Recrutement : Comment construire un dashboard en temps réel connecté à votre ATS ?

En 2017, la revue The Economist faisait grand bruit en publiant un article intitulé « La ressource la plus précieuse du monde n’est plus le pétrole, mais les données. ​» Un sujet qui vient corroborer la transformation de notre économie alors que le numérique est plus présent que jamais. Dans le monde du recrutement, la question des données est stratégique pour recruter mieux, plus rapidement, en automatisant une partie du processus pour attirer les meilleurs talents. Dans ce contexte, la visualisation des données joue un rôle clé.

Et pour ce qui est du recrutement, l’analyse de données offre des perspectives très attrayantes en matière de performance et d’optimisation des budgets engagés. Analyse.

Des données, oui, mais des données utiles !

Chaque solution professionnelle est capable de transformer un point de contact en données. Aujourd’hui, la question n’est donc pas de savoir comment collecter les données, mais plutôt de savoir comment bien les utiliser.

Si les données sont indispensables au bon fonctionnement des entreprises, 86% d’entre-elles affirment qu’elles pourraient aller encore plus loin avec leurs données, 74% déclarent que leur écosystème de données est si complexe qu’il en limite l’agilité, et 50% estiment que les données sont inaccessibles à la plupart des décideurs.

Des problématiques qui sont aussi courantes dans le monde du recrutement. Lorsqu’un comité de direction ou un groupe de travail demande à disposer de données précises sur la politique de recrutement, il n’y a rien de pire que de devoir passer des journées à fouiller dans des tableaux Excel éparpillés sur un réseau local, de solliciter ses équipes pour retrouver et agréger des données manuellement, et de les utiliser sans vraiment savoir si elles sont uniques, utiles, pertinentes et à jour.

La solution réside dans le dashboarding et la data visualization. Le dashboarding définit la capacité d’extraire les bonnes données, de les faire communiquer entre elles (si possible en temps réel), et de définir des tableaux de bord utiles avec des KPI dont les tendances disent quelque chose de votre activité. La data visualization est une discipline qui consiste à rendre lisible les données avec les bonnes couleurs, les bons graphiques, et les bonnes représentations afin d’éviter les biais de jugement. On est ici à la confluence de la data science et du design.

Option 1 : Utiliser les tableaux de bord intégrés à votre ATS

Pour construire un dashboard, il faut s’assurer que votre ATS soit en mesure d’exporter les données qu’il emmagasine vers d’autres systèmes. Cela peut être, par exemple, le nombre d’offres publiées, le nombre de personnes dans votre vivier, le taux de transformation du contact au candidat, et du candidat au nouveau salarié, les délais entre chaque étape, le taux d’abandon, le taux de rétention à 6 mois, la satisfaction des managers et des candidats, etc. La réussite de vos tableaux de bord dépend de la maturité de votre ATS :

• L’export csv : cela vous permet d’exporter toutes vos données et statistiques dans un fichier csv qui pourra ensuite être retraité par un outil spécialisé. C’est un système qui fonctionne, mais qui est loin d’être pratique, car il nécessite des manipulations manuelles et ne permet pas de travailler en temps réel.
• La connexion par API : c’est une technique très utilisée dans le monde du logiciel et qui offre la possibilité de connecter automatiquement un logiciel à un autre en quelques clics (votre ATS avec une solution de visualisation de données par exemple). Concrètement, l’export de vos données peut s’effectuer selon une fréquence déterminée, et vient nourrir vos tableaux de bord à travers un outil tiers. C’est une connexion puissante et efficace, mais qui peut nécessiter de passer par un outil de synchronisation comme Zapier, Make.com ou IFTTT si vos outils ne sont pas capables de communiquer entre eux.

Option 2 : Utiliser une solution tierce de DataVisualisation

La plupart des ATS modernes sont capables de proposer des tableaux de bord efficaces, bien construits et personnalisables. Toutefois, ils ne se basent que sur les données dont ils disposent. Il est fréquent que les recruteurs et les directions des ressources humaines aient besoin d’aller au-delà en ajoutant des données tierces à leurs tableaux de bord comme celles en provenance des outils SIRH et d’onboarding. C’est notamment le cas des données issues de LinkedIn et des autres job boards sur lesquels vous multidiffusez vos offres d’emplois, des informations issues de votre site carrière, si celui-ci est indépendant de votre ATS, de vos campagnes de recrutement sur les réseaux sociaux, des données financières issues de vos outils internes pour mesurer le coût des recrutements, etc.

