Comment maintenir le lien entre les équipes dispersées ?

Avec le temps il est de plus en plus difficile de maintenir le lien entre les équipes dispersées, 34% des télétravailleurs saturent avec le télétravail (infographie Baromètre T4 Empreinte Humaine – Crise Covid-19 : les nouveaux risques psychosociaux du télétravail – 2020)

Premier confinement, deuxième confinement, couvre-feu, menace quotidienne d’un troisième confinement… le travail à distance semble s’être installé pour de bon et la nouveauté ayant perdu de sa fraîcheur, il est temps de se recentrer sur ce qui permet réellement de conserver le lien entre les équipes pour ne garder que l’essentiel. Dans l’article suivant, nous vous donnons quelques pistes pour maintenir le lien entre vos équipes dispersées. 

1. Valorisez autant le lien professionnel que le lien personnel au travail

73% des personnes interrogées trouvent que les rôles qui leur sont assignés sont clairs (infographie Baromètre T3 Empreinte Humaine – focus télétravail, les facteurs de bien-être et de risques psychosociaux – 2020)

Dans le milieu professionnel, il y a deux types de lien : le lien professionnel qui concerne les rapports que l’on entretient dans le but de réaliser des tâches professionnelles ; et le lien personnel au travail qui concerne les rapports que l’on entretient par sympathie envers ses collaborateurs. Quand on cherche à maintenir le lien à distance, on cherche à maintenir ces deux liens et à les équilibrer.

Le lien professionnel, c’est ce qui va permettre de continuer à faire avancer l’entreprise mais c’est également ce qui va permettre à chaque collaborateur de rester concentrer et de tenir un cap. Savoir ce que l’on doit faire, ce qui est attendu de nous au travail, nous aide à maintenir notre attention sur des objectifs pour éviter de céder à la panique et au stress ambiant.

Cependant, si l’on n’investit que le lien professionnel, si les échanges ne tournent qu’autour du travail, on court le risque de se fatiguer mentalement parce qu’il n’y a pas de sas de décompression et parce que le travail peut être source de frustration au quotidien. On agit comme des robots sous pression et non plus comme des êtres humains, friands d’interactions sociales.

Il est donc nécessaire de maintenir également des liens personnels et informels entre collaborateurs (Le bien-être au travail vous intéresse ? Je vous invite à lire cet article Bien-être des collaborateurs : comment améliorer la qualité de vie au travail ?) La distance ne doit pas empêcher de partager des moments à rire ensemble ou à râler après le système. Surtout en cette période de couvre-feu qui nous laisse juste assez de temps pour travailler et nous prive de tout le reste comme les soirées entre amis, les sorties mondaines et le sport en structure.

Tout ce qui permet de garder le lien malgré la distance est donc aussi bien au service des objectifs professionnels que du besoin d’interactions sociales.

2) Maintenez la communication avec justesse pour  maintenir le lien  

50% des personnes interrogées font semblant d’être de bonne humeur (infographie Baromètre T3 Empreinte Humaine – focus télétravail, les facteurs de bien-être et de risques psychosociaux – 2020)

Si au tout début du travail à distance, tout le monde regorge d’idées pour continuer à communiquer à coup de visioconférences tous les deux jours, le télétravail dans la durée tend à lasser des ordinateurs et des sollicitations virtuelles, si bien qu’il faut savoir doser pour maintenir la communication.

Mettez en place un rituel pour canaliser certaines interactions sociales

Dans un premier temps, il est nécessaire de ritualiser certaines interactions. Sur un chat partagé, si tout le monde se dit bonjour le matin et au revoir le soir, on sait déjà qui est là, de l’autre côté de l’écran et on se sent moins seul. Rien de pire que d’envoyer des messages sans réponse et de se demander si un tel ou un tel travaille ou est en congé. Les différents collaborateurs ont besoin de sentir la cohésion d’équipe au quotidien (Pour savoir comment maintenir une cohésion d’équipe en télétravail, je vous invite à lire cet article Télétravail : comment lutter contre l’isolement ?). Il faut donc savoir montrer que l’on est là, mais il faut également savoir prévenir à l’avance quand on sera absent.

