Faire mieux avec moins.
Ça pourrait être le lot commun de nombreux services RH tant la recherche de productivité et d’efficience devient une question stratégique pour de nombreuses organisations. Pour y parvenir, il est essentiel de savoir bien gérer votre temps. Une démarche qui passe par une bonne organisation personnelle, mais aussi par l’utilisation des bons outils qui pourront vous faire économiser un nombre d’heures considérables que vous pourrez réinvestir au bon endroit.
Une gestion du temps et des priorités optimisée
Vous ne travaillez que 7, 8 ou 9 heures par jour. Bien sûr, dans les moments de rush, on peut toujours faire plus, mais sur le long terme, vous risquez de mettre votre santé mentale et physique à risque. Au lieu de toujours faire plus et courir après le temps, il est plus efficace d’optimiser sa gestion du temps et des priorités. S’il n’y a qu’une chose à faire, c’est de distinguer les choses urgentes des choses importantes. C’est le principe de la matrice d’Eisenhower qui distingue 4 catégories de tâche :
- Urgent et important : ce sont toutes les tâches que l’on doit traiter immédiatement.
- Important, mais pas urgent : ce sont les tâches que l’on doit planifier pour plus tard.
- Urgent mais pas important : ce sont les tâches que l’on doit déléguer.
- Ni urgent ni important : ce sont les tâches que l’on doit éliminer ou limiter.
Pour y parvenir, vous devez savoir dire non afin de décider où vous ne passerez pas de temps. Considérez votre temps comme une ressource précieuse qui doit être investie au bon endroit. Parce que vous disposez d’un budget temps limité, vous n’aurez pas la possibilité de faire tout ce que vous aimeriez faire, quelle que soit votre efficacité. Accepter cette vérité permet de réduire instantanément le stress associé au fait de courir partout. Concrètement, cela peut se traduire par une réduction de votre participation à des réunions diverses, repousser à plus tard un projet non essentiel, ou accélérer l’embauche d’une personne qualifiée qui viendra vous soulager pour terminer un projet qui traîne en longueur.
D’autre part, il est toujours intéressant d’apprendre des grandes lois sur la gestion de temps qui ont été théorisées par le passé. Elles sont autant de maîtres mots à connaître et à intégrer dans sa routine quotidienne, et vous aideront à mettre en place les bonnes pratiques pour gagner en temps et en efficacité. Petit florilège :
- La loi de Parkinson : « Plus on a de temps pour réaliser une tâche, plus cette tâche prend du temps. »
- La loi de Murphy « Toute chose prend plus de temps qu’on ne l’avait prévu. »
- La loi d’Yvan Illich : « Au-delà d’un certain seuil de travail, l’efficacité humaine décroît, voire devient négative. » Inutile donc de se mettre la pression, de se stresser et d’intensifier ses cadences, car cela conduit à l’inverse de l’effet souhaité, c’est contre-productif.
- La loi de Carlson : « Un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois. » Les interruptions sont mauvaises pour la productivité et il faut se protéger des interruptions qui morcellent le travail.
Des processus clairs pour savoir qui fait quoi, quand, et avec qui
Un des motifs d’insatisfaction et de perte de temps dans les ressources RH, en particulier dans les organisations multisites et multimarques, se trouve dans l’incapacité à savoir qui fait quoi, quand et avec qui. Pour cela, il est important de mettre en place des processus clairs. Ainsi, en cas d’absence ou de changements dans les équipes, vous n’avez pas besoin de réinventer la roue à chaque fois. Pour y parvenir, vous devez identifier les tâches qui occupent votre quotidien comme les recrutements, l’animation des équipes, les tâches administratives, les suivis internes, etc. Chaque minute de votre temps doit être attachée à une tâche ou une mission en particulier.
Ensuite, chaque tâche ou mission doit être disséquée en détail afin d’identifier les points de friction, les interlocuteurs concernés, les éventuels prérequis et les étapes nécessaires pour la compléter. Ce travail initial peut vous sembler fastidieux, mais il est pourtant stratégique, car c’est grâce à lui que vous pourrez ensuite améliorer chaque processus, soit en le supprimant, en le simplifiant ou en l’automatisant.
Automatisez ce qui peut l’être
Automatiser signifie faire faire une tâche à une machine ou à un logiciel que vous faisiez manuellement auparavant. Prenons un exemple : au lieu de poster une offre d’emploi sur plusieurs sites et jobboards les uns à la suite des autres (LinkedIn, Monster, APEC, Pôle Emploi, votre site carrière, etc.), un ATS peut gérer la multidiffusion pour vous. Ce qui prenait 2 heures vous prend désormais 5 minutes. C’est la même chose avec la communication avec les candidats. Plutôt que d’écrire vous-même des e-mails pour inviter les candidats à un entretien, accuser réception de leur candidature ou leur signifier qu’ils n’ont pas été sélectionnés, vous pouvez déléguer ce travail à votre ATS. Des communications et notifications automatisées – et personnalisées – vous feront, là aussi, gagner un temps précieux.
Avec l’automatisation, la technologie est au service de vos candidats afin de supprimer les points de friction et de créer une expérience positive. Par définition, quand on parle de relation candidat, on parle de relations humaines. Il est donc important de bien étudier le parcours candidat pour définir quels sont les moments où la technologie est indispensable et ceux où l’humain doit prendre le relai. Pour y parvenir, l’étude du parcours est indispensable avec une compréhension globale de tous les points de contact, les émotions suscitées et les interactions possibles.
Luttez contre les voleurs de temps
Les voleurs de temps, ce sont les personnes, les actions ou les comportements qui vous font perdre votre temps. Au quotidien, c’est à vous de les identifier pour mieux les combattre. Le plus connu est le fameux mode multitâche qui est encensé dans l’imaginaire populaire, car il définit un travailleur capable de tout faire à la fois et avec brio. Or, en réalité, il est inutile et contreproductif. Selon une étude, il faut en moyenne 25 minutes pour reprendre une tâche après avoir été interrompu. Cela signifie qu’en interrompant une tâche pour en effectuer une autre, les deux tâches prennent plus de temps. Pour gérer votre temps, il vaut donc mieux prendre chaque tâche à réaliser par ordre de priorité et les faire dans le calme, les unes à la suite des autres. Et des voleurs des temps, il y en a d’autres :
- Les communications mal construites où il manque une information, une pièce jointe ou qui ne sont pas claires.
- Les bavardages avec les collègues qui s’éternisent.
- Le manque d’information ou le manque de compréhension pour accomplir une tâche.
- Des conflits mal gérés qui durent.
- Des objectifs confus et changeants que l’on vous fixe.
- Les outils et plateformes métier mal construits qui vous prennent trop de temps et d’énergie en raison d’une interface mal réalisée, peu pratique, ou d’une UX/UI à revoir.
Votre temps est votre bien le plus précieux, et pour éviter de le perdre dans des actions qui n’en valent pas la peine, il ne faut jamais hésiter à challenger le statu quo. Pourquoi ne pas déployer un ATS pour gagner du temps dans votre recrutement ? Pourquoi ne pas remplacer un vieil outil par une plateforme moderne ? Pourquoi ne pas passer du temps à former vos collègues aujourd’hui pour en gagner demain ? Autant de questions qu’un RH efficace doit se poser en continu pour être dans un état d’esprit positif et constructif.
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