Une solution de dashboard est capable de se connecter à de très nombreuses sources de données afin de restituer un tableau de bord 100% personnalisé avec des données tierces et propriétaires, afin de prendre des décisions utiles basées sur des données actualisées en temps réel. Il existe d’ailleurs de nombreuses solutions de dashboarding, comme par exemple :

• Power BI : c’est la solution de Microsoft pour traiter tous les sujets de data visualization et de dashboarding. C’est souvent un choix par défaut pour les organisations travaillant déjà avec les produits Microsoft comme Azure, Office 365 et Excel. Power BI est réputée pour être une solution à très bas coût, pour autant très puissante et versatile, capable notamment d’intégrer directement des sources de données et de les transformer pour les rendre utiles directement depuis la solution.
• Tableau : c’est le pionnier du marché, un outil très complet, mais aussi complexe, et qui est davantage destiné aux grandes entreprises dont les ressources permettent de prendre en main la gestion de la data et de financer les développements nécessaires à sa mise en œuvre.
• Data Studio : c’est la plateforme proposée par Google qui se connecte à de nombreuses solutions à l’instar de Google Analytics et Google Search Console afin d’automatiser la collecte de ses données. Avec une offre 100% gratuite et de nombreuses intégrations avec des outils web, font de Data Studio une solution très utilisée par les TPE/PME et entreprises digitales.
• Klipfolio : c’est une solution qui propose des tableaux de bord particulièrement soignés et dont la section ressources est très bien fournie pour aider les débutants à se lancer dans la visualisation de données. La société a par ailleurs développé de nombreux connecteurs avec les solutions leaders de chaque marché pour faciliter le déploiement de tableaux de bord en quelques clics. En revanche, Klipfolio est une société canadienne et la solution n’est pas encore disponible en français.

Cas pratique : Power BI pour une intégration facilitée depuis l’API de votre ATS

Power BI permet de récupérer des données formatées pourvu qu’une URL statique soit disponible. C’est pourquoi il s’agit certainement de la solution la plus simple à intégrer à n’importe quel ATS proposant des API d’export pour les annonces, candidatures, stats, etc.

Si votre ATS met à disposition des URL dédiées afin de récupérer l’ensemble de vos annonces et les volumes de candidatures associées par exemple, vous pourrez automatiser la récupération des données et leur sauvegarde dans les bases de données Cloud de Power BI, le tout en quelques clics, et sans connaissances particulières en matière d’intégration.

Pour ce faire, rendez-vous dans le menu “Get Data” (ajout de données) et sélectionnez la source “Web” :

Ensuite, insérer la route URL de l’API de requête de données communiquée par les équipes de votre ATS :

Une fois la connexion lancée et établie, PowerBI se chargera de récolter et structurer les données dans une base dédiée.

Et voilà ! Vous n’avez désormais plus qu’à créer et éditer vos visualisations de données en vous basant des sources de données mises à jour régulièrement par Power BI.

Avant de vous lancer : cadrez votre besoin et définissez les KPI et metrics à prendre en compte

Il est toutefois important de noter que la solution ne fait toutefois pas tout. Votre priorité doit être d’établir en interne les KPI dont vous avez vraiment besoin avant de vous lancer dans la création de tableaux de bord. Il est d’ailleurs recommandé de commencer avec quelques données simples afin de maîtriser les outils, les options de personnalisation, d’accès et de partage, puis de construire des représentations de plus en plus complexes issues de plusieurs sources.

Un outil de dashboard performant couplé à votre ATS constitue la solution idéale pour faire parler vos données. Vous pourrez ainsi les partager en interne, au sein de votre service, ou en externe, afin de partager des points significatifs aux autres équipes, le cas échéant. De quoi faciliter la collecte et le traitement des données, et de ne plus stresser au moment de réaliser le rapport annuel ou trimestriel de votre organisation.