Analyses, découvertes et conseils
pour gérer votre recrutement efficacement

Le recrutement nécessite de la méthode et des outils, recevez chaque semaine
notre sélection de conseils en vous inscrivant à la newsletter :

Entretien annuel individuel (EAI) : mode d’emploi

Entretien annuel individuel : mode d'emploi

Seulement 4,8% des entreprises interrogées profitent de l’entretien annuel individuel pour le développement de la carrière du collaborateur (Enquête RH : Entretiens annuels d’évaluation – Lucca – 2019)

L’entretien individuel annuel est un outil de pilotage des activités RH. Bien qu’il ne soit pas obligatoire (à moins d’être prévu dans la convention collective), il offre un espace d’échange entre salariés et employeurs qui permet de renforcer ou d’améliorer leur collaboration à court et moyen terme. Dans l’article suivant, découvrez le mode d’emploi de l’entretien individuel annuel et les bonnes pratiques à adopter pour sa réussite. 

1) L’entretien annuel individuel, un processus d’amélioration continue !

29% des professionnels interrogés ont mis en place un entretien d’évaluation en entreprise pour faire la revue des objectifs d’équipe et 21% pour évaluer la performance des employés et fixer les augmentations (Enquête RH : Entretiens annuels d’évaluation – Lucca – 2019)

Quand l’entretien individuel annuel est bien mené – c’est-à-dire qu’il ne se présente pas comme un dispositif de contrôle, mais plutôt comme un lieu d’échange pour faire réfléchir ensemble managers et salariés – il agit comme un levier de motivation pour les salariés et leur donne l’opportunité de valoriser leur implication dans l’entreprise.

Faire le bilan du passé et définir un avenir commun

L’entretien individuel annuel s’inscrit dans un processus d’amélioration continue. Il vise à faire le bilan sur les missions et les objectifs atteints et constater si l’entreprise a bien mis à disposition du salarié les moyens et les ressources qui lui permettent d’atteindre ou non ces objectifs. C’est également l’opportunité de définir de nouveaux objectifs individuels ou collectifs pour aligner ceux visés par l’entreprise avec ceux du salarié.

Savoir apprécier l’implication des salariés !

D’un point de vue plus individuel, l’entretien individuel annuel évalue la performance et les compétences du salarié et met en évidence ses points forts et ses points faibles. C’est donc l’opportunité de définir les axes d’amélioration et de développement de compétences pour faire évoluer le poste du salarié au fur et à mesure des tâches qu’il parvient à maîtriser. L’entretien individuel annuel s’intéresse aussi bien aux compétences techniques qu’aux soft skills, il favorise donc une évaluation globale de la performance du salarié en entreprise.

Enfin, l’entretien individuel annuel donne l’opportunité à l’employeur d’accorder ou non une augmentation au salarié à partir des éléments dont il dispose pour évaluer la performance du salarié. Le salarié a ainsi la possibilité de justifier sa plus-value à l’entreprise.

Les raisons qui motivent la mise en place de campagnes d’entretiens annuels sont principalement managériales comme la revue des objectifs des équipes (29 %) ou l’évaluation de la performance des salariés pour fixer les augmentations (21 %). - Source : appvizer.fr

Les raisons qui motivent la mise en place de campagnes d’entretiens annuels sont principalement managériales comme la revue des objectifs des équipes (29%) ou l’évaluation de la performance des salariés pour fixer les augmentations (21%). – Source : appvizer.fr

À lire aussi : Quel ATS choisir pour réussir vos recrutements ? 

