Conseils Recrutement, Outils recrutement

Demande de recrutement : 3 solutions pour rendre le processus plus fluide

Toute embauche en entreprise commence par une demande de recrutement initiée par le manager auprès du service RH. Dans l’article…

7 min

Le module de Demande d’Autorisation d’Embauche constitue aujourd’hui une pierre angulaire de l’organisation du recrutement dans les entreprises multisites. (Guide pratique « le recrutement multisite », DigitalRecruiters)

Toute embauche en entreprise commence par une demande de recrutement initiée par le manager auprès du service RH. Dans l’article suivant, nous vous présentons 3 solutions pour rendre le processus de demande de recrutement plus fluide.

Le recrutement n’est pas que l’affaire de recruteurs. Plus il se fait en collaboration avec le manager opérationnel, plus il y a de chance de réussir le recrutement. Cependant, les managers ne sont pas des recruteurs, ce n’est pas leur cœur de métier. Il est donc nécessaire d’apporter des solutions qui facilitent le recrutement. 

Pour que la collaboration se passe bien, ni le manager ni le recruteur ne doivent subir le process de recrutement, ils doivent au contraire pouvoir l’enclencher sans avoir à réfléchir aux différentes étapes. C’est encore plus vrai dans le cadre d’une organisation multisite, où le processus de recrutement se complexifie à mesure que se complexifie l’organisation. Alors, comment rendre la demande de recrutement plus fluide ? 

1) Impliquer les managers dès la génération de la fiche de poste avec un formulaire prédéfini facilement accessible

84 % des employeurs interrogés considèrent que s’appuyer sur le digital pour recruter constitue un gain de temps Opinion Way – Bruce – Recrutement et crise sanitaire.pdf 

Pour bien définir le besoin en recrutement, il est nécessaire de définir en amont le poste et les différentes tâches qui lui incombent. C’est le but de la fiche de poste. 

Le manager connaît son besoin en recrutement mieux que personne  !

Elle peut être rédigée par les recruteurs qui l’utilisent pour identifier les meilleurs profils. Cependant, dans le cadre d’un recrutement collaboratif, il est nécessaire d’impliquer le manager dès la rédaction du contenu car il connaît mieux que personne les tâches à effectuer et ce document lui permet d’exprimer un besoin précis.

C’est également en s’appuyant sur les différents éléments de la fiche de poste que le manager peut justifier son besoin en recrutement et l’argumenter auprès de ses supérieurs hiérarchiques en cas de budget restreint pour les nouveaux recrutements. 

La fiche de poste constitue le premier élément nécessaire au bon déroulement du recrutement collaboratif. Elle devrait contenir a minima : l’intitulé du poste, les missions, les compétences recherchées, la durée hebdomadaire de travail, la rémunération et le niveau de qualification dans l’entreprise. On peut également rajouter des informations spécifiques à chaque poste comme les risques du métier si cela peut influencer le profil à recruter.

Plus le besoin défini en amont sur la fiche de poste est clair, plus il sera simple d’identifier le besoin réel en recrutement. 

La fiche de poste doit être facilement accessible pour une demande de recrutement plus fluide

Le manager doit avoir accès facilement à un formulaire prédéfini à compléter en cas de création de poste, ou pouvoir retrouver les fiches de poste précédentes en seulement quelques clics pour les remettre à jour. Il dispose ainsi d’une meilleure autonomie dès l’enclenchement du processus de recrutement.

Ebook : Les outils permettant d'améliorer la qualité du recrutement

Découvrez les outils existants, ceux à venir, et les formidables opportunités qu’ils proposent à ceux qui sauront les utiliser.

Télécharger

2) Optimiser les demandes de recrutement en digitalisant les demandes d’autorisation d’embauche (DAE) avec l’ATS DigitalRecruiters

Avec le module Check, il ne faut pas plus de 9 secondes pour publier une annonce depuis une demande de recrutement validée.

De nos jours, on ne fait pas d’optimisation du recrutement sans un minimum de digitalisation.  Et l’une des dernières innovations développées par DigitalRecruiters, c’est la dématérialisation de la demande de recrutement.

