3 astuces digitales pour optimiser le tri des candidatures !

Attirer l’attention pour faire postuler les candidats est insuffisant si vous ne parvenez pas à bien gérer et optimiser le tri des candidatures. En effet, une gestion efficace des candidatures est essentielle pour tirer profit du travail que vous avez mis en place en amont. Ce serait dommage de louper le candidat idéal par manque de réactivité, alors qu’il vous a envoyé sa candidature. Cela est arrivé à tous les recruteurs de constater trop tard que le CV parfait était juste là, à portée de clic, caché dans la masse des candidatures non-ciblées. Inutile de dire que le candidat idéal n’est alors plus disponible au moment où vous décrochez enfin votre téléphone.

L’enjeu de la gestion des candidatures est l’efficience. Vous devez être en mesure de traiter efficacement et rapidement toutes vos candidatures. Or, la lecture de chaque CV, le tri, la qualification et la vérification des informations clés implique un processus très chronophage. Sans compter que la valeur ajoutée est relativement faible pour un recruteur. Ce dernier doit surtout être en contact direct avec des candidats qualifiés, et non à perdre son temps à gérer le volet administratif des candidatures. À l’aide du digital, les candidatures peuvent être triées de façon automatique pour leur majeure partie. Vous n’avez donc plus besoin de consacrer autant de temps au traitement des candidatures. Séduisant sur le papier ! Mais en pratique, comment vous y prendre pour gagner du temps tout en tirant le meilleur de la gestion de vos candidatures ?

 Optimiser le tri des candidatures : parsing, matching et scoring de CV

Plus d’un tiers des offres d’emploi liées à la fonction commerciale-marketing attirent au minimum 100 candidatures chacune en quelques jours  (source : Étude APEC). Indépendamment des métiers pour lesquels vous recrutez (plus ou moins tendus sur le marché candidats), il va vous falloir optimiser la gestion de vos candidatures si vous ne voulez pas passer des heures à les trier une par une.

Les processus de recrutement ont souvent tendance à s’étaler dans la durée (jusqu’à plus de 10 semaines pour 15 % des employeurs (baromètre de la recherche d’emploi de meteojob de janvier 2020). Avec l’organisation des entretiens, l’étape du « déchiffrage » des candidatures est celle qui fait perdre le plus de temps aux recruteurs. Sans les bons outils, il s’avère extrêmement long de vérifier que chaque CV possède la formation, le niveau de langue et les technologies requis pour le poste. De même, valider la cohérence du parcours et des dates mentionnées par le candidat peut sembler interminable. Dans ces conditions, que pouvez-vous faire pour vous concentrer uniquement sur les candidatures ciblées répondant précisément au profil recherché ?

Utiliser la fonction recherche « CTRL F » est un bon début pour identifier les mots-clés (exemple : Java J2EE, certification APICS, etc.), bien que cette technique soit très limitée. C’est précisément là que le parsing et le matching de candidatures vont grandement simplifier votre quotidien de recruteur.

1) Le parsing de CV ou l’OCRisation

Le parsing de CV, ou extraction de données à partir d’un CV, consiste à identifier et extraire automatiquement l’ensemble des informations d’un CV et à les qualifier dans une base de données. Il suffit par la suite de créer des filtres automatiques sur les champs souhaités afin de filtrer les candidatures selon des termes que vous avez préalablement définis dans votre solution de parsing. Le parsing vient de l’anglais to parse, qui signifie « analyser ». Concrètement, depuis votre ATS (Applicant Tracking System ou logiciel de recrutement), vous créez des « tags », c’est-à-dire des termes précis relatifs aux informations que vous recherchez sur les CV à analyser. Ces informations peuvent par exemple concerner les formations (« école d’ingénieur », « formation en développement web »), les expériences professionnelles (« chargé de recrutement », « responsable grands comptes ») ou les compétences (« anglais bilingue », « gestion des flux ») de vos candidats. Tous ces termes seront alors mis sous une forme unique pour l’ensemble des CV considérés. Le but ? Qualifier automatiquement les CV grâce à des filtres. Cela facilite considérablement votre lecture et la recherche des informations pertinentes dans le volume des candidatures reçues. 

Le potentiel du parsing de CV est immense. Imaginez que vous ayez reçu 250 candidatures pour un même poste. Vous décidez de les trier en remplissant un tableau de suivi selon les données suivantes : nom, prénom, e-mail, téléphone, niveau d’études, années d’expérience professionnelle et niveau de langue. Vous pouvez soit le faire à la main et y passer facilement une journée, soit utiliser un logiciel de parsing. Celui-ci va lire tous vos CV, identifier les informations recherchées et les inscrire dans les colonnes adaptées de votre tableau de suivi. Le tout en quelques secondes.