Simplifiez les canaux de communication   

Pour éviter de se disperser, il est préférable d’éviter la multiplication des chats de discussion. Plus il y a de groupes, plus le cerveau doit faire une gymnastique de l’esprit pour s’adapter à son audience et risque de commettre des maladresses.

De même que créer un espace de discussion réservé aux échanges professionnels et un espace de discussion réservé aux échanges personnels (les gifs, les blagues etc.) ce n’est pas très pratique. Nous sommes des êtres spontanés. Il faut donc simplifier et garder l’essentiel. Un chat de discussion unique entre collègues d’un même service suffit pour tous les échanges. En revanche, il doit rester un espace de liberté, il est donc préférable d’éviter que le manager ne se retrouve dans ce groupe de discussion.

Pour que le manager maintienne le lien avec ses équipes, il peut opter pour une visioconférence régulière (une fois par semaine par exemple). Cela lui permet de remotiver ses équipes, de rappeler ce qui est important et pourquoi chacun est nécessaire au travail collectif sans empiéter sur le temps de travail au quotidien. Mais la visioconférence ne doit pas être utilisée à outrance.

Passez un coup de téléphone pour reconnecter avec vos collègues et maintenir  le lien 

Quand les chats de discussion atteignent leurs limites, il faut savoir rebondir sur le téléphone. Notamment en cas de conflits qui se créent à partir d’un quiproquo, ou quand un problème est trop long à expliquer. Le téléphone rappelle une voix, une façon de s’exprimer, une personnalité. Les intonations permettent de mieux interpréter l’intention réelle de son interlocuteur. On peut s’appeler pour une question liée au travail, mais on peut également s’appeler pour parler de la pluie et du beau temps (Avez-vous déjà entendu parler du management bienveillant ?  Je vous invite à lire cet article pour en savoir plus Management bienveillant, mythe ou réalité ?)  Alors oui, parfois au téléphone, le temps file et on a l’impression de ne pas avancer sur ses « dossiers » à traiter. Mais finalement, une conversation informelle avec un collègue, c’est l’opportunité d’exprimer sa frustration ou des émotions négatives qui s’accumulent et c’est salutaire.

Pour le manager, c’est important de prendre le temps de contacter ses collaborateurs par téléphone de temps en temps pour vérifier si tout va bien, prendre la mesure de la charge de travail, essayer de comprendre si le collaborateur ne vit pas des moments difficiles dans sa vie personnelle qui l’empêchent de travailler avec le même rendement. Il doit montrer qu’il n’est pas là que pour vérifier la productivité de ses collaborateurs, mais qu’il peut également les soutenir.

Testez des choses originales si c’est dans votre culture d’entreprise

Pour l’instant, on vous a rappelé les méthodes essentielles pour garder le lien, celles qui demandent le moins d’efforts personnels mais qui restent efficaces. Cependant, certaines entreprises organisent des visio-conférences apéro, des challenges sportifs entre équipes dispersées, tout dépend de la volonté de chacun de s’investir ou non dans des démarches plus originales.

Il faut juste l’équilibre pour proposer des choses inhabituelles sans rien imposer, chacun doit se sentir à sa place, et pouvoir dire non ou se mettre en retrait si l’activité proposée ne lui convient pas. Il faut maintenir le lien, il ne faut pas le forcer.

J’espère que cet article  aura répondu à   vos questions   sur  la manière de maintenir une cohésion d’équipe   malgré la distance .   Pour aller plus loin   sur l’impact du télétravail  sur la fidélisation   et le recrutement  dans ce contexte  particulier, je vous conseille la lecture de cet article : Le télétravail a-t-il un impact sur la marque employeur ?