Recrutement raté : la formule pour identifier ses coûts associés !

Le recrutement d’un nouveau collaborateur n’est jamais simple et engendre des coûts qu’il faut prendre en compte. Un recrutement peut aussi revenir à très cher s’il est raté, c’est-à-dire si le nouvel élément quitte l’entreprise avant la fin de sa première année (le taux moyen est de 30% en 2020 selon la Dares). Que le départ soit du fait du salarié ou de l’entreprise, le coût d’un recrutement raté peut se chiffrer entre 15 000 et 200 000 € selon le salaire et l’ancienneté.

C’est énorme, n’est-ce pas ? Nous détaillons la méthodologie de calcul et les coûts pris en compte dans cet article complet ! 

Il faut d’abord calculer le coût du recrutement en soi, en utilisant ce tableau Excel par exemple, mais il faut aussi ajouter les salaires et le manque à gagner dû au départ du collaborateur.

Recrutement raté : les dépenses directes

Ces dépenses sont les plus faciles à identifier et à quantifier. Il s’agit des frais de recrutement en tant que tels, les salaires versés et les charges sociales et les coûts liés à la rupture du contrat.

1. Les frais de recrutement

Il faut prendre en compte ici non seulement le recrutement du collaborateur qui s’en va, mais aussi celui du remplaçant. Ces frais incluent :

• les rémunérations des équipes RH et des employés impliqués dans les recrutements (managers par exemple) de l’élaboration du besoin aux entretiens d’embauche ou le montant de la prestation si le recrutement est délégué à un cabinet ou un chasseur de têtes ;
• les coûts structurels des matériels et équipements utilisés, mais aussi du sourcing et de la diffusion des offres d’emploi ;
• les frais d’onboarding du nouveau recruté (temps consacré à son accueil, achat de nouveaux matériels ou équipements…) ;
• les frais de formation ou d’accompagnement à la prise de poste le cas échéant. Ces dépenses peuvent consister en des frais de formation et de déplacement ou représenter du temps improductif si le salarié est formé en interne par un autre collaborateur (qui ne pourra donc pas travailler sur ses propres missions).

2. La rémunération du salarié

On intègre dans le coût du recrutement la rémunération complète du nouveau salarié. Elle comprend non seulement son salaire brut, mais aussi les charges patronales.

N’oubliez pas de comptabiliser les coûts structurels liés au poste occupé par le collaborateur : locaux, logiciels utilisés, équipements (téléphone, ordinateur, voiture de fonction…). Enfin, intégrez dans le calcul les avantages sociaux (ticket restaurant, participation de l’employeur à la mutuelle…).

3. Les frais de rupture

S’il s’agit d’une démission ou d’un départ pendant la période d’essai, l’employeur n’a généralement pas d’indemnités à verser. En revanche, s’il s’agit d’un licenciement ou d’une rupture conventionnelle, vous devrez intégrer dans le calcul les sommes versées au salarié qui s’en va. Il est possible de se référer au solde de tout compte.

Les montants peuvent varier selon la rémunération du collaborateur et le niveau de responsabilité, mais aussi de la durée de présence du salarié dans l’entreprise.

Les dépenses indirectes liées à un recrutement raté

Un recrutement raté génère aussi des frais indirects, plus difficilement quantifiables. Certains de ces coûts sont inhérents à tout recrutement, mais lorsque ce dernier est raté, ce sont des sommes perdues.

1. Les coûts liés au départ du collaborateur

Le départ d’un salarié demande d’abord une certaine gestion administrative, assurée par l’équipe RH ou le manager de proximité. Les rémunérations de ces employés doivent être comptabilisées dans les dépenses de recrutement raté.

Si le salarié était cadre, son départ peut générer une certaine désorganisation de l’équipe et occasionner un déficit de productivité de celles-ci. Il ne faut pas négliger l’impact négatif sur le moral des salariés touchés directement ou indirectement par le départ du collaborateur. Charge de travail supplémentaire et désorganisation peuvent peser lourd sur la motivation et générer de l’improductivité, elle-même source de manque à gagner.

Idéalement, il faut pouvoir enfin quantifier la baisse de chiffre d’affaires provoquée par le départ ou le manque à gagner pendant l’absence du salarié qui s’en va. Cela peut aller de commandes ou missions non honorées à des retards ou à des opportunités manquées.

Dans certains cas, notamment si le salarié est licencié pour faute, l’entreprise devra faire face à des dépenses destinées à corriger ou rattraper des erreurs (qualité de service