Guide pratique du télétravail : management, cohésion et bien-être

Guide pratique du télétravail : avec le temps il est de plus en plus difficile de maintenir le lien entre les équipes dispersées, 34 % des télétravailleurs saturent avec le télétravail (infographie Baromètre T4 Empreinte Humaine – Crise Covid-19 : les nouveaux risques psychosociaux du télétravail – 2020)

Confinement, couvre-feu… le  travail à distance  semble s’être installé pour de bon et la nouveauté ayant perdu de sa fraîcheur, il est temps de se recentrer sur ce qui permet réellement de conserver le lien entre les équipes pour ne garder que l’essentiel et préserver le bien-être de chacun. Dans ce guide pratique du télétravail, nous vous donnons quelques pistes pour maintenir le lien entre vos équipes dispersées, vos managers tout en vous assurant de leur bien-être. 

1) Guide pratique du télétravail  : la confiance à distance se construit entre le manager et les collaborateurs

Avant le confinement, 51 % des répondants n’avaient pas mis en place de télétravail par manque de confiance envers son efficacité (infographie « Travail à distance, l’avènement de la confiance » Usine Nouvelle et Bodet Software, 2020)

Avec le télétravail, au revoir le micro-management  ! 

D’après l’étude «  Travail à distance, l’avènement de la confiance », 83 % des managers ont été satisfaits du télétravail pendant le confinement et seulement 3 % des répondants de l’étude n’ont trouvé aucun bénéfice au travail à distance. Le télétravail a fait ses preuves par la force des choses et rassuré les managers. Ils ont réalisé qu’ils pouvaient compter sur leurs équipes, même à distance.

Cependant, c’est une organisation qui demande beaucoup de lâcher prise, ce qui n’est pas toujours facile pour les managers. Les collaborateurs qui travaillent à distance gagnent en autonomie et doivent se  responsabiliser, tandis que le manager doit faire confiance à l’aveugle. Comment réussir cette transition  ?

La confiance n’exclut pas le contrôle… oui mais il faut savoir doser  !

Il existe différents moyens d’évaluer l’efficacité des collaborateurs à distance  : mesurer le temps de connexion, mesurer le nombre de dossiers traités, le nombre d ‘e-mails envoyés, etc. Un manager qui se retrouve loin de ses équipes n’est pas pour autant démuni ! Il lui est toujours possible d’utiliser des moyens de contrôle, il faut juste savoir les choisir en fonction de leur pertinence par rapport aux tâches de chaque collaborateur.

L’organisation du travail à distance définit une nouvelle culture d’entreprise  !

Il existe différentes formes d’organisation du télétravail, libre à chaque manager de mettre en place une organisation qui lui ressemble mais qui ressemble également à ses équipes. C’est pourquoi il est intéressant pour un manager de  définir son organisation de façon collective. Faire le point avec ses équipes sur ce qui fonctionne ou non, revoir les moyens de contrôle choisis, savoir se remettre en question, etc. 

Un collaborateur est d’autant plus investi s’il peut partager ses impressions et  proposer des solutions pour améliorer son efficacité  et répondre aux attentes du manager. La co-construction de l’organisation en télétravail est un très bon moyen de renforcer la relation de confiance réciproque entre le manager et ses équipes.

2) Guide pratique du télétravail : pourquoi un collaborateur doit également pouvoir faire confiance à son manager  ?

L’inconvénient principal pour 79 % des répondants est le risque d’isolement des collaborateurs (infographie « Travail à distance, l’avènement de la confiance » Usine Nouvelle et Bodet Software, 2020)

Le manager a une responsabilité envers les équipes qu’il pilote à distance

Nombreux managers ont pu  douter de l’efficacité de leurs collaborateurs en télétravail  et les imaginer à tort, en train de bronzer sur le balcon au lieu de travailler. Mais ils ne doivent pas oublier qu’ils ont eux-mêmes une responsabilité et un devoir d’efficacité envers leurs collaborateurs.

Au même titre qu’un manager fait confiance à ses collaborateurs, les collaborateurs doivent pouvoir avoir confiance dans leur manager. Ils doivent pouvoir compter sur les  compétences du manager à piloter l’équipe à distance parce qu’ils s’exposent à des   risques psychosociaux  qu’il est difficile de détecter à distance.

Le manager doit pleinement investir son obligation d’assurer la sécurité physique et surtout mentale de ses collaborateurs  : informer les collaborateurs sur le  droit à la déconnexion, s’assurer qu’ils ne se surchargent pas de travail, qu’ils respectent des horaires décents, qu’ils ne souffrent pas d’isolement, etc. 

Les collaborateurs sont pleinement investis dans leur travail et si leur productivité augmente autant à distance – 46 % des répondants ont  remarqué une augmentation de l’efficacité des collaborateurs – c’est peut-être parce qu’ils ont tellement peur qu’on les accuse de ne pas assez travailler et qu’ils oublient de se préserver.

