La réussite d’un recrutement dépend du profil recruté et de son adéquation avec le poste, mais aussi de la qualité de la phase d’intégration. L’intégration est la dernière étape du processus de recrutement et ne doit pas être assimilée uniquement à la période d’essai du collaborateur. Comment réussir l’intégration d’un nouvel embauché en cette période de télétravail généralisé ?
Dans cet article, un retour sur les fondamentaux de l’intégration d’un nouveau collaborateur, et sur la particularité d’un onboarding à distance.
La phase d’intégration : une étape du processus de recrutement qui conditionne sa réussite
Le recrutement ne s’arrête pas à l’arrivée du nouveau collaborateur. De nombreuses entreprises ont tendance à assimiler période d’essai avec période d’intégration, or ce sont deux éléments distincts. La période d’essai comme son nom l’indique correspond à une période d’évaluation des capacités du salarié, c’est ainsi une disposition contractuelle visant à valider ou non la bonne adéquation de la nouvelle recrue à son poste en termes de compétences, mais aussi de savoir-être.
L’intégration, quant à elle, consiste à accompagner le candidat sur sa prise de poste pour justement l’aider à valider sa période d’essai. C’est un processus qui démarre avant l’arrivée du collaborateur (préparation de son poste de travail, des éléments administratifs, etc.) et qui se termine, selon les entreprises, quelques semaines voire plusieurs mois après la prise de poste, comme chez le Groupe Renault qui met en place des parcours d’onboarding très qualitatifs s’étalant sur un an et demi pour chaque nouvelle recrue.
L’intégration est essentielle pour limiter les départs prématurés
La phase d’intégration revêt plusieurs enjeux stratégiques. Tout d’abord, bien intégrer le collaborateur, c’est accélérer sa montée en autonomie sur son poste. Mieux il est intégré, plus vite il sera autonome et en capacité d’être pleinement productif. Ensuite, c’est lors de la phase d’intégration que le sentiment d’appartenance du candidat devenu collaborateur se développe. L’enjeu de l’attachement à l’entreprise se joue dès les premiers jours, il est difficile de rattraper un départ raté. En effet, si dès son arrivée, le collaborateur est peu voire pas considéré (pas de matériel, pas d’accueil organisé, pas de planning d’intégration de prévu, etc.), celui-ci aura tendance à douter de son choix et pourra mettre fin à sa période d’essai plus facilement. Ainsi, la qualité de l’intégration d’une nouvelle recrue conditionnera sa motivation à rester.
Par ailleurs, une intégration peu soignée, se traduit bien souvent par un départ prématuré provoquant une perte financière non négligeable pour l’entreprise. Le processus de recrutement et la recherche de candidats représentent un coût financier certain, et perdre la nouvelle recrue à l’issue de tous ces efforts déployés, constitue une perte d’investissement financer pour l’entreprise.
D’autres coûts sont imputés à l’échec d’une intégration, notamment le temps homme passé sur le recrutement et l’intégration. Enfin, ce mariage raté contribue également à véhiculer une mauvaise image de l’entreprise, dans l’entourage personnel et professionnel du collaborateur déçu, mais aussi au sein même des effectifs de l’entreprise lesquels se questionnent sur les raisons de ce départ, et peuvent même être amenés à s’interroger sur leur propre présence au sein de l’organisation.
La phase d’intégration démarre dès l’étape du recrutement
Le processus d’intégration démarre bien avant la signature du contrat de travail. De manière informelle, il est possible de développer le sentiment d’attachement à l’entreprise dès l’étape de l’entretien d’embauche. Les bons recruteurs le savent, dès lors qu’ils tiennent une pépite en entretien, l’échange prend une tournure particulière. Tout en respectant les éléments clés de l’entretien, à savoir évaluer le plus objectivement possible le parcours du candidat, ses qualités humaines et ses compétences techniques, il est possible pour le recruteur de susciter un certain engagement de la part du candidat dès cette étape. Ainsi, la manière dont on accueillera le candidat, avec plus ou moins de respect et de bienveillance, déterminera son choix de vous rejoindre et représente les fondations de la phase d’intégration à venir. L’adage “la première impression est toujours la bonne” est valable aussi côté candidats, pour lesquels le feeling positif de l’entretien laisse présager une bonne phase d’intégration.
