Recrutement multisite et multimarque

Recrutement décentralisé : 5 idées pour enfin y arriver

Pour une entreprise implantée sur plusieurs territoires, la question du recrutement décentralisé est stratégique. En effet, pour éviter la pesanteur…

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Recrutement décentralisé : 5 idées pour enfin y arriver

Pour une entreprise implantée sur plusieurs territoires, la question du recrutement décentralisé est stratégique. En effet, pour éviter la pesanteur liée à une centralisation du niveau du siège, donner un maximum d’autonomie et de latitude aux managers locaux permet de gagner en temps, en agilité et en réactivité. Pour réussir à décentraliser le recrutement, il faut toutefois se doter de solutions digitales adaptées et mettre en place les bons processus. Exemples et illustrations avec 5 idées clés pour faire du recrutement décentralisé une réalité.

Qu’est-ce qu’un recrutement décentralisé ?

Un recrutement décentralisé est une forme d’organisation dans laquelle des services, business units ou filiales disposent d’une autonomie de prise de décision en matière de recrutement. Dans certains cas, la décentralisation est totale, avec une autonomie complète des recrutements au niveau local. Dans d’autres, elle est partielle ou hybride. L’entité locale s’occupe alors de filtrer les candidatures, de gérer les entretiens et de faire son choix, alors que la gestion du processus, la création et la diffusion de l’offre ainsi que les questions administratives sont traitées au niveau du siège.

Le modèle décentralisé est une bonne solution pour lutter contre la concentration du pouvoir de décision, et les limitations cognitives qu’elle induit. En effet, parce qu’il donne plus de pouvoir aux personnes les plus proches du terrain, il est plus facile de faire le bon choix en matière de recrutement, de présenter l’entreprise, les missions, les enjeux et les tâches quotidiennes.

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Décentralisation du recrutement : 5 bonnes pratiques à expérimenter

Décentraliser le recrutement implique de céder tout ou partie du pouvoir de la direction des ressources humaines à des entités locales, en ce qui concerne les questions de recrutement. C’est donc un changement de mentalité et d’organisation qui doit aussi passer par les bons outils.

1 – Le b.a.-ba : des solutions digitales pensées pour le recrutement décentralisé

En opposition à la centralisation, qui représente et incarne, consciemment ou non, la toute-puissance du siège social et d’une équipe parfois considérée (pas toujours à raison) comme hors-sol, la décentralisation a longtemps été écartée, car elle revenait à déporter les compétences en local avec le plus souvent un chargé de recrutement sur site. Désormais, avec l’arrivée de solutions RH en mode SaaS, la décentralisation du recrutement devient beaucoup plus simple, et c’est une excellente nouvelle !

Au premier rang de ce changement de paradigme, l’ATS permet justement de gérer toutes les situations entre local et national :

  • Définir des niveaux de droits avec beaucoup de granularité, et en toute simplicité.
  • Donner de l’autonomie et de la latitude aux managers dans la gestion et le suivi du recrutement sans le moindre risque légal.
  • Permettre le choix du bon candidat en local, tout en assurant un regard professionnel sur chaque profil en empêchant toute sélection arbitraire.

Tout ceci est désormais possible avec des solutions comme Cegid Digitalrecruiters qui assurent un contrôle du recrutement pour les organisations multisites ou en réseau.

2 – Repenser le rôle de l’équipe recrutement comme business partner : accompagner, former et suivre les managers

Les managers constituent la pierre angulaire de votre stratégie de recrutement décentralisé. Or, par définition, ce ne sont pas des recruteurs professionnels, et ils ont besoin de processus, d’outils et de formations pour prendre en charge une partie du rôle. Pour cela, il est indispensable de repenser le rôle du manager local comme business partner. C’est-à-dire donner tous les moyens aux managers pour réussir leurs recrutements, définir et suivre leur KPI, et identifier les points de friction au sein de l’organisation.

Au final, le rôle du recruteur change. Désormais, avec le recrutement décentralisé, il forme, conseille et propose des solutions à impact pour des managers qui deviennent peu à peu des couteaux suisses opérationnels à forte valeur ajoutée.

3 – De l’autonomie, oui ! Mais pas sans contraintes

Qui dit recrutement décentralisé, dit forcément une part d’autonomie dans la prise de décision et dans la conduite du recrutement. Toutefois, cette autonomie rentre dans un cadre précis avec des processus clairs et très contrôlés.

C’est notamment le cas pour l’écriture des annonces, les questionnaires et tests de préqualification, et les mises en situation. Tout doit être pensé pour que le manager puisse se concentrer sur la rencontre et la sélection des candidats.

