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L’atout n°1 de l’ATS pour une entreprise organisée en réseau : l’harmonisation

Le quotidien d’une entreprise dépend de son contexte direct : son secteur d’activité, son marché, ses contraintes légales, environnementales et…

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Le quotidien d’une entreprise dépend de son contexte direct : son secteur d’activité, son marché, ses contraintes légales, environnementales et locales, mais aussi son organisation. Et c’est l’organisation qui, en premier lieu, façonne le quotidien de chacun des collaborateurs d’une entreprise. Par là, nous entendons la taille, les différents départements qui composent la société et comment ils interagissent les uns avec les autres, ou encore la configuration de l’entreprise, « monosite » ou au contraire « multisite ».

La relation entre différents sites est un aspect stratégique dans l’organisation d’une société qui ne doit pas être sous-estimée. En effet, le siège et les filiales doivent travailler de manière fluide pour atteindre les objectifs de recrutement.

ATS chiffres

Pour gérer le recrutement d’une entreprise organisée en réseau, il est nécessaire de trouver un équilibre entre les attentes du siège et la réalité du terrain des relais RH. Cet équilibre, ce sont les solutions digitales qui vous permettent de le contrôler, par la garantie de respecter les processus de l’entreprise, un respect de l’image de la marque employeur systématique, et naturellement un suivi, disponible au global, comme pour chaque entité. Découvrons sans plus attendre ces solutions à commencer par le coeur de la stratégie de recrutement : l’ATS. Quelle utilité représente l’utilisation d’un ATS (Applicant Tracking System) pour une entreprise organisée en réseau ?

L’atout n°1 de l’ATS pour une entreprise organisée en réseau : l’harmonisation

Une entreprise organisée en réseau doit compter sur une communication interne (entre les différentes branches) fluide et réactive afin de fonctionner correctement. L’ATS est une solution digitale informatique qui centralise sur une même plateforme accessible à tous les utilisateurs, où qu’ils soient, les informations liées au recrutement. Celles-ci ne se perdent plus dans des e-mails ou des fichiers Excel.

Les bénéfices de l’utilisation d’un ATS pour une organisation multisite :

Harmoniser les pratiques et assurer le respect des contraintes légales

L’ATS dresse des processus de recrutement structurés et agiles. Tous les acteurs du recrutement de l’entreprise travaillent sur le même support et suivent par conséquent le même processus d’évaluation des candidatures. C’est une aide précieuse pour les entités qui ne disposent pas d’un relais RH sur site et qui doivent effectuer des recrutements alors qu’elles n’ont pas nécessairement de compétences RH ou recrutement. La méthodologie est simple à suivre depuis l’outil afin de garantir l’autonomie des opérationnels impliqués dans le recrutement.

ATS Harmonisation

Par ailleurs, au-delà de l’harmonisation essentielle des pratiques de recrutement, utiliser un ATS permet de limiter les erreurs en matière de publication d’annonces et de gestion des candidatures : respect des obligations légales (publication systématique de l’offre sur le site du Pôle Emploi, mention H/F obligatoire dans les templates d’annonces préenregistrés, respect des critères de non-discrimination listés par la loi), respect de la réglementation RGPD (recueil du consentement du candidat pour le traitement et la conservation de ses données personnelles dans un vivier).

Concrètement, pour la réussite de recrutements dans un contexte multisite, votre solution de recrutement doit embarquer :

