12 conseils pour bien organiser un entretien d’embauche

Organiser un entretien d’embauche requiert souvent des talents d’acrobates pour les recruteurs. Il faut trouver les bons candidats, le bon timing, les bonnes personnes pour assister à l’entretien, les bonnes questions et le bon système pour coordonner le tout. Dans ce contexte, il n’est pas toujours simple de faire une bonne première impression. Encore plus pour les postes où le marché est en pénurie de talents. Pour optimiser l’organisation de vos entretiens d’embauche, voici 12 conseils qui vont tout changer !

Conseil nº1 : établir une fiche de poste précise

La fiche de poste, c’est la fondation du processus de recrutement. C’est grâce à elle que vous allez pouvoir créer et diffuser votre offre d’emploi. Il s’agit d’un document interne qui comprend des informations comme l’intitulé du poste, le salaire, le rattachement dans les équipes, le lieu et le temps de travail, mais également les savoir-faire et savoir-être qui y sont liés. Un gabarit type pour votre fiche de poste permet de gagner du temps en permettant aux opérationnels métiers de partager toutes les données utiles pour que les recruteurs puissent travailler et multidiffuser votre offre d’emploi.

Conseil nº2 : travailler sa scorecard

Pour codifier et rendre cohérent le processus de recrutement, la scorecard est un outil très utile, qui permet, en plus, d’éviter les biais cognitifs et les jugements hâtifs. Le terme de « scorecard ​» a été démocratisé grâce à Geoff Smart, l’auteur du livre « Who – The A method for hiring ​». Il faut la voir comme est une fiche récapitulative de tout ce qu’il faut savoir sur un candidat qui passe un entretien. C’est un document qui permet de cadrer les entretiens grâce à trois grandes parties :

• La mission : elle décrit ce que vous voulez qu’une personne accomplisse et résume l’objectif principal du candidat.
• Les résultats attendus : ce sont les conséquences mesurables des actions entreprises par votre candidat. Ici, le but est de proposer de 3 à 8 résultats qui s’inscrivent dans sa mission.
• Les compétences : ce sont celles qui sont indispensables pour le rôle. Selon les cas, il peut s’agir de savoir-être (ce qu’on appelle aussi les soft skills) ou de savoir-faire (hard skills).

Conseil nº3 : préparer ses questions pour bien organiser un entretien d’embauche 

L’improvisation ne doit jamais avoir sa place dans un entretien d’embauche. Pour éviter les flottements et les temps morts qui donnent une mauvaise impression, il faut préparer ses questions à l’avance. Exemples :

• Si votre ancien manager était là, que dirait-il de vous ?
• Quels enseignements avez-vous tirés de vos erreurs passées ?
• Quelles sont vos prétentions salariales ?
• Quelles sont vos disponibilités ?
• Pourquoi souhaitez-vous quitter votre poste actuel ?
• Qu’est-ce qui vous intéresse dans le poste à pourvoir ?
• Quelles qualités attendez-vous d’un manager ?
• Qu’allez-vous pouvoir apporter à l’entreprise ?
• Comment percevez-vous la critique ?
• Pouvez-vous nous raconter une expérience professionnelle marquante ?
• Quelle est votre philosophie au travail ?

Conseil nº4 : faciliter l’organisation des entretiens d’embauche

Programmer un entretien avec un candidat doit être simple. Or, il n’est pas rare d’échanger une dizaine d’e-mails avant de trouver le bon créneau horaire pour caler les calendriers du candidat, du recruteur et des membres de l’équipe qui assistent à l’entretien. Pour bien organiser un entretien d’embauche, le calendrier partagé s’inscrit comme une solution parfaite. Il s’agit d’un calendrier unique qui agrège les disponibilités de tous les participants en un seul lieu. Ainsi, le calendrier partagé permet de visualiser en quelques secondes les moments où toutes les personnes sont disponibles au lieu de faire de multiple aller-retour par téléphone, messagerie ou e-mails.

La personne à qui vous envoyez le calendrier partagé peut immédiatement se positionner et, en moins de 30 secondes, le rendez-vous est programmé et confirmé. Le candidat peut ainsi choisir en toute autonomie le créneau horaire qui correspondra le mieux à son emploi du temps. Pour le recruteur, cela permet une meilleure gestion du temps afin d’organiser davantage de rendez-vous et de recruter plus de candidats.