2) L’entretien annuel individuel est encadré par un cadre juridique

1 collaborateur sur 4 ne comprend pas le processus d’entretien annuel de sa société et 1 sur 6 ne le connaît même pas (Enquête RH : Entretiens annuels d’évaluation – Lucca – 2019)

L’entretien annuel individuel est mis à la disposition de l’employeur

L’entretien annuel individuel est un outil d’évaluation du salarié qui peut avoir lieu tous les six mois, tous les ans ou tous les deux ans. À moins d’être intégré à la convention collective, il n’est pas obligatoire et relève du droit de l’employeur à évaluer ses employés. C’est donc un outil utilisé à la demande de l’employeur. Un salarié qui est convoqué à un entretien annuel individuel a l’obligation de se présenter à l’entretien. 

L’entretien annuel individuel doit protéger l’intégrité des salariés

Cet entretien est susceptible d’avoir des conséquences sur les conditions de travail des salariés et peut  se révéler être une source de stress puisqu’il permet le contrôle de l’activité du salarié. Par conséquent, le CHSCT et le CE doivent être consultés avant la mise en place des entretiens. Les délégués du personnel disposent d’un droit d’alerte au cas où les procédés d’évaluation porteraient atteinte aux libertés individuelles. Il n’est pas possible par exemple de discuter de sujets qui sont liés à la vie personnelle du salarié.

Le salarié doit pouvoir préparer son entretien annuel individuel

L’employeur a l’obligation d’informer le salarié sur les techniques d’évaluation professionnelles utilisées et de prévenir de la date de l’entretien suffisamment à l’avance pour que le salarié ait le temps de préparer son entretien. D’après l’enquête « Entretiens annuels d’évaluation » (Lucca – 2019), 18,4% des sondés ne reçoivent jamais la grille d’évaluation avant l’entretien et 18,4% des sondés ne la reçoivent qu’une semaine avant ce qui ne leur laisse pas assez de temps pour préparer l’entretien.

L’entretien annuel individuel est un outil aussi bien pour le manager que pour le salarié, il convient donc de s’assurer que chacun dispose de tous les éléments nécessaires à la réussite de l’entretien. Ainsi, Fabien Lucron, expert en rémunération variable et directeur du développement du cabinet Primeum, explique dans un récent article dédié à la réalisation de l’entretien annuel à distance : « en tant que manager, vous devez absolument prévoir le rendez-vous d’entretien annuel d’évaluation suffisamment à l’avance et demander au collaborateur de le préparer. Même si l’entretien par visioconférence vous semble moins formel qu’un échange réalisé dans vos locaux, il n’en reste pas moins un entretien de motivation qui doit être préparé tout autant par le manager que par le collaborateur ». (source : primeum.com)

L’auto-évaluation a pourtant un but crucial, celui de lancer la discussion sur une base commune. En s’autoévaluant, le collaborateur prend le temps de réfléchir à l’année écoulée et à ses aspirations futures. - Source : appvizer.fr

L’auto-évaluation a pourtant un but crucial, celui de lancer la discussion sur une base commune. En s’autoévaluant, le collaborateur prend le temps de réfléchir à l’année écoulée et à ses aspirations futures. – Source : appvizer.fr

L’obligation de confidentialité

Toutes les informations échangées pendant l’entretien demeurent confidentielles sauf celles qui ont bien évidemment besoin d’être portées à la connaissance du service RH. De plus, si l’évaluation se fait sur un support informatisé, il est nécessaire de faire une déclaration à la CNIL.

À lire aussi : Quel est l’impact du RGPD sur le recrutement ? 

3) L’entretien annuel individuel, les étapes à ne pas négliger !

71% des entreprises abordent au moins trois grands sujets au cours de leurs entretiens annuels (Enquête RH : Entretiens annuels d’évaluation – Lucca – 2019)

Participer activement à la rédaction du questionnaire d’évaluation !

L’entretien annuel individuel se fait en présence du manager direct du salarié et on utilise comme support d’évaluation une fiche ou une grille d’évaluation. Il existe de nombreux modèles de questionnaires déjà rédigés pour réaliser une fiche d’évaluation. Cependant, il est conseillé de faire intervenir les managers et même les salariés dans la rédaction du contenu de la grille d’évaluation afin de bénéficier de leurs retours d’expérience sur la pertinence des questions. 

