Fiche candidat : comment la remplir ?

« La fiche candidat est un outil indispensable au recrutement »

L’entretien est une étape cruciale dans le processus de recrutement et ne s’improvise pas. Il nécessite une feuille de route pour ne pas passer à côté des éléments les plus importants : la fiche candidat. Dans l’article suivant, découvrez comment remplir la fiche candidat pour profiter au maximum de ses avantages.

1) Quels sont les avantages à remplir une fiche candidat pour chaque entretien d’embauche ?

Remplir une fiche candidat pour optimiser son organisation personnelle

Quand vous recrutez un candidat, vous devez récolter autant d’informations que possible pour identifier le caractère et les compétences des candidats. Certaines des informations vous sont directement données par le candidat, d’autres sont le résultat d’observations personnelles (analyse de la communication non verbale par exemple). La fiche candidat pour permet dans un premier temps de vérifier que vous avez bien abordé tous les sujets qu’il fallait aborder et que vous n’avez manqué aucune information. C’est un outil au service de votre organisation personnelle qui vous permet de structurer l’entretien et de prendre des notes de façon organisée.

En optimisant l’entretien dès le début grâce à la fiche candidat, vous gagnez du temps dans le processus de recrutement. Plus l’entretien est efficace, moins il y a besoin d’en refaire par la suite.

En suivant une trame d’entretien définie dans la fiche candidat, vous vous assurez une meilleure objectivité en tant que recruteur car vous suivez le même fil conducteur pour l’entretien et vous offrez les mêmes conditions d’entretien à tous les candidats.

Remplir une fiche candidat pour faciliter la communication avec les autres intervenants du recrutement

Dans un second temps, la fiche candidat est un outil de communication au service des autres intervenants du recrutement comme les managers. En effet, quand vous avez prévu une succession d’entretiens avec à chaque fois des intervenants différents, la fiche candidat est un document que vous pouvez leur transmettre pour se faire une idée des différents candidats avant leur venue. Vous utilisez alors des codes et des annotations que les managers connaissent pour que la fiche se partage aisément.

2) Structurez le contenu de la fiche candidat

La fiche candidat se présente comme un tableau avec un certain nombre de critères à évaluer. Vous devez donc commencer par identifier les critères qui sont importants pour le recrutement. Vous concevez ainsi une version de base de la fiche candidat, celle qui vous sert pour tous les recrutements. 

Commencez par adapter la fiche candidat à chaque type de poste

D’un entretien à l’autre, certains critères sont plus importants que d’autres. Pour mener l’entretien avec fluidité, ne chargez pas trop votre fiche candidat en critères. Choisissez les plus importants. Ils vous serviront à amorcer certaines questions et certains sujets pendant les échanges et vous verrez que vous obtiendrez de nombreuses informations complémentaires en posant simplement les bonnes questions.

N’hésitez pas à adapter la fiche candidat pour chaque série d’entretiens. Certaines informations ne changeront jamais, mais d’autres comme les compétences requises par exemple, doivent à chaque fois faire l’objet d’une réflexion pour vérifier qu’elles correspondent bien au poste.

Simplifiez la communication en utilisant un langage connu de tous

Pour faciliter la communication avec les autres collaborateurs concernés par le recrutement, comme les managers par exemple, vous devez utiliser un seul et même langage. Choisissez une codification compréhensible par tous et présentez la légende de la codification sur la fiche candidat.

Vous avez également le choix de prévoir une seule fiche candidat par candidat, l’objectif étant d’avoir suffisamment de place pour prendre des notes sur chaque critère ; ou au contraire de lister tous les candidats sur le même tableau pour les mettre en comparaison de façon immédiate quand vous ferez le point sur les candidatures. Dans ce cas-là, soyez concis dans votre prise de notes.

3) Quelles sont les critères importants à préciser sur la fiche candidat ?