Conseil nº5 : miser sur la transparence pour bien organiser un entretien d’embauche

Un entretien doit être une conversation et non pas un interrogatoire. Le recruteur doit donc tout faire pour mettre à l’aise le candidat afin d’éviter toute surprise et de diminuer son stress. Pour cela, il peut envoyer un e-mail automatique qui récapitule l’horaire et le lieu de l’entretien, le lien vers la solution de visioconférence, si c’est à distance, mais aussi des informations autour de l’objectif et des sujets discutés au cours de l’entretien, des questions qui peuvent être posées, et rappeler les valeurs de l’entreprise. Cette transparence mettra ainsi le candidat dans les meilleures dispositions pour réussir son entretien d’embauche.

Conseil nº6 : faire venir le candidat !

Pour qu’il y ait un entretien, il faut qu’il y ait un candidat ! Les entreprises font parfois face à des désistements de dernières minutes, des candidats qui ghostent le recruteur, ou des absences difficiles à justifier. Pour limiter ces risques, depuis votre ATS, vous pouvez programmer l’envoi de SMS ou d’e-mail, la veille de l’entretien et quelques heures avant. Le but est de créer un climat propice à la bienveillance, tout en s’assurant de la présence du candidat.

Conseil nº7 : à distance, garder des traces

Que le poste à pourvoir soit à distance ou en présentiel, il est parfois nécessaire d’organiser des entretiens par visioconférence lorsque le recrutement est urgent, ou que le candidat ne peut pas se déplacer. Dans ces cas, il est important d’enregistrer l’entretien afin de pouvoir le revisionner après coup et de le partager avec des collègues – recruteurs et managers opérationnels – directement depuis l’ATS.

Conseil nº8 : mettre le candidat en situation

Un entretien n’est pas un moment pour tester les capacités et les aptitudes des candidats. Pour cela, vous pouvez mettre le candidat en situation afin de mesurer ses savoir-faire durant un moment particulier. Si vous recrutez un plombier, vous pouvez lui demander de réparer une fuite. Pour un développeur informatique, de trouver un bug dans un programme. Pour un rédacteur, de rédiger un court texte sur un sujet particulier. Pour un comptable, de vérifier la cohérence des chiffres d’un tableau de bord. Cela permet de comprendre comment le candidat traite le problème, mais surtout de savoir quels sont son raisonnement et son cheminement de pensée. Ici la manière de faire compte au moins autant que la complétion de la tâche.

Conseil nº9 : vendre le poste

Pour faciliter l’organisation d’un entretien d’embauche, il faut donner du temps au candidat pour s’exprimer, poser des questions, et le rassurer sur les valeurs et les avantages de l’entreprise. Cela peut se faire dans le cadre de l’entretien, ou durant les moments informels qui se déroulent dans les interstices de l’entretien d’embauche. C’est notamment le cas à l’accueil du candidat, durant les échanges à travers les couloirs, dans l’ascenseur, ou encore en le raccompagnant à l’issue de l’entretien.

Conseil nº10 : faire ses devoirs

Au moment où un candidat entre dans la pièce, vous devez tout savoir de lui. Cela veut dire aller au-delà du CV et des informations transmises par le candidat, comme :

• sa présence sur les réseaux sociaux,
• des références de ses anciens employeurs,
• sa e-réputation,
• des données de son ancienne école ou formation – notamment pour les profils plus juniors.

Il est aussi critique de connaître les limites et de ne pas poser de questions illégales en entretien. C’est notamment le cas des questions au sujet de ses préférences sexuelles, de sa santé, de sa religion, de son ethnie, de son appartenance à un syndicat ou à un parti politique, etc.

Conseil nº11 : recruter de manière collaborative

Avant ou après l’entretien, il est toujours utile d’obtenir l’avis de ses collègues. Cette démarche collaborative repose sur un ATS capable de partager en quelques clics un CV, un profil candidat, un entretien vidéo en direct ou en différé, les résultats d’un test, etc. C’est une démarche qui permet de limiter les risques de mauvais jugement et les biais comportementaux, que la démarche soit en face à face ou à distance.

Conseil nº12 :  communiquer, communiquer, communiquer pour bien organiser un entretien  d’embauche 

Pour faire pencher la balance en votre faveur à l’issue de l’entretien, n’oubliez pas de communiquer ! Pour cela, un système automatisé peut envoyer un e-mail aux candidats pour présenter les atouts de l’entreprise, des portraits de salariés et des success stories. Ce lien permanent entre candidat et recruteur permet de mieux recruter en travaillant votre marque employeur.

Les nouveaux outils digitaux ont révolutionné la manière d’organiser les entretiens d’embauches. Un ATS fait ainsi bien plus que de suivre les candidatures. Il peut aussi créer un écosystème numérique complet allant de la gestion des candidatures à la création d’un site carrière, en passant par l’automatisation des communications, l’enregistrement des entretiens, le partage des documents, et la multidiffusion des annonces. De quoi disposer de toutes les cartes en main pour bien organiser vos futurs entretiens d’embauche.