SIRH définition : qu’est-ce qu’un système d’information ressources humaines ?

Un Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) est un outil de gestion des ressources humaines numérique qui centralise les données relatives aux  membres du personnel. Il est destiné à optimiser la gestion RH et unifier les procédures entre les différentes branches d’une même entreprise. Dans l’article suivant, découvrez ce qu’est un système d’information ressources humaines ! 

1. Quelles sont les bases à connaître ?

La protection des données est le premier risque lié à la digitalisation des RH pour 59% des personnes interrogées (enquête « Digital : réalités et challenges » Sopra HR Software et l’Usine Digitale, 2017)

Connaissez-vous le « Core RH » ?

L’élément fondamental qui constitue l’ensemble des données traitées par un SIRH est ce que l’on appelle le « Core RH ». Il vise à centraliser toutes les informations relatives aux collaborateurs sur un seul et même support pour améliorer la transmission d’informations. On y retrouve par exemple les contrats, les fiches de paie, les CVs, les évaluations, etc. Cette centralisation de l’information donne les premières clés pour unifier le processus RH d’une entreprise et mettre en place des stratégies managériales. 

Quel rôle joue la « donnée » dans l’écosystème d’un SIRH ?

Le SIRH veille à automatiser les tâches à faible valeur ajoutée et intervient sur différentes fonctions de la gestion des Ressources Humaines comme la gestion des paies, le recrutement, les formations en ligne et le suivi de carrières. Indispensable à la construction d’une identité commune et de processus uniformisés, c’est donc autour de « l’ information » et de la « donnée », que gravitent l’ensemble des fonctions RH orchestrées par un SIRH. D’après l’enquête « Digital RH : réalités et challenges », les solutions digitales RH facilitent la collecte d’informations pour 44% des personnes interrogées.

Quelle est l’obligation légale à respecter quand on utilise un SIRH ?

Le SIRH collecte des informations personnelles et sensibles et est soumis à l’obligation du Règlement Général de Protection des Données (RGPD). Il est nécessaire de choisir un SIRH dont les mises à jour sont automatiques, qui se met rapidement en conformité vis-à-vis des obligations légales, pour augmenter la réactivité d’adaptation de l’entreprise.

2. Le SIRH, pour qui ? Pour quoi ?

Les outils en ligne sont essentiels pour la mission RH « Gestion de la paie » pour 88% des personnes interrogées (Baromètre RH 2020 des Éditions Tissot)

Le SIRH convient-il également aux petites entreprises ?

Un SIRH n’est pas figé au contraire. Il peut contenir l’ensemble des fonctions propres aux RH ou se spécialiser sur certaines fonctions comme la simple gestion des paies. Par conséquent, il convient  aussi bien à une utilisation globale entre différentes branches, à la manière du CRM Cegid Digitalrecruiters particulièrement adapté au déploiement multisite, qu’une utilisation plus localisée pour des TPE – PME. 

Avez-vous pensé à effectuer un audit de la fonction RH ?

Pour faciliter le choix d’un SIRH, il est recommandé de réaliser au-préalable un audit de la fonction RH afin de déterminer les besoins réels. À partir de cet audit, l’entreprise est en mesure de choisir l’ensemble des fonctionnalités qu’elle souhaite privilégier pour l’accompagner dans son processus de gestion des ressources humaines ou le type de SIRH qu’elle souhaite intégrer à sa fonction RH.

L’entreprise doit veiller à impliquer l’ensemble des collaborateurs dans cette démarche afin de se faire une vision réelle et concrète des besoins individuels des différentes branches.

Intégrer un outil de reporting est-il indispensable ?

Il est stratégique d’intégrer un outil de reporting dans les fonctionnalités du SIRH afin d’exploiter les données statistiques générées pour piloter et améliorer la stratégie RH. Les indicateurs de performance RH comme le taux d’absentéisme, les mouvements de personnel ou les heures de formation sont centralisés grâce au système d’information, il est intéressant de les mettre à profit ! D’après l’enquête Digital « RH : réalités et challenges », le Digital RH représente une opportunité pour analyser les données de manière pointue pour 53% des personnes interrogées.

3. Comment pouvez-vous adapter votre SIRH aux besoins de l’entreprise ?

D’ici 2022, l’automatisation des tâches (SIRH) sera la première solution d’intelligence artificielle implémentée en entreprise (Enquête « IA et RH : quelles conséquences pour les DRH?, Axys Consultant)

Quand on choisit d’intégrer un SIRH dans une entreprise, il y a plusieurs facteurs à prendre en considération pour choisir la meilleure solution numérique. 

Est-ce que vous menez une stratégie RH « glocale » ?

Le Système d’Information des Ressources Humaines joue un rôle déterminant dans la réussite et l’uniformisation de la stratégie « glocale » d’une entreprise, c’est-à-dire quand une entreprise souhaite porter une politique RH internationale unifiée auprès de toutes ses branches multiculturelles. Elle uniformise à la fois sa vision globale et sa vision locale grâce à l’utilisation d’un SIRH. 

Il est également possible de fusionner deux SIRH pour simplifier le retour d’informations au niveau du siège sur certaines fonctions, comme les recrutements ou la mobilité par exemple, tout en conservant l’autonomie des branches sur d’autres tâches plus « localisées » comme la gestion des paies. 

Le Core RH est-il alimenté par le siège ou par les branches locales ?

Les SIRH organisent la transmission des informations et la notification des processus RH selon trois configurations possibles. Dans la première configuration, l’information est transmise en mode « top-down », c’est-à-dire qu’elle est centralisée au niveau du siège et qu’elle est redistribuée de manière descendante. Dans la seconde configuration, l’information est transmise en mode « bottom-up » : ce sont les SIRH locaux qui font remonter l’information vers le Core RH commun. Enfin, on parle de configuration mixte quand on utilise à la fois le « top-down » et le « bottom-up ».

Une entreprise qui souhaite utiliser un SIRH doit inévitablement se poser des questions sur la pertinence d’une configuration par rapport à l’autre à partir de son organisation interne propre.

Avez-vous choisi une intégration progressive ou une intégration big bang ?

En adoptant un SIRH, une entreprise choisit également la méthode d’intégration qui convient le mieux à sa culture d’entreprise. On parle d’une « intégration progressive » quand l’entreprise intègre les différentes fonctionnalités sur son SIRH les unes après les autres et laisse un temps de prise en main entre chaque fonction ; et d’intégration « Big Bang » quand elle procède à une intégration rapide. 

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