L’Applicant Tracking System, qu’est-ce que c’est ?

L’Applicant Tracking System, communément appelé ATS, est un outil informatique permettant de sourcer les candidats et de suivre les embauches. Les entreprises sont de plus en plus nombreuses à utiliser ces logiciels de recrutement : 46 % des recruteurs en sont déjà équipés en 2019 (source : RégionsJob « Le recrutement et la recherche d’emploi en 2019 »). Qu’est-ce qu’un Applicant Tracking System concrètement ? Comment fonctionne-t-il ? Quels sont les avantages ? Si vous souhaitez vous équiper, nous vous donnerons aussi des conseils pour choisir votre système.

L’Applicant Tracking System, le couteau-suisse du recruteur

L’Applicant Tracking System ou ATS est un logiciel destiné à gérer le processus de recrutement, depuis le sourcing des candidats jusqu’à l’embauche. Son avantage principal est d’automatiser un certain nombre d’opérations, de faire gagner du temps et de réduire les coûts. De plus en plus, les Applicant Tracking System sont disponibles en ligne, à l’instar de Cegid Digitalrecruiters. Ces SaaS (service as a software) offrent une grande liberté d’accès tout en garantissant une sécurité optimisée des données traitées.

L’ATS est surtout utilisé dans le domaine du recrutement digital par les équipes RH afin d’optimiser leur fonctionnement. Cet outil est en effet un véritable couteau suisse qui rassemble de nombreuses fonctionnalités :

• une base de données de CV qui centralise toutes les candidatures reçues, interrogeable selon différents critères, constituant ainsi un véritable vivier de candidats ;
• une interface de création et de multidiffusion d’annonces de recrutement ;
• un système de messagerie pour échanger directement avec les candidats sans passer par le mail ;
• un processus de suivi des candidats, avec des statistiques, des grilles d’évaluation et la possibilité d’intégrer des comptes rendus d’entretien…

Utiliser un Applicant Tracking System ne s’impose pas que pour les entreprises ayant un grand nombre de candidatures à gérer. Si vous ne trouvez pas assez de candidats, l’ATS facilite le sourcing et la multidiffusion des offres d’emploi pour alimenter votre vivier et trouver la perle rare.

Comment fonctionne un Applicant Tracking System ?

En soi, l’ATS fonctionne comme un CRM (gestion de la relation client) où chaque candidat dispose d’une fiche intégrée dans une base de données. Concrètement, le logiciel reçoit, traite, stocke les candidatures que l’on peut ensuite trier et affiner grâce à des mots-clés ou des filtres très perfectionnés.

Grâce à l’apport de l’intelligence artificielle, les ATS sont désormais capables de lire des CV et des lettres de motivation afin d’en extraire les informations pour compléter chaque fiche. L’ATS peut aussi faire coïncider un CV qui correspond aux critères d’une offre d’emploi intégrée dans le logiciel.

Les avantages d’un ATS pour les recruteurs

L’Applicant Tracking System présente de nombreux avantages pour les recruteurs, mais c’est d’abord un tableau de bord qui centralise toutes les informations liées aux recrutements au même endroit. Vous pouvez ainsi mesurer le succès ou l’échec de vos campagnes de recrutement et rectifier le tir facilement.

Optimiser le processus de recrutement

L’ATS offre un gain de temps non négligeable dans le processus, grâce à l’automatisation des tâches à faible valeur ajoutée. Il s’agit par exemple de :

• l’organisation des rendez-vous pour les entretiens ;
• l’envoi de pièces administratives et les échanges avec les candidats (SMS, mails, Whatsapp…) ;
• la multidiffusion des annonces sur les jobboards.

Grâce aux questionnaires automatisés et personnalisés, vous pouvez également affiner la procédure de candidature, afin d’être sûr d’avoir uniquement des profils pertinents en entretien. Enfin, afin d’éviter que 74 % des candidats restent sans réponse après avoir postulé (source : Apec), l’ATS gère automatiquement cette partie souvent fastidieuse, mais néanmoins indispensable. 