2) Le matching de CV

Le matching de CV a pour but de vous assister lors du tri de candidatures afin de prioriser le traitement des meilleures d’entre elles. Il repose sur des outils digitaux, qui comparent en temps réel les caractéristiques (via une recherche sémantique) d’un CV et d’une offre de poste afin de donner un score de compatibilité entre les deux. Grâce à un pourcentage de « match », le matching vous indique si le CV correspond objectivement à votre poste.

Le score obtenu vous est communiqué une fois que les « passerelles » ont été établies entre le CV et votre poste. À partir de 75 % de match, le profil est considéré comme pertinent pour le poste. En dessous de ce score, vous devez explorer davantage la candidature pour affiner son traitement. Vous pouvez alors lire sa lettre de motivation ou organiser un entretien téléphonique. Le matching devient alors manuel : c’est à vous d’évaluer le candidat au-delà des critères objectifs du matching automatique, en prenant en compte la personnalité du candidat, ses soft skills, sa motivation, son adéquation à votre culture d’entreprise, etc.

3) Le scoring de CV 

Comme le matching, le scoring simplifie le traitement de vos candidatures à l’aide d’outils d’automatisation. Il s’agit d’un système de filtres, lesquels, dès lors qu’ils sont déclenchés, comptent des points sur une candidature. Cela permet de prioriser le traitement des candidatures selon un nombre de points de pertinence attribués automatiquement. Par exemple, pour un profil de commercial international, vous pouvez déterminer la règle de scoring selon le niveau de langue : 5 points pour un anglais natif, 2 points pour un niveau d’anglais courant, etc. Vous pouvez y ajouter un score basé sur l’expérience du candidat : 5 points pour plus de trois ans d’expérience à l’étranger, 3 points pour une expérience internationale allant de un à trois ans, etc. Ainsi, vous avez la possibilité de traiter en priorité les candidats présentant le plus haut score selon vos critères de sélection.

Allier parsing, matching et scoring de CV est le meilleur moyen d’évaluer équitablement toutes les candidatures à une annonce, sans risque de discrimination. Le tri automatisé tient uniquement compte des compétences réelles de vos candidats.

Les procédés de parsing et de matching reposent sur l’utilisation d’outils digitaux spécialisés. Par ailleurs, vous pouvez aussi directement les retrouver dans un ATS performant.

Exemple d’un scoring de profils selon un score complet basé sur un test d’assessment, l’expérience des candidats et leur note de motivation.  

L’ATS, un outil tout-en-un pour optimiser le tri des candidatures

 De nombreux logiciels de recrutement sont désormais capables de faire un tri précis et qualitatif de tous les CV contenus dans leurs bases. Voici des exemples concrets de ce qu’un ATS peut faire à votre place :

• Centraliser en un seul et même endroit les candidatures provenant de différents canaux (candidatures spontanées sur le site carrières, réponses aux annonces publiées sur les sites emploi, candidatures provenant des réseaux sociaux, cooptation, candidatures sur site (à l’aide d’une application mobile de scan de CV, etc.).
• Qualifier les CV d’une base de données grâce au parsing et au scoring selon les critères de sélection que vous aurez paramétrés (à la manière des recherches booléennes sur les jobboards).
• Enregistrer la version la plus à jour du CV d’un candidat, tout en conservant en mémoire les versions antérieures (pour repérer d’éventuelles omissions ou modifications dans le parcours du candidat).
• Historiser les candidatures et les relier à une fiche candidat unique.
• Améliorer le suivi en faisant passer une candidature d’une étape à une autre du processus de recrutement en seulement quelques clics (par exemple de la catégorie « Candidatures retenues » à « Candidatures shortlistées »).
• Conditionner l’avancée d’un candidat dans le processus de recrutement à la validation par chaque partie prenante (chargé de recrutement, responsable RH, manager n+1, directeur de BU, etc.).
• Relancer et tagguer manuellement les autres intervenants du processus de recrutement afin de recueillir leurs avis sur les candidats (validation de CV, validation à la suite des entretiens, etc.).
• Digitaliser et répertorier les informations relatives à un candidat, tels que des feedbacks (positifs ou négatifs), les retours à la suite de prises de références ou tout autre commentaire des recruteurs.

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