Le manager et le salarié sont invités à préparer l’entretien en amont à partir des entretiens réalisés précédemment et à partir des éléments qui sont propres au profil du salarié comme la fiche de poste et l’historique des formations suiviesLe manager doit faire le point en amont sur les points forts et faibles du salarié et anticiper sur quelques axes d’amélioration à proposer ainsi que sur les objectifs à mettre en place. Le salarié peut faire le bilan de ses missions et trouver des exemples pour illustrer ses réussites et ses difficultés.

À lire aussi : Le nouveau rôle des RH à l’heure de la transformation des organisations 

Équilibrer le contenu de l’entretien

Pour qu’un entretien individuel annuel soit efficace, il faut savoir prioriser les thèmes à aborder. Certes, il y a un bilan à faire, mais celui-ci concerne des faits appartenant au passé sur lesquels le manager n’a plus de contrôle. Il a donc intérêt à passer plus de temps sur les sujets qui traitent des améliorations à mettre en place ou du développement de carrière à favoriser, car ce sont des éléments qu’il va pouvoir influencer et qui vont contribuer à l’amélioration de la performance du salarié. « Différentes phases clés doivent se succéder pour garantir la réussite de cet échange : une phase d’écoute, où chacun a la possibilité de donner son avis et de l’argumenter, une phase d’évaluation au sens réel du terme dédiée à l’analyse objective des réalisations du collaborateur et enfin une troisième et dernière phase, dite de projection, au cours de laquelle les pistes de progression pour l’année à venir sont évoquées »  détaille Fabien Lucron, expert en rémunération variable dans un article Primeum dédié à l’entretien annuel d’évaluation à distance publié en avril dernier. 

Profiter d’un moment d’échange !

L’entretien annuel individuel est parfois mal vécu par les salariés parce qu’il ressemble à un examen de contrôle… mais tout est question de perspective ! L’entretien annuel individuel est un moment d’échange entre le manager et le salarié. Aux responsables RH ou au manager de rassurer le salarié sur l’objectif de l’entretien et de lui faire comprendre qu’il est libre de partager son point de vue sans réprimande. Ne pas utiliser pas non plus l’entretien pour faire des règlements de comptes ou pour ne pointer que les faiblesses du salarié : il faut trouver l’équilibre pour développer une collaboration constructive à but professionnel et mettre l’ego de côté.

Aller au bout du processus !

Les échanges avec les salariés sont précieux pour avancer dans une même direction. Il faut donc prendre le temps d’aller au bout du processus : le manager réalise un compte-rendu d’entretien pour faire un meilleur suivi que le salarié n’est pas obligé de signer, mais il est nécessaire de retourner les grilles d’évaluation aux responsables RH. D’après l’enquête Entretiens annuels d’évaluation (Lucca – 2019), 55% des responsables RH interrogés ne récupèrent jamais la totalité des grilles d’entretiens remplies et pourtant, c’est souvent dans les grilles non récupérées que figurent les informations les plus urgentes à traiter, car ce sont celles qui peuvent révéler un point de friction entre salarié et manager ou un désengagement du salarié.

De même, si les actions discutées en entretien ne sont pas mises en place par la suite, le salarié risque de douter de l’utilité de l’entretien et de ne plus s’investir. Il faut donc sensibiliser les managers à l’importance d’aller au bout du processus pour rendre l’entretien annuel individuel efficace !

Si cet article vous a plu, je vous invite à télécharger le chapitre de notre livre blanc « La mesure de la qualité des recrutements »  ou à nous contacter directement.

Crédit photo : Pexels

Livre Blanc : La mesure de la qualité des recrutements

Mesurer la qualité de recrutement pour améliorer les processus est d’abord et avant tout un acte économique. Car un recrutement réussi permet de belles économies ! Découvrez la marche à suivre et les bénéfices à la clé.