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RGPD et vivier peuvent faire bon ménage : notre analyse de la solution idéale

Un vivier de talents, au final, c’est assez simple : c’est une base de données comprenant des centaines ou des…

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Un vivier de talents, au final, c’est assez simple : c’est une base de données comprenant des centaines ou des milliers de coordonnées avec leur CV, compétences, expériences, diplômes et certifications.  Or, derrière cette simplicité apparente se cache un enjeu très important pour les candidats comme pour les recruteurs : la gestion des données personnelles. Depuis la mise en place du règlement général sur la protection des données en 2018, les règles se sont considérablement durcies afin de mieux respecter et protéger les données de ses utilisateurs. Et dans le cas d’un vivier des talents, il s’agit de celles de vos collaborateurs potentiels. Pour savoir comment naviguer dans votre vivier en étant en conformité avec le RGPD, on vous explique comment faire.

RGPD et gestion de vivier : ce qu’il faut savoir

RGPD et gestion de vivier ce qu'il faut savoir

C’est le 25 mai 2018 que le règlement général sur la protection des données (RGPD) est entré en vigueur en France. Il s’agit d’un cadre juridique unifié s’appliquant dans tous les pays de l’Union Européenne, y compris aux entreprises non européennes, mais travaillant avec des données personnelles européennes. Le RGPD impacte toutes les entreprises, car toutes les données personnelles sont concernées (clients, prospects, fournisseurs, salariés, actionnaires, etc.). Le RGPD impose notamment de créer un registre de traitements de données, de garantir les droits des personnes, d’avoir un DPO (délégué à la protection des données) en place, de rendre conformes les formulaires de traitement des données, de responsabiliser ses sous-traitants et fournisseurs, et de mettre en place des processus en cas de fuite de données.

En tant que professionnel des ressources humaines, vous travaillez au quotidien avec des données personnelles. Ce sont, par exemple, les coordonnées de vos candidats, leur contact, parcours professionnels, numéro de sécurité sociale, diplômes, etc. Les règles du RGPD s’appliquent donc à vous et la mise en place de processus internes est indispensable. Il y a notamment deux points importants à considérer :

  • Le droit à l’oubli : tout candidat vous ayant partagé des données personnelles peut vous demander la récupération, la modification et la destruction de ces dernières. Il faut donc savoir comment faire lorsque la situation se produit.
  • La gestion du consentement : avant de collecter des informations personnelles sur vos candidats, vous devez vous assurer que vous avez eu leur consentement pour le faire. C’est vrai en tout temps, mais c’est encore plus important dans le cadre de la constitution d’un vivier.

La loi impose un délai de deux années après le dernier contact durant lesquelles vous pouvez conserver les données personnelles de vos candidats ou membres de votre vivier, si aucune demande de retrait n’a été formulée entre temps. Une fois ce délai passé, vous avez l’obligation de supprimer ces données. Si vous ne le faites pas, vous n’avez plus le consentement et en cas d’utilisation de ces données, vous encourez un risque légal.

Quelle solution pour faciliter la gestion de son vivier en lien avec le RGPD ?

Quelle solution pour faciliter la gestion de son vivier en lien avec le RGPD ?

Pour faciliter la gestion de votre vivier, le mieux est de vous équiper d’une plateforme spécialisée. En effet, personne ne va utiliser un tableau Excel pour inscrire la date du dernier contact avec un candidat parmi des milliers de données et la date à laquelle cette ligne devra être supprimée. La direction des ressources humaines doit donc déployer un ATS qui intègre justement ces problématiques du RGPD par défaut. Pour choisir la bonne solution, il est crucial de s’intéresser aux fonctionnalités de l’ATS afin de comprendre comment elles peuvent vous faire gagner du temps au quotidien et vous mettre en conformité avec le RGPD, tout en faisant vivre votre vivier. Exemples :

  • Donner un accès direct aux candidats à leurs données personnelles via une page ou un portail candidat sécurisé, avec la possibilité de les modifier ou les supprimer.
  • Créer des reportings fiables et mis à jour en temps réel pour identifier les informations recueillies sur un candidat et les dates des dernières interactions.
  • Automatiser la suppression des données personnelles lorsqu’aucune interaction n’a été faite durant les deux dernières années.
  • Héberger les données de votre vivier en France, avec des sous-traitants européens
  • Disposer d’un module complet de gestion des consentements, d’anonymisation automatique des données, et d’une plateforme de gestion des cookies.
  • Choisir la durée de conservation des données personnelles des candidats, et automatiser la gestion des consentements afin de prévenir les candidats qui peuvent alors renouveler leur consentement en un clic.

