Les TPE et PME réussissent respectivement 54 et 57% de leurs recrutements contre 70% pour les grands groupes. En revanche, les recrutements les plus qualitatifs sont deux fois plus importants chez les TPE et PME avec 19% et 20% d’embauches correspondant parfaitement aux attentes contre seulement 8 à 10% pour les grands groupes, selon une enquête You-Trust publiée en 2017.
Déterminer les coûts de recrutement est très complexe. Il s’agit d’une étude qui nécessite une analyse approfondie du fonctionnement propre de chaque entreprise. De nombreux facteurs sont à prendre en compte tels que la taille de l’entreprise, la structure organisationnelle de même que la stratégie de recrutement. Les différentes étapes du process, de la définition du besoin à l’intégration du nouveau collaborateur en passant par la recherche et la sélection des candidats, vont générer aussi bien des coûts internes et externes que des coûts visibles et invisibles.
Vous êtes directeur administratif et financier, vous souhaitez en apprendre plus sur les étapes les plus coûteuses du recrutement dans le but d’optimiser la stratégie de recrutement de votre entreprise ? Cet article est fait pour vous !
Les étapes les plus chronophages du recrutement
Les 5 principaux outils de sourcing en recrutement : sites internet d’offres d’emploi à 91%, sites Pôle Emploi et Apec à 77%, candidatures spontanées à 73%, cooptation à 71%, réseaux sociaux à 70%, d’après une enquête RégionsJob sur le recrutement en 2017.
Mesurez le rapport « temps passé / taux horaire »
Un processus de recrutement va mobiliser différents collaborateurs de plusieurs services sur un temps donné. Pour mesurer le coût d’un recrutement, on calculera le rapport entre le temps passé à l’exécution de chaque tâche et le taux horaire de chaque collaborateur concerné.
Il convient cependant de rester vigilant car il existe des coûts visibles et des coûts invisibles. Pour les coûts visibles, vous pouvez prendre en compte le temps consacré à l’analyse du besoin, à la rédaction de la fiche de poste, à la définition du profil recherché, aux entretiens, aux échanges avec les candidats, à l’analyse des candidatures, à la création des supports de sélection, à la diffusion des offres, aux échanges entre collaborateurs, etc. Ces différentes étapes seront généralement attribuées à l’équipe RH et aux managers qui ont émis le besoin en recrutement.
Pour les coûts invisibles, il faudra prendre en compte les coûts en « support du process » qui correspondent au temps passé par les personnes qui ne sont pas directement intégrées au service RH : équipes administratives qui répondent aux appels et font l’accueil, le service informatique ou encore la direction.
Quelles sont les étapes les plus coûteuses ?
Sans grande surprise, les étapes les plus coûteuses sont celles qui vont mobiliser du temps alors qu’elles peuvent être automatisées. Vous pouvez gagner du temps sur l’organisation des plannings, la diffusion des annonces, la sélection des candidatures, la validation des compétences, les processus de pré-sélection vidéos, etc., en utilisant des outils numériques tels que des ATS, pour « Applicant Tracking System ».
Par exemple, la solution Cegid Digitalrecruiters vous permet de réduire les coûts administratifs en divisant le temps destiné au traitement des candidatures par trois.
Les étapes de recrutement facturées
D’après l’enquête « les tendances du recrutement en France en 2017 » réalisée par LinkedIn Talent Solutions, 21% des entreprises interrogées investissent dans des outils de recrutement et 22% investissent dans des agences de recrutement.
Mesurez le rapport « qualité/prix »
Vous avez peut-être déjà fait le choix de transformer une partie des étapes de recrutement en frais externes en faisant appel à des cabinets de recrutement ou en installant un ATS. Le cabinet de recrutement prend en charge la recherche, la sélection et l’évaluation de candidats et son coût représente en moyenne 20% du salaire brut annuel de votre nouvelle recrue.
Le prix mensuel d’un ATS peut varier de quelques dizaines à plusieurs centaines d’euros en fonction des besoins et de la taille de l’entreprise. Il existe également des frais liés à la diffusion d’offres sur les sites internet et on peut également intégrer les coûts de structure (frais administratifs, frais de téléphone, etc.) dans les coûts de recrutement « facturés ».
Se pose alors la question du meilleur rapport qualité/prix. Quel support vous offre le plus de flexibilité et le plus d’options ?
Quelles sont les étapes les plus coûteuses ?
Les étapes « facturées » les plus coûteuses sont celles qui vont générer des coûts cachés, comme par exemple dans le cas de l’achat d’un logiciel de recrutement utilisé sur un serveur interne à l’entreprise qui génèrera des coûts d’installation, de formation ou encore d’entretien.
À l’inverse, un logiciel fonctionnant en mode SaaS offre la possibilité de mise-à-jour automatique sans frais supplémentaires à ceux de son installation. Il existe également des achats de services nécessaires au processus de recrutement facturés individuellement comme les différents sites de diffusion d’offres d’emploi. En utilisant le logiciel Cegid Digitalrecruiters, vos offres d’emplois peuvent être diffusées sur de multiples réseaux et vous pouvez également profiter des sites partenaires gratuits.
Les étapes de recrutement qui représentent un manque à gagner pour votre entreprise
D’après une enquête Dares du Ministère du Travail de 2015, 12,7% des recrutements en CDI ne passent pas la période d’essai et plus d’1/3 des contrats en CDI sont rompus la première année.
Agir sur les coûts « d’improductivité »
Certaines étapes du recrutement vont générer un manque à gagner, ou pire, une perte financière si elles sont mal appréhendées. On peut prendre en compte le manque à gagner lié au fait que le poste pour lequel vous recrutez soit « vacant », c’est-à-dire que personne ne prend en charge le volume de travail attribué à ce poste. Il peut également exister un coût d’improductivité quand la nouvelle recrue est en période d’apprentissage et n’est pas pleinement opérationnelle dès le début.
Dans tous les cas, il y aura obligatoirement une période d’adaptation et donc de sous-productivité. Bien recruter et fidéliser dès le début une nouvelle recrue permet d’éviter la multiplication de ces périodes et donc les pertes associées.
Quelles sont les étapes les plus coûteuses ?
On peut citer un délai de recrutement trop long, un processus de formation bâclé, précipité, ou qui mobilise trop fortement les collaborateurs opérationnels et managers. Une fois de plus, l’utilisation d’un ATS comme celui développé par Cegid Digitalrecruiters vous permettra d’agir sur le délai de recrutement et l’efficacité de votre organisation entre les différentes parties prenantes pour une optimisation maximale.
Les étapes de recrutement les plus coûteuses dépendent de votre société et de son mode de fonctionnement propre. Seule une analyse approfondie de vos besoins en personnel pourra vous éclairer afin d’opter pour la meilleure solution de recrutement. Cependant, vous disposez désormais d’axes de réflexion pour optimiser vos dépenses en recrutement en gardant bien en mémoire que ce qui augmente de façon exponentielle vos coûts de recrutement, est le volume de « recrutements ratés ».
Mettez toutes les chances de votre côté pour trouver l’élément indispensable à votre entreprise et ne négligez pas votre processus d’onboarding. Quand vous aurez trouvé votre perle rare, veillez à l’intégrer à votre entreprise dans les meilleures conditions pour ne pas avoir à tout recommencer une nouvelle fois !
Si cet article vous a plu, je vous invite à télécharger notre livre blanc « Les outils permettant d’améliorer la qualité (efficacité et efficience) du recrutement » ou à nous contacter directement.