Réduire le nombre d’étapes pour aller jusqu’à la publication de l’annonce pour rendre la demande de recrutement plus fluide 

L’objectif de cette démarche est de réduire le nombre d’étapes pour passer de la fiche de poste à la demande d’autorisation d’embauche, à la publication de l’annonce ; le tout en seulement quelques clics  ! 

En effet, pour ces trois étapes, le contenu des documents est sensiblement le même. Le module Check développé par DigitalRecruiters effectue donc la transposition d’une étape à l’autre.

Cela permet de gagner du temps sur les délais de recrutement. Le manager convertit la fiche de poste en demande de recrutement qui est automatiquement transmise aux recruteurs. Une fois qu’il a l’aval pour le recrutement, il convertit la demande d’autorisation d’embauche en annonce le tout en seulement un clic !

Gagner du temps et suivre le circuit de validation pour fluidifier la demande de recrutement

Quels sont les avantages ? Il y a tout d’abord un gain de temps considérable car les demandes de recrutement sont centralisées sur une seule plateforme, les recruteurs sont automatiquement avertis dès qu’une demande est initiée par un manager et les informations ne se perdent pas dans les mails.

La digitalisation de la demande d’autorisation d’embauche permet également de définir un circuit de validation différent pour chaque demande de recrutement. Il suffit de sélectionner si la demande doit passer par le N+1, le N+2, etc. 

Le manager suit toutes ses demandes de recrutement en temps réel et en toute transparence. Il peut identifier à quelle étape du circuit de validation se trouve sa demande de recrutement en un rien de temps et prendre connaissance des commentaires transmis par sa hiérarchie pour effectuer des ajustements si nécessaires. 

Enfin, pouvoir transformer la demande de recrutement en offre d’emploi prête à publier instantanément grâce au rattachement du module Check au site carrières et aux sites partenaires, c’est une réelle simplification du process pour le manager et le recruteur ! 

3) Rendre la demande de recrutement plus fluide en centralisant les demandes et en conservant l’accès à l’historique

Recrutement et crise sanitaire - étude myopiniononway

82 % des employeurs interrogés considèrent que le digital simplifie le suivi du processus de recrutement Opinion Way – Bruce – Recrutement et crise sanitaire.pdf

Si vous ne voulez pas vous retrouver à faire et refaire les mêmes choses encore et encore, il est nécessaire de conserver ce qui a déjà été fait, dans un endroit centralisé, accessible en quelques clics. À moins d’avoir une création de poste à chaque recrutement, un manager est généralement amené à recruter sur le même poste et à rechercher des compétences similaires. D’où l’intérêt de centraliser les DAE et d’avoir accès à l’historique.

Il suffit ensuite de quelques clics pour réactiver les demandes de recrutement quand le besoin se présente et adapter le circuit de validation s’il a évolué entre-temps. 

Améliorez le circuit de validation grâce aux statistiques !

Le manager utilise également les demandes de recrutement archivées dans le module Check pour effectuer des statistiques : identifier les refus, les commentaires, les validations. Cela lui permet de mesurer la durée du circuit de validation et d’identifier les éléments à améliorer pour ses prochaines demandes de recrutement.

L’accès à DigitalRecruiters se fait en mode SaaS et l’ATS est responsive design. Ce qui signifie que managers comme recruteurs suivent les demandes d’autorisation d’embauche depuis n’importe où, sur n’importe quel support (tablette, smartphone, ordinateur…) pour gagner encore plus d’autonomie.

Crédit photos : Pexels

Découvrez l'ATS tout-en-un DigitalRecruiters

Découvrez notre solution Manage : gestion du recrutement, des annonces, multidiffusion, maintien et activation du vivier…

Découvrir
 

Donner votre avis

En commentant, vous acceptez notre politique de confidentialité

À propos de l'auteur

Dalale Belhout

Spécialisée en recrutement digital et marketing RH, Dalale a accompagné des décideurs dans le déploiement de leur stratégie de recrutement et de marque employeur avant de rejoindre DigitalRecruiters en tant que Responsable Content Marketing. Diplômée de la Burgundy School of Business, elle est par ailleurs spécialiste des technologies dédiées au recrutement et à la gestion des candidatures en mode SaaS.