« L’essentiel prend 20% du temps et de l’espace, l’accessoire, 80% » – principe de Pareto
Le recrutement collaboratif est une stratégie d’optimisation du recrutement de plus en plus simple à mettre en place et à gérer grâce aux nouveaux outils du digital. La communication différée par mail ainsi que l’interface des logiciels de recrutement permettent à chaque acteur du recrutement d’intervenir à son rythme.
Le recrutement collaboratif implique le service RH ainsi que les opérationnels de l’entreprise et notamment les managers. L’objectif est de garantir le recrutement d’un candidat qui fait l’unanimité auprès des différents services concernés. Cependant, même si les managers souhaitent s’impliquer davantage dans le processus de recrutement, cela ne doit pas pour autant se faire au détriment de leurs premières fonctions dans l’entreprise : le management et le suivi de l’activité.
Dans cet article, découvrez comment mettre le recrutement collaboratif au service des opérationnels pour optimiser le temps passé à la recherche de nouveaux collaborateurs !
1) Optimisez le duo recruteur/manager
45% des managers (hors cadre RH) ne sont pas autonomes sur la fonction recrutement (« Perception des pratiques RH en entreprise », Apec, 2016)
Le recruteur et le manager sont les deux acteurs clés du recrutement collaboratif. Leur coopération apporte l’équilibre parfait pour sécuriser un recrutement réussi. Sans la connaissance du terrain du manager, il est impossible de définir le besoin réel de l’entreprise ni le profil à recruter.
À partir du moment où le besoin en recrutement se manifeste et avant de publier une annonce, le manager doit consacrer le temps nécessaire afin d’identifier les caractéristiques du poste et ce même si la fiche du poste existe déjà. En effet, s’il s’agit par exemple d’une offre d’emploi destinée à remplacer une démission, il sera pertinent d’identifier les points objectifs qui ont pu conduire à la rupture et adapter le poste en conséquence.
De la même manière, s’il s’agit d’un départ à la retraite, un nouveau candidat au profil différent est un moyen de poser un regard neuf sur les missions du poste et pourquoi pas de moderniser le processus en conséquence. Pour gagner du temps et raccourcir le processus de recrutement, le manager doit clairement définir ses besoins en amont pour que le recruteur comprenne le plus précisément possible la nature du profil recherché et prenne en charge plus facilement la suite de la recherche. Des échanges fluides entre managers et RH permettront d’éviter les éventuels conflits qui peuvent survenir du fait d’une mauvaise compréhension des attentes de chacun.
2) Pas de recrutement collaboratif sans un bon logiciel !
L’automatisation du processus de recrutement améliore l’efficacité et le temps passé au recrutement pour 93% des employeurs interrogés – étude CareerBuilders 2017
Le logiciel de recrutement, comme celui proposé par Cegid Digitalrecruiters, est indispensable pour réduire les délais de traitement de candidature et par conséquent le temps des opérationnels mobilisés par le recrutement. La plateforme collaborative facilite la centralisation des annotations, des commentaires, et offre un compte-rendu rapide de la situation de chaque candidature dans le processus de recrutement.
La fonction de multidiffusion de l’offre d’emploi permet aux opérationnels de solliciter leurs différents réseaux sans s’encombrer d’un suivi et d’une gestion laborieuse des différentes diffusions.
L’organisation du planning est accessible aux différents intervenants ce qui permet au recruteur de prendre connaissance des disponibilités des opérationnels sans les mobiliser au téléphone, d’autant plus que les mises à jour du planning s’effectuent instantanément.
Le logiciel génère également des questionnaires de pré-sélections ou sert de plateforme pour les entretiens vidéo différés ce qui permet aux opérationnels de diminuer leur implication pendant la phase de sourcing, laissant aux recruteurs le soin de gérer les pré-sélections.
3) Une organisation générale au top !
65% des managers RH interrogés par le cabinet de recrutement et de conseil Robert Half ont « laissé filé » de bons candidats parce qu’ils hésitaient trop longtemps avant de prendre une décision
L’une des phases les plus chronophages du recrutement est celle des entretiens. Celle-ci reste néanmoins indispensable afin que les opérationnels puissent valider les différents candidats amenés à rejoindre leurs équipes. C’est donc en définissant l’organisation générale et en prenant dès le début le parti-pris d’optimiser le temps consacré au recrutement par les opérationnels que le recruteur établit une feuille de route au service des managers.
D’après l’enquête RégionsJob « Comment recrute-t-on en 2017 ? », on recense en France environ deux entretiens pour chaque candidature. Ce chiffre est « acceptable » en termes de mobilisation des opérationnels, au-delà, il est préférable d’organiser la succession des différents entretiens afin que les opérationnels ne soient pas sollicités inutilement. Leur participation doit être qualitative et non quantitative.
Définir la trame du processus de recrutement et imposer une date butoir ou un délai maximum entre deux entretiens est également un bon moyen de cloisonner le recrutement de façon à éviter aux opérationnels de s’enliser dans les recherches. Les recruteurs ont une connaissance du marché de l’emploi et apportent du réalisme dans la sélection des candidats sur des points qui échappent parfois aux managers. La collaboration entre les RH et les opérationnels doit ainsi conduire à une prise de décision rapide et non l’inverse.
Le recrutement collaboratif est un atout pour optimiser le temps des opérationnels dédié au recrutement en mobilisant les points forts de chaque partie. Il augmente les chances d’effectuer un bon recrutement qui s’inscrira dans la durée et réduit ainsi le temps et les frais liés à un nouveau recrutement !
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