Comment calculer le TCO (coût de possession) d’un logiciel de recrutement (ATS) ?

L’ATS est outil de suivi des candidatures dorénavant indispensable pour gérer le processus de recrutement dans une entreprise, de la réception des CV jusqu’à la sélection finale. Ce logiciel de recrutement permet d’automatiser un certain nombre de tâches à faible valeur ajoutée afin de gagner du temps et se concentrer sur le recrutement en lui-même. Pour choisir son ATS, le prix entre en ligne de compte, au-delà des fonctionnalités proposées. 

Au lieu de s’arrêter au devis d’un fournisseur présentant le prix d’achat et éventuellement de maintenance, calculer le TCO (coût de possession) du logiciel de recrutement permet de tenir compte des coûts cachés et notamment des frais d’exploitation. En effet, ces derniers peuvent parfois faire doubler la facture !

Au-delà du comparatif à l’achat, calculer et suivre le TCO de son logiciel de recrutement permet également d’identifier des leviers pour optimiser les frais d’utilisation.

Qu’est-ce que le TCO ?

Le TCO ou total coast of ownership (coût total de possession) définit le coût global d’une solution logicielle. Mis en place dans les années 80 par le cabinet Gartner, il permet d’aller plus loin que le simple prix d’achat et de maintenance du logiciel. En effet, le TCO inclut toutes les dépenses liées au produit pendant son cycle de vie, c’est-à-dire les frais d’acquisition, de gestion et de maintenance de l’infrastructure et du logiciel, mais aussi les coûts liés à la formation, aux pannes et autres dépenses cachées.

L’avantage de calculer le TCO d’un logiciel de recrutement consiste à pouvoir comparer les propositions des différents prestataires en mettant en regard le prix global et non le seul prix d’achat.

Calculer le TCO d’un logiciel de recrutement : les éléments à prendre en compte

1. Le prix d’achat ou les licences annuelles

C’est le montant le plus facile à estimer, car c’est un coût direct facilement identifiable sur le devis du prestataire. Il existe deux grands types de tarifs à ce niveau : le prix d’achat (parfois appelé licence à vie) ou l’abonnement mensuel ou annuel, notamment pour les solutions SaaS.

N’oubliez pas de prendre en compte les frais liés aux montées en version ou les mises à jour lorsqu’elles sont à anticiper : ils sont parfois très onéreux.

2. Les coûts de formation 

Il s’agit non seulement des frais engendrés par la formation des équipes à l’ATS pour faciliter la prise en main. Ces budgets sont souvent à hauteur des licences annuelles. Mais il faut aussi prendre en compte le temps passé en formation par les équipes de recrutement et les managers, qui occasionne un manque à gagner. 

Pour réduire ce type de dépenses, viser une solution à  la prise en main simple et proposant une académie en ligne ou qui couvre la formation des équipes.

3. Les coûts d’intégration 

Il s’agit des frais liés à la migration et au transfert des données, notamment si vous utilisiez un autre ATS auparavant. En outre, le passage d’activités de recrutement manuelles au logiciel de recrutement nécessite aussi du temps et une certaine expertise.

La personnalisation et l’intégration sont importantes lors de la mise en place de la solution en interne. S’il y a des équipes expertes chez l’éditeur, ces coûts sont généralement maîtrisés et peuvent être négociés sur le devis. C’est l’idéal, car il n’y a pas de surprise et les équipes expertes peuvent accélérer le déploiement.

4. Les coûts d’infrastructure et de maintenance

Si vous hébergez vous-même la solution (démarche aujourd’hui très rare), vous devez prendre en compte le prix du serveur et de sa maintenance, ainsi que celui de l’infrastructure. Si l’ATS est proposé en mode Saas, c’est généralement beaucoup moins cher (et généralement plus sécurisé). De plus, vous économisez les coûts de maintenance qui sont généralement inclus dans le prix de l’abonnement.

5. Les coûts d’utilisation ou d’exploitation

Ils viennent s’ajouter au prix d’achat : il s’agit des licences par utilisateurs ou des crédits de SMS, emails ou de CV reçus. Il est important de bien cadrer ces frais, car les dépenses peuvent rapidement s’envoler si l’utilisation de la plateforme n’a pas été correctement estimée lors de la contractualisation. Chez Cegid Digitalrecruiters, nous avons fait le choix de faire reposer les coûts d’utilisation uniquement sur le volume de candidatures et non sur les licences utilisateurs pour un usage sans limite par vos équipes sans impact sur vos budgets.

6. Les coûts de non-qualité 

C’est le coût caché par excellence. Ce sont les frais relatifs à un dysfonctionnement de l’ATS ou à un résultat non conforme aux exigences de l’organisation. L’ATS peut générer par exemple un fort volume de recrutements ratés ou ne pas respecter les normes de non-discrimination ou le RGPD.

Réduire le TCO d’un ATS : les astuces !

Calculer le TCO d’un logiciel de recrutement permet de comparer les ATS avant un achat, mais c’est aussi un levier pour identifier les sources d’économies potentielles. Voici quelques pistes à explorer pour diminuer le TCO de votre ATS :

• Privilégiez les solutions SaaS qui vous exonèrent des frais de maintenance et d’infrastructure.
• Visez un ATS proposant un maximum d’intégrations natives et une API robuste, comme c’est le cas chez Cegid Digitalrecruiters. Cela vous épargnera de nombreux développements coûteux.
• Favorisez une solution avec une UX simple et fluide facilitant l’onboarding et la prise en main de l’ATS par vos équipes. Une académie intégrée à la plateforme vous sauvera également la vie. Chez Cegid Digitalrecruiters, notre académie en ligne est accessible gratuitement !
• Veillez à choisir une solution évolutive avec un éditeur qui gagne des parts de marché et qui investit dans son produit. Vous serez serein pour au moins dix ans et éviterez les coûts de migration qui sont astronomiques sur ce genre de solutions.
• Réduisez les coûts de licences et basez votre facturation sur l’usage afin d’adapter la tarification en fonction de vos recrutements effectifs.
• Opérez un suivi du TCO annuel de votre ATS pour mieux négocier avec l’éditeur en cas de changement de tarif ou d’évolution.

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