Quelles sont les différentes étapes du processus d’intégration ?
Le processus d’intégration est propre à chaque entreprise, néanmoins pour être optimal il doit comporter au moins 4 étapes clés :
- La création d’un lien avant l’arrivée du collaborateur. Le recruteur, le manager qui accueillera la nouvelle recrue dans ses équipes, doivent contacter le candidat par téléphone de manière informelle. Si le délai entre la signature du contrat et son arrivée est relativement long (période de préavis assez longue, date de démarrage éloignée, etc.), il est important de maintenir un lien par téléphone, par mail.
- L’attribution d’un parrain ou d’une marraine d’intégration. Appelé également “buddy” dans les starts-up, le parrain ou la marraine d’intégration prendra sous son aile le nouveau collaborateur et aura pour mission de mobiliser ses futurs collègues. Le Buddy informe de l’arrivée du nouveau salarié, explique les motifs de recrutement, dans quelle équipe, et quelles missions il aura. Ainsi, l’ensemble des collaborateurs sont informés et invités à faciliter la prise de poste de la nouvelle recrue. Le Buddy se charge de présenter les différentes équipes au nouvel arrivant et suit les aspects pratiques afin de faciliter son intégration.
- La première journée ou l’accueil du collaborateur. Le nouvel arrivant rencontre son manager, le directeur de l’entreprise également. Lors d’un entretien RH, il se voit rappeler ou préciser ses missions, son rôle, les règles en vigueur dans l’entreprise et la précision des éléments pratiques (livret d’accueil recensant les informations générales sur l’entreprise, modalités administratives, etc.)
- Le suivi de l’intégration sur le long terme. Le collaborateur doit faire des points réguliers avec son manager, mais aussi son parrain tout au long de la période d’intégration. Pour veiller au bon déroulement de sa prise de poste, à son bien-être sur le poste et lever tous les éventuels points bloquants, ce “double-suivi” est indispensable. Des rendez-vous formels avec le manager sont ainsi complétés par des points réguliers informels avec le Buddy qui faciliteront le partage d’expérience et la bonne intégration de la nouvelle recrue.
Le rôle du nouvel arrivant dans la phase d’intégration
L’entreprise a un rôle à jouer dans l’onboarding d’un nouveau salarié, et celui-ci a aussi des obligations. Tout d’abord, la nouvelle recrue doit faire preuve d’écoute, durant toute la période d’intégration : écouter, observer et poser des questions est indispensable. Le nouveau salarié est acteur de son intégration et une attitude ouverte et volontaire participera à sa bonne intégration. Il ne doit pas hésiter à faire part de ses remarques et/ou de ses interrogations afin de lever les éventuels points de blocage et montrer qu’il est pleinement investi dans sa phase de découverte de l’entreprise.
L’onboarding à distance : une adaptation nécessaire
Recruteurs comme managers se posent la question de comment réussir à intégrer une personne à distance. Pour les entreprises ayant déjà formalisé un parcours d’intégration efficace, il serait contre-productif de le supprimer. En effet, la parcours d’intégration, à l’image du travail à distance, peut s’adapter aux nouvelles contraintes sanitaires et continuer à exister. Le risque serait de décider de le réduire à son maximum, voire de ne plus onboarder les nouvelles recrues sous prétexte qu’elles seraient non présentes physiquement dans l’entreprise.
Plusieurs cas de figures co-existent. Tout d’abord, quand cela est possible au regard des contraintes sanitaires, il faut privilégier le contact humain avec la nouvelle recrue. La faire venir les premiers jours, privilégier des moments d’échange avec les collaborateurs présents, également ceux d’autres services. Ensuite, quand le nouvel arrivant commence à prendre ses marques et a rencontré son manager, son buddy, celui-ci peut tout à fait, comme les autres collaborateurs, passer en travail à distance, soit en full remote, soit quelques jours par semaine en fonction de l’organisation de l’entreprise. L’enjeu sera d’organiser des points très réguliers pour former et accompagner la prise de poste.
L’onboarding d’un collaborateur à distance repose ainsi sur son manager. La qualité et la régularité du suivi, la bienveillance à son égard, l’écoute, favoriseront une bonne prise de poste de la nouvelle recrue et réduiront le risque de départ prématuré.
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