Soyez clair sur le poste pour lequel vous recrutez

Dans les informations importantes à présenter sur la fiche candidat, commencez par reprendre les informations qui balisent l’entretien, c’est-à-dire : le titre du poste, la durée et le type du contrat (pour éviter de promettre la lune au candidat s’il s’agit d’un CDD de 3 mois), le nom du service concerné par le recrutement et le nom du manager.

Précisez les coordonnées du candidat

Reprenez ensuite les coordonnées personnelles du candidat que vous retrouverez sur le CV. Remplissez ces informations à l’avance, si bien que pendant l’entretien, vous n’avez qu’à les lire au candidat pour confirmer leur exactitude, vous gagnez ainsi du temps. Vous vous dites peut-être que cette étape n’est pas utile si le candidat vous a laissé un CV et que ces informations figurent déjà dessus. Sauf qu’il y a parfois des oublis sur le CV, remettre les informations sur la fiche candidat vous permet de vérifier que vous avez bien tous les éléments (adresse, téléphone, email, mobilité, etc.)

Contextualisez l’entretien

Ensuite, pensez à contextualiser l’entretien : quel jour a-t-il eu lieu, à quelle heure, qui était présent, comment s’est déroulé l’entretien, qu’avez-vous remarqué chez le candidat (retard, ponctualité, etc.) Ces indications vous permettent plus tard de vous y retrouver parmi tous les candidats. Vous avez plus de facilité à vous souvenir d’un candidat si vous l’associez à une date précise ou à un évènement particulier.

Testez le candidat sur ses connaissances de l’entreprise

Prévoyez quelques questions pour vérifier si le candidat connaît l’entreprise, s’il connaît le secteur, s’il a préparé l’entretien. Cela vous permet ensuite d’attaquer l’entretien par une présentation de l’entreprise.

Évaluez les compétences du candidat

Complétez avec des questions sur la formation du candidat et son expérience afin d’évaluer ses compétences techniques et comportementales. Sélectionnez les compétences les plus importantes à identifier avec un système de « notation ». Pensez également à laisser quelques cases vides pour ajouter manuellement d’autres compétences spécifiques à chaque candidat, auxquelles vous n’aviez pas pensé et que vous découvrez au cours de l’entretien. Intégrez enfin des questions ouvertes générales pour donner au candidat la possibilité de s’exprimer.

Notez les attentes du candidat

Prévoyez également un espace sur la fiche candidat pour noter les attentes du candidat : à quelle date est-il disponible, quelles sont ses prétentions salariales, quels sont les avantages dont il aimerait bénéficier (télétravail, flexibilité d’horaires, etc.).

Prenez note de vos premières impressions

Enfin, saisissez à chaud après l’entretien votre impression : ce qui vous a plu, ce qui vous a dérangé, si vous envisagez de faire passer un deuxième entretien etc. Partez du principe que quelques jours après l’entretien, vous aurez vu plusieurs candidats et que votre mémoire risque de vous jouer des tours, c’est pourquoi il est important de noter le maximum d’informations à la fin de l’entretien. Cela vous aidera à vous rappeler plus facilement du candidat.

Pour sortir des fichiers Excel, remplissez votre fiche candidat directement dans votre ATS

Pour aller plus loin : utilisez un ATS comme Cegid Digitalrecruiters pour générer vos fiches candidats directement dans l’ATS. Vous retrouvez ainsi tous les éléments de la fiche candidat de manière instinctive dans le logiciel, mais vous pouvez également taguer directement les managers pour qu’ils aient accès à vos remarques et commentaires. Vous centralisez tous les éléments de la candidature dans la fiche candidat en intégrant la lettre de motivation, les résultats aux tests de personnalité s’il y en a eu. 

Et quand il s’agit d’envoyer un e-mail de refus de candidature, il ne suffit que de quelques clics pour envoyer un mail automatisé aux candidats non retenus. 

Avec une fiche candidat dématérialisée dans l’ATS, vous optimisez la prise des notes pendant les entretiens et pouvez dire adieu aux papiers qui volent… et qui se perdent !

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