3) Valorisez autant le lien professionnel que le lien personnel au travail

73 % des personnes interrogées trouvent que les rôles qui leur sont assignés sont clairs (infographie Baromètre T3 Empreinte Humaine – focus télétravail, les facteurs de bien-être et de risques psychosociaux – 2020)

Dans le milieu professionnel, il y a deux types de lien  : le lien professionnel  qui concerne les rapports que l’on entretient dans le but de réaliser des tâches professionnelles ; et le lien personnel  au travail qui concerne les rapports que l’on entretient par sympathie envers ses collaborateurs. Quand on cherche à maintenir le lien à distance, on cherche à maintenir ces deux liens et à les équilibrer.

Le lien professionnel, c’est ce qui va permettre de continuer à faire avancer l’entreprise mais c’est également ce qui va permettre à  chaque collaborateur de rester concentrer et de tenir un cap. Savoir ce que l’on doit faire, ce qui est attendu de nous au travail, nous aide à maintenir notre attention sur des objectifs pour éviter de céder à la panique et au stress ambiant.

Cependant, si l’on n’investit que le lien professionnel, si les échanges ne tournent qu’autour du travail, on court le risque de se fatiguer mentalement parce qu’il n’y a pas de sas de décompression et parce que le travail peut être source de frustration au quotidien. On agit comme des robots sous pression et non plus comme des êtres humains, friands d’interactions sociales.

Il est donc nécessaire de  maintenir également des liens personnels et informels entre collaborateurs . La distance ne doit pas empêcher de partager des moments à rire ensemble ou à râler après le système. Surtout dans les périodes de couvre-feu liées à la crise sanitaire qui nous laissent juste assez de temps pour travailler et nous privent de tout le reste comme les soirées entre amis, les sorties mondaines et le sport en structure. (Le bien-être au travail vous intéresse ? Je vous invite à lire cet article  Bien-être des collaborateurs : comment améliorer la qualité de vie au travail ?) 

Tout ce qui permet de garder le lien malgré la distance est donc aussi bien au service des objectifs professionnels que du besoin d’interactions sociales.

4) Guide pratique du télétravail : maintenez la communication avec justesse pour  maintenir le lien  

50 % des personnes interrogées font semblant d’être de bonne humeur (infographie Baromètre T3 Empreinte Humaine – focus télétravail, les facteurs de bien-être et de risques psychosociaux – 2020)

Si au tout début du travail à distance, tout le monde regorge d’idées pour continuer à communiquer à coup de visioconférences tous les deux jours, le télétravail dans la durée tend à lasser des ordinateurs et des sollicitations virtuelles, si bien qu’il faut savoir doser pour maintenir la communication.

Mettez en place un rituel pour canaliser certaines interactions sociales

Dans un premier temps, il est nécessaire de ritualiser certaines interactions. Sur un chat partagé, si tout le monde se dit bonjour le matin et au revoir le soir, on sait déjà qui est là, de l’autre côté de l’écran et on se sent moins seul. Rien de pire que d’envoyer des messages sans réponse et de se demander si un tel ou un tel travaille ou est en congé. Les différents collaborateurs ont besoin de sentir la  cohésion d’équipe au quotidien (Pour savoir comment maintenir une cohésion d’équipe en télétravail, je vous invite à lire cet article  Télétravail : comment lutter contre l’isolement ?). Il faut donc savoir montrer que l’on est là, mais il faut également savoir prévenir à l’avance quand on sera absent. Des applications telle que Lucca vous permettent de visualiser les présents, les absents, les congés et facilitent le travail   en équipe à distance. 

3) Guide pratique du télétravail : pour le manager, un double effort à fournir

Les managers risquent deux fois plus le burnt-out que les non-managers (Baromètre T4 Empreinte Humaine (1/4) – Infographie sur l’état psychologique, risques psychosociaux & épuisement des salariés français – sondage Opinionway pour Empreinte Humaine) 

Les managers doivent redoubler d’efforts pour gérer le bien-être à distance de leurs collaborateurs tout en gardant un œil sur leur propre bien-être ce qui les rend encore plus vulnérables.

Garder l’oeil sur le bien-être de son équipe

Dans un premier temps,  les managers doivent prendre le temps de donner des directives claires aux collaborateurs et les contacter régulièrement  pour s’assurer que leurs conditions de travail sont satisfaisantes et détecter les risques psychosociaux (Risques psychosociaux (RPS) : de quoi parle-t-on?). Ils doivent trouver un moyen de mesurer la productivité de leurs équipes sans tomber dans le micro-management, et ils doivent réussir à leur faire  confiance.

Regarder dans le miroir

Dans un second temps,  les managers doivent rester alertes sur leur propre situation. En effet, le statut hiérarchique peut avoir pour conséquence d’isoler le manager de son équipe, il se retrouve alors également seul en télétravail, avec une pression supplémentaire à gérer liée à son statut hiérarchique, sans avoir nécessairement les mêmes opportunités d’interactions sociales que les autres membres de l’équipe pour décompresser. Il est donc nécessaire qu’il soit encore plus attentif au risque de  burn-out  et qu’il se préserve d’autant plus. Si le manager cède à la détresse psychologique, son équipe en pâtira d’autant plus. Rappelons par ailleurs le rôle indispensable des RH, en première ligne dans la gestion du télétravail   et dans le soutien aux managers  en détresse face à ce nouveau mode de management.