La gestion prévisionnelle des emplois et compétences (GPEC) est une démarche visant à gérer les besoins de l’entreprise en termes de compétences et d’effectifs sur le long terme. Initiée par la fonction RH, la GPEC a pour objectif de développer l’employabilité des salariés, en favorisant notamment la mobilité interne. Découvrez comment réussir à mettre en place la GPEC dans votre entreprise en suivant 4 étapes.
La GPEC : anticiper le management des talents
Définition de la GPEC
La gestion prévisionnelle des emplois et compétences ou GPEC est généralement initiée par les RH. Le ministère du travail la définit comme une démarche de gestion prospective des ressources humaines qui permet d’accompagner le changement.
La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) est une méthode pour adapter – à court et moyen terme – les emplois, les effectifs et les compétences aux exigences issues de la stratégie des entreprises et des modifications de leurs environnements économique, technologique, social et juridique.travail-emploi.gouv.fr
Il s’agit pour les RH de mettre en place et piloter une stratégie de gestion des talents pour anticiper les écarts entre les besoins et les ressources. Concrètement, elle va utiliser différents outils pour répondre à ses objectifs stratégiques :
- L’analyse des changements de contenu des métiers permet de repenser les différentes catégories d’emploi dans l’entreprise.
- L’analyse de l’existant et les prévisions de développement économique de la structure vise à anticiper les besoins futurs en matière de collaborateurs, de ressources et de compétences individuelles.
- La mise en place de politiques de mobilité interne transversales et horizontales permet d’envisager des plans de carrière concrets pour garder les collaborateurs au sein de l’entreprise.
La mise en place de la GPEC est obligatoire dans les entreprises de plus de 300 salariés, avec une négociation elle aussi obligatoire tous les 3 ans (article L 2242-20 du Code du travail).
Les objectifs de la GPEC
Le but de la gestion prévisionnelle des emplois et compétences est d’adapter les emplois et les effectifs à la stratégie de l’entreprise. Elle fait correspondre ses ressources humaines à ses besoins quantitatifs (effectif) et qualitatifs (compétences). Les objectifs sont multiples :
- réduire les difficultés de recrutement en encourageant la mobilité interne ;
- résoudre des problèmes de pyramide des âges ou de sureffectif ;
- optimiser les dispositifs de formation pour développer la qualification des salariés et valoriser leurs compétences individuelles ou collectives ;
- accompagner des changements dans l’organisation du travail pour répondre aux évolutions technologiques et économiques ;
- améliorer la gestion des carrières en anticipant l’adaptation des compétences aux emplois.
L’enjeu sous-jacent est de développer l’employabilité d’un salarié, c’est-à-dire la capacité d’un collaborateur “à se faire recruter dans une société, à conserver cet emploi et à évoluer dans le temps au sein de cette entreprise ou dans une autre. Ce terme est donc intimement lié aux notions de compétences et de talent, il intègre également largement les notions de parcours professionnel d’un salarié et de management des talents.” (source managergo.fr).
Concrètement, il s’agit de former les salariés tout au long de leur carrière afin qu’ils conservent un niveau d’employabilité fort. L’accompagnement de l’évolution professionnelle et le développement des compétences sont des éléments directeurs dans la mise en place d’un plan de GPEC.
Les 4 grandes étapes de la GPEC
La gestion prévisionnelle des emplois et compétences s’articule autour de 4 pôles :
- L’identification des emplois types consiste à élaborer une typologie des métiers existant au sein de l’entreprise. En fonction du développement de la structure, il s’agit également de distinguer les emplois prioritaires, afin de concentrer sur eux les futurs recrutements par exemple.
- L’élaboration d’une nomenclature des métiers vise à déterminer les grandes familles professionnelles de l’entreprise. L’idée est de créer des ponts entre les différents corps de métiers afin d’encourager la mobilité interne. En effet, elle permet de retenir les meilleurs éléments et de favoriser l’épanouissement des collaborateurs.