Faciliter le sourcing sans discrimination

La centralisation de toutes les candidatures dans une seule plateforme apporte aussi un gain de temps, mais facilite également la gestion du recrutement. Plus besoin d’avoir un tableau Excel, une messagerie, un agenda partagé… tout se pilote depuis la plateforme. La base de données multi-critères permet également de faire une recherche dans votre vivier de candidats facilement avec quelques mots-clés ou même de faire du matching avec votre annonce. Tout cela dans le respect des contraintes légales et sans discrimination.

Améliorer le taux de conversion des annonces

L’Applicant Tracking System est aussi un moyen moderne et innovant de susciter des candidatures. Les recruteurs qui utilisent un ATS Cegid Digitalrecruiters observent des taux de conversion moyen de leurs annonces de plus de 20 %, alors qu’il est en moyenne de 5,7 % en 2020 sur une annonce d’emploi classique (source : AppCast).

Le Saas facilitent en effet l’expérience candidat et incitent les talents à postuler grâce à des formulaires contextualisés et du parsing de CV (le logiciel lit automatiquement le CV et pré-remplit le questionnaire).

Favoriser l’autonomie des managers sur le recrutement

Dernier avantage de l’Applicant Tracking System : la centralisation des candidatures permet aussi… la décentralisation du recrutement. Les RH continuent de maîtriser le processus de recrutement, mais elles peuvent déléguer aux managers directs la publication d’annonces ou la sélection de profils en toute autonomie. Ainsi, les RH peuvent se concentrer sur leur cœur de métier : recruter et intégrer les nouveaux profils, mais aussi conseiller les services et les accompagner dans leurs démarches.

L’ATS permet un travail collaboratif sur les candidatures, pour échanger sur les profils ou débriefer un entretien.

Comment choisir son Applicant Tracking System ?

Il existe de nombreuses solutions d’Applicant Tracking System sur le marché, avec des fonctionnalités différentes et pour tous les budgets. La multiplicité des offres ne rend pas facile le choix de son ATS.

Voici néanmoins X critères à noter pour effectuer votre sélection parmi les ATS du marché.

Critère n°1 : un ATS cohérent avec vos besoins

Le premier critère de choix d’un Applicant Tracking System est sa flexibilité. Chaque recruteur a ses propres besoins, qui varient en fonction de la taille de l’entreprise, des profils recherchés, des processus internes, etc. L’ATS doit s’adapter à votre réalité et non l’inverse. Si par exemple, vous utilisez beaucoup la cooptation, le logiciel doit pouvoir le gérer pour vous.

Dans le même ordre d’idée, privilégiez un ATS simple et ergonomique qui sera facile à prendre en main par les différents intervenants, surtout si vous souhaitez décentraliser vos recrutements ou si vous êtes une entreprise multisites. Néanmoins, votre ATS devra aussi être évolutif pour accompagner le développement de votre entreprise et vos besoins futurs en recrutement.

Critère n°2 : la possibilité de personnaliser son sourcing avec l’Applicant Tracking System

Le sourcing est la première fonction de l’ATS et pouvoir le personnaliser, c’est le gage d’obtenir des candidatures qualifiées. Le logiciel ne doit pas se contenter de diffuser en masse les offres d’emploi sur les sites, mais aussi de pouvoir cibler la diffusion en fonction du profil, en choisissant un jobboard particulier.

(gain de temps, marque employeur et site carrières, contextualisation du parcours candidat, intégrations)

Critère n°3 : un ATS qui valorise la marque employeur

La marque employeur est une des conditions pour attirer les futurs talents. L’ATS doit permettre de communiquer sur votre entreprise grâce à un site carrières dédié lié avec le logiciel de gestion des candidatures. Ainsi, le flux est optimisé pour amener les visiteurs à postuler directement.

Un ATS qui facilite l’expérience utilisateur envoie une image positive au candidat, tout en simplifiant le recrutement en interne. Pour cela, l’Applicant Tracking System doit être transparent aux yeux du visiteur, grâce à une installation en marque blanche (c’est-à-dire que tout le processus de candidature est personnalisé avec votre identité de marque).

L’Applicant Tracking System est l’outil indispensable pour gérer facilement vos candidatures, en gagnant du temps et en optimisant vos processus. Si vous êtes convaincu, sachez que Cegid Digitalrecruiters propose un ATS en SaaS, Manage, une plateforme tout-en-un adaptée aux entreprises multisites, multimarques et internationales.

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