Pour une autonomie contrôlée, votre organisation doit donc nécessairement disposer de processus prêts à l’emploi, qui sont idéalement intégrés dans un ATS. C’est, par exemple, le cas de gabarits d’annonces à dupliquer ou de messages types à envoyer aux candidats.

Enfin, vous pouvez aussi définir des SLA (ou « service level agreement » – c’est un accord qui stipule l’engagement à fournir un certain niveau de service sur la durée) avec les managers dans le temps de réponse et de traitement des candidatures par exemple.

4 – Automatiser et fluidifier le recrutement pour aider les managers opérationnels

Publication systématique de l’offre sur le site du Pôle Emploi, mention H/F obligatoire dans les annonces, respect des critères de non-discrimination listés par la loi, respect du RGPD et du consentement, anonymisation automatique de toutes les candidatures arrivées à échéance… la liste des contraintes légales est longue pour bien recruter.

C’est justement un enjeu important pour les entreprises multisites et multimarques qui doivent s’assurer que toutes les entités locales respectent les normes et lois en vigueur. Pour y parvenir, le choix du bon outil est crucial. Un ATS doit ainsi disposer de tous les pare-feux pour guider les opérationnels dans la gestion du recrutement décentralisé. Vos managers locaux ne sont pas des juristes ou des experts du droit du travail. Une bonne plateforme leur permet justement de rester dans les clous, avec des pratiques harmonisées pour ne pas se mettre en danger.

Cette démarche permettra de fluidifier le recrutement pour les managers, car la décentralisation du recrutement ne doit pas créer une charge de travail et une pression mentale supplémentaires pour les managers. Au contraire, le but est de gagner en efficacité et en fluidité. Pour cela, l’automatisation joue un rôle clé. Elle permet de confier à un logiciel ou à un programme des tâches répétitives et à faible valeur ajoutée, faites préalablement par des humains.

Ainsi, avec le recrutement décentralisé automatisé, vos managers bénéficient de nombreuses fonctionnalités pour organiser des rendez-vous et emails avec les collaborateurs associés au recrutement. Une synchronisation qui facilite l’organisation des entretiens et où le candidat peut aussi lui-même choisir son créneau en autonomie.

L’automatisation efface aussi de nombreuses tâches chronoghages dévolues aux recruteurs : la communication avec les candidats, les accusés de réception des CV, les acceptations ou refus, les convocations aux entretiens, les mises à jour sur une candidature, etc. De quoi gagner du temps pour des managers locaux qui sont très occupés par une multitude de tâches, en plus du recrutement.

5 – Co-construire un vivier partagé pour réduire les délais de recrutement

Un vivier de talent permet de garder le contact avec des candidats prometteurs, mais non retenus, des anciens stagiaires ou contrats courts qui ont donné satisfaction, ou des personnes susceptibles de (re)venir travailler pour vous. Or, constituer un vivier nécessite du temps. Plutôt que chaque entité locale dispose de son propre vivier, les entreprises multisites ont tout intérêt à mettre en commun les viviers de candidatures, indépendamment de la marque ou de l’entité à laquelle le candidat a postulé initialement. La mutualisation du vivier partagé augmente le nombre de recrutements à travers tout le réseau et permet aux marques les moins pourvues en CV de bénéficier d’un volume intéressant de candidatures. Là aussi, les fonctionnalités natives de votre outil peuvent tout changer :

  • Le taggage de CV organise efficacement votre vivier de candidatures pour retrouver en un clic des filtres pratiques qui intéressent tous les recruteurs de votre réseau.
  • Des filtres de recherche paramétrables facilitent le ciblage de candidats selon les informations du CV, résultats de tests, localisations, scores ou encore appréciations en entretien.
  • Le matching utilise l’intelligence artificielle pour accélérer le rapprochement entre les candidats et les offres d’emploi en ligne et vous fait gagner un temps précieux dans le sourcing de candidats.

Recruter de manière décentralisée est une démarche transformationnelle qui implique trois piliers : l’humain, l’organisation, et la technologie. Les trois doivent fonctionner de concert pour créer une dynamique et des processus clairs qui visent à faciliter le recrutement de nouveaux talents, que vos équipes soient présentes, en France, ou à l’international.

Use Case : Découvrez comment Franprix a réussi à définir un processus de recrutement adapté à son organisation en réseau

« Tout le monde y trouve ce qu’il cherche, qu’il s’agisse d’un opérationnel, d’un candidat, ou d’un recruteur » 

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Crédits photos : Unsplash

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À propos de l'auteur

Thomas Goirand

Vélotafeur matin et soir, marketeur entre les deux, je suis passionné par le web et le développement. Vous me lirez sur les thèmes du Marketing RH, l'optimisation de site carrières et le parcours candidat, tant ces sujets se transposent depuis le marketing vers le recrutement.