait normalement être satisfait de votre pré-sélection. Le manager valide les candidatures avec lesquelles il souhaite poursuivre. Vous avez bien évidemment la possibilité de défendre un profil qui ne plaît pas immédiatement au manager car vous avez plus d’expérience pour lire entre les lignes d’un CV et connaissez les enjeux des difficultés de recrutement.

En ce qui concerne les entretiens de pré-sélection et de sélection, tout dépend du plan de recrutement que vous avez mis en place avec le manager. L’idée est d’intégrer le manager autant que possible dans les étapes de sélection des profils sans pour autant prendre trop de temps sur son travail opérationnel. Il ne doit pas subir ce recrutement comme une contrainte qui vient s’ajouter à toutes ses responsabilités. Il faut donc trouver un juste milieu qui dépend du manager et de son niveau d’implication dans le recrutement.

La finalisation du processus de candidature est également un travail d’équipe !

La décision finale se passe toujours mieux quand il y a un consensus. En cas de désaccord, référez-vous au plan de recrutement dans lequel vous aviez sélectionné la personne en charge de la décision finale. Pour l’onboarding du candidat, c’est une fois de plus un travail d’équipe entre le recruteur et le manager. Le recruteur s’assure que le candidat va être bien accueilli, que tout l’administratif sera en ordre et le manager intègre le candidat dans son équipe. Le manager doit donc être sensibilisé aux enjeux de l’onboarding.

Pour les envois de refus de candidatures, c’est une tâche qui revient au recruteur, s’il utilise un ATS comme celui développé par DigitalRecruiters, il dispose déjà des outils nécessaires au traitement efficace et personnalisé de cette étape. Cependant, pour des candidatures de très bonne qualité, n’hésitez pas à demander au manager de personnaliser davantage le mail de refus de candidature. C’est un bon moyen de montrer au candidat que sa candidature a plu même s’il n’a pas été retenu et qu’il pourrait intéresser à nouveau l’entreprise dans un futur proche ou lointain.

 

 

3) Le recrutement collaboratif ne marche que si la communication est fluide !

Pour 50% des managers interrogés, le manque de temps et d’accompagnement est ce qui leur déplaît dans leur rôle de manager (Enquête cadréo « La place des cadres dans les entreprises en 2019 »)

Il n’y a pas de miracle. Pour recruter à plusieurs et que tout se passe bien, il faut les bons outils. Vous avez besoin d’une communication fluide entre toutes les personnes concernées par le recrutement et vous avez besoin de gagner du temps à toutes les étapes. Sinon, le processus de recrutement devient une source de stress pour le recruteur, comme pour le manager qui ne parvient pas à compléter ses équipes et atteindre son objectif de chiffre d’affaires. 

Optez pour un logiciel de recrutement qui facilite le travail collaboratif

C’est l’avantage d’un TRM comme DigitalRecruiters : il est développé de façon à faciliter la communication entre tous les acteurs du recrutement. Les utilisateurs se connectent à leur compte en toute autonomie et peuvent consulter non seulement les candidatures mais également laisser des notes et commentaires partagés. Si un manager veut jeter un œil sur les candidatures et ce, dès les étapes du sourcing, soit parce qu’il est curieux soit parce qu’il veut garder un peu de contrôle sur cette étape du recrutement, il est en mesure de le faire à son rythme sans devoir convenir d’une réunion à l’avance. La gestion du temps est également beaucoup plus simple grâce aux agendas partagés où chaque acteur du recrutement précise ses disponibilités à l’avance. Ainsi, la collaboration est beaucoup plus fluide quand les différents intervenants peuvent avancer à leur rythme sur une partie des tâches destinées au recrutement.

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Crédit photo : Pexels

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À propos de l'auteur

Dalale Belhout

Spécialisée en recrutement digital et marketing RH, Dalale a accompagné des décideurs dans le déploiement de leur stratégie de recrutement et de marque employeur avant de rejoindre DigitalRecruiters en tant que Responsable Content Marketing. Diplômée de la Burgundy School of Business, elle est par ailleurs spécialiste des technologies dédiées au recrutement et à la gestion des candidatures en mode SaaS.