  1. La gestion de templates d’annonces afin de garantir l’homogénéité des annonces (titres, textes, visuels) dans toute l’organisation et leur respect de la législation en la matière.
  2.  La multidiffusion d’offres d’emploi permettant de respecter la mise en forme initiale de votre offre d’emploi (qualité de présentation et charte graphique) et de la diffuser sur des centaines de jobboards et agrégateurs. Mais aussi et surtout, garantir les publications obligatoires comme sur Pôle Emploi par exemple.
  3.  La définition de workflows de processus de recrutement en fonction de chaque poste, entité ou bassin d’emploi afin d’adapter la stratégie de recrutement au plus près des besoins du terrain. Un formulaire comportant une dizaine de champs à remplir est-il vraiment utile pour recruter un profil pénurique dans une région en tension ? Non, votre ATS doit vous permettre d’adapter aussi bien le formulaire que le processus de recrutement associés à chaque annonce.
  4. L’envoi automatique ou en masse de messages de confirmation et de refus de candidature assurant le respect des règles en vigueur pour communiquer avec chaque candidat individuellement en fonction de l’avancée de sa candidature.
  5. La gestion des consentements pour répondre aux contraintes du RGPD en matière de sécurisation et de traitement des données et qui vous permet notamment de :

→ Éviter à tout prix le partage de CV en pièce jointe ou sur des dossiers cloud de l’entreprise : en effet, ce point est valable pour toute entreprise, mais davantage dans un contexte multisite et international dont le réseau est étendu. Il est presque impossible de s’assurer de la bonne suppression des données personnelles d’un candidat lorsque les CV sont partagés sans contrôle. Un ATS adapté à une organisation multisite doit ainsi réduire les pièces jointes au maximum et mettre à disposition le dossier candidat dans sa solution et en embarquer le partage par e-mail. On assure au passage un travail en mode collaboratif dans le respect du RGPD et 100 % sécurisé.

→ Définir la période de conservation des données associée à chaque candidature : dans l’idéal, à l’issue de la durée paramétrée, le candidat est alerté et peut renouveler son consentement en un clic depuis un e-mail automatique (la loi impose la suppression des données personnelles du candidat au bout de 2 ans si l’entreprise n’obtient pas son accord tacite pour les conserver).

→ Anonymiser automatiquement toutes les candidatures arrivées à échéance : toute organisation multisite doit ainsi s’assurer de l’anonymisation automatique de l’ensemble des données personnelles des candidats dont les consentements ne sont pas à jour, et ce, dans tout le réseau. On comprend davantage l’intérêt de centraliser la donnée candidat et de pouvoir l’anonymiser sans risque qu’elle ait pu fuiter.

→ Collecter les consentements automatiquement ou manuellement : votre ATS doit vous permettre de constituer un vivier de candidatures conforme au RGPD avec uniquement des profils de candidats ayant consenti à être adressés sur de prochaines offres d’emploi au travers du vivier.

→ Stocker vos données candidats dans des serveurs sécurisés au sein de l’UE : même s’il ne ferme pas totalement la porte à un stockage des données hors de l’UE, le RGPD en précise le cadre. Et la pratique est pour le moins “à éviter” dans le contexte du recrutement, tant les données peuvent s’avérer sensibles. Des raisons pour vous convaincre ? Un CV est une mine d’informations et autant d’opportunités de chantage ou de fraude qui peuvent directement viser vos candidats. Par ailleurs, les failles de sécurité n’arrivent pas qu’aux autres et dans de nombreux cas, la justice européenne n’aura que peu de recours face à un prestataire qui n’opère pas directement sur son sol. Soyez donc vigilant dans votre collaboration avec vos prestataires et sous-traitants, notamment les start-ups “innovantes”. Ainsi, si vous avez dans votre organisation un responsable de la sécurité des systèmes d’information et/ou un DPO (délégué à la protection des données), prenez leurs conseils au sérieux, les risques sont réels.

Crédit   photo  : pexels

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À propos de l'auteur

Dalale Belhout

Spécialisée en recrutement digital et marketing RH, Dalale a accompagné des décideurs dans le déploiement de leur stratégie de recrutement et de marque employeur avant de rejoindre DigitalRecruiters en tant que Responsable Content Marketing. Diplômée de la Burgundy School of Business, elle est par ailleurs spécialiste des technologies dédiées au recrutement et à la gestion des candidatures en mode SaaS.