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Conseils et bonnes pratiques pour s’assurer du consentement de ses talents

Conseils et bonnes pratiques pour s'assurer du consentement de ses talents

L’enjeu du consentement pour le RGPD rejoint celui de la marque employeur. En effet, si vous ne communiquez pas avec votre vivier et si vous ne faites pas vivre votre marque employeur, vous risquez de passer à côté d’opportunités importantes. Heureusement, nous avons la solution ! 

Maintenir la fidélité des candidats avec sa marque

Le but est de s’assurer du renouvellement du consentement des personnes présentes dans votre vivier. C’est une démarche automatisable qui est facile à mettre en place. À l’échéance du consentement, votre ATS déclenche une séquence d’e-mails qui est envoyée automatiquement aux candidats concernés. S’ils sont intéressés, un simple clic permet de renouveler le consentement.

Inciter à candidater

Le meilleur moyen de s’assurer du consentement de votre vivier et d’encourager les personnes qui en font partie de candidater à une offre d’emploi. Pour cela, il est essentiel de mettre en place un outil de recherche intelligent avec des filtres personnalisés afin de faciliter le rapprochement entre offres disponibles et candidats. Vous pouvez également envoyer des messages avec des offres d’emplois personnalisées selon le profil des candidats. Plus votre ATS vous propose une expérience simple et personnalisée, plus votre parcours candidat aura de la valeur.

Animation du vivier (e-mail et SMS)

Animer votre vivier passe aussi par l’envoi de notifications personnalisées selon le comportement des personnes. Ainsi, en cas d’inactivité depuis 6 mois, si un candidat ne va pas au bout de la complétion d’une offre, ou s’il met de côté une offre d’emploi sans postuler, vous pouvez envoyer des messages adaptés. De quoi le relancer et créer cette connexion émotionnelle avec votre marque employeur.

Newsletter emploi

Créer une newsletter spécialement conçue pour votre vivier est un excellent moyen de communication pour rester connecté avec vos talents, partager les informations de votre entreprise, travailler votre marque employeur, promouvoir les emplois disponibles, et diffuser un contenu à forte valeur ajoutée (portraits de salariés, actualités, recrutements en cours, les avantages de travailler pour vous, etc.). Les idées de sujets à produire sont presque infinies, avec des contenus froids et chauds, portraits de salariés, conseils pratiques, vidéos, podcasts, articles, infographies, etc.

Votre vivier de talents et le RGPD peuvent faire bon ménage ! Ce qui compte, c’est de disposer du bon outil et des bonnes fonctionnalités pour faciliter le travail de votre service des ressources humaines. Si la conformité est essentielle, la création de parcours candidat sur mesure, d’expériences à forte valeur ajoutée et de sites carrières personnalisées comptent aussi tout autant dans votre stratégie de marque employeur. Et ça tombe bien, car votre ATS peut faire tout cela… et même plus !

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À propos de l'auteur

Dalale Belhout

Directrice au sein de la Fondation FACE (Fondation Agir Contre l'Exclusion), Dalale dirige le Club des entreprises socialement engagées de Seine-Saint-Denis et sensibilise acteurs privés et publics aux enjeux de recrutement inclusif et de diversité en entreprise. Ancienne Head of Content chez DigitalRecruiters, elle est aujourd'hui ambassadrice du Lab'DR, une communauté d'experts qui partage réflexions et bonnes pratiques sur le blog. Dalale est par ailleurs co-auteur de plusieurs ouvrages dédiés au digital appliqué aux RH, à la marque employeur et au recrutement responsable et éthique, sujets sur lesquels elle intervient régulièrement en tant que conférencière.