- L’établissement d’un référentiel de compétences tient compte des activités actuelles, mais aussi de celles prévues dans le futur. Il s’agit aussi d’anticiper les départs à la retraite et la disparition de compétences-clés, en tenant compte de l’ancienneté et de l’expertise des collaborateurs.
- La mise en œuvre d’un plan d’action est la traduction opérationnelle de la GPEC. Elle regroupe la politique de recrutement, celle de formation et celle de mobilité interne.
GPEC : 4 conseils pour se lancer
Pour réussir la mise en place de la gestion prévisionnelle des emplois et compétences dans l’entreprise, il faut prendre en compte qu’il s’agit d’un processus assez long (au moins 1 an).
Ne négligez pas le travail préparatoire
Avant toutes choses, il faut mener un diagnostic approfondi de la situation de l’entreprise en termes de métiers, de compétences et de profils des collaborateurs. Pour cela, il faut en premier lieu établir le référentiel de compétences-clés liées aux métiers afin d’identifier les écarts entre les compétences disponibles et celles manquantes (ou qui viendront à manquer).
L’exercice se double de la définition ou de la mise à jour des fiches de postes des salariés. Vous devez savoir qui fait quoi dans l’entreprise, en associant l’ensemble des collaborateurs et en particulier des managers stratégiques ou opérationnels. Ces derniers doivent être accompagnés dans la rédaction des fiches de poste de ses collaborateurs afin d’être au plus près de la réalité.
Récoltez et exploitez les données des entretiens annuels
Les entretiens annuels (EAI) sont des moments-clés pour alimenter la GPEC. En effet, l’un des thèmes abordés concerne justement la formation et l’évolution professionnelle du collaborateur. Il peut faire part de ses souhaits que le manager remonte dans son compte rendu.
Les données des EAI peuvent être récoltées et compilées dans votre système d’information Ressources Humaines (SIRH). Vous pourrez ainsi dégager des référentiels de compétences-clés et favoriser la transversalité de certaines d’entre elles. Le SIRH permet également de structurer les fiches fonction et d’obtenir une cartographie par grands domaines.
Proposez des solutions de formations adaptées
En dehors de la mobilité interne, l’une des solutions pour faire évoluer les collaborateurs dans l’entreprise dans le cadre de la GPEC est de favoriser la formation. Avec les outils de LMS (learning management system) permettant la formation en ligne, le développement des compétences est plus accessible aux différents collaborateurs. Il est possible d’utiliser une plateforme LMS développée en interne ou privatisée comme Udemy, CrossKnowledge…
Automatisez les actions en vous équipant
Une fois la mise en place de la GPEC effectuée, sa réussite repose aussi sur son suivi régulier et sa mise à jour. Les emplois et compétences sont vivants et évoluent avec l’entreprise. Vous saurez ainsi si les échéances sont tenues, les résultats atteints et pourrez adapter vos objectifs et votre stratégie en fonction.
Pour cela, un logiciel de gestion et de suivi de la GPEC se révèle extrêmement utile pour gérer les talents et le personnel, améliorer la performance et aider à la décision. Il permet en effet :
- d’optimiser la gestion des talents en mesurant la performance des collaborateurs tout au long de la carrière ;
- d’identifier des formations pour développer les compétences ;
- de programmer des plans de succession, notamment dans le cadre des départs en retraite ou de vacance de poste ;
- d’élaborer des modèles de trajectoires métier ;
- de suivre l’adéquation des plans de formation avec les besoins tout en maîtrisant les coûts ;
- de suivre les entretiens annuels et les performances.
Il existe de nombreuses solutions de GPEC sur le marché, mais il convient avant tout de choisir un système adapté à la taille et aux besoins de l’entreprise.
Dans un contexte de crise économique, la GPEC prend un rôle particulier. De plus en plus d’entreprises développent de nouvelles politiques de mobilité interne, mais aussi de formation et de recrutement plus ciblées afin de pérenniser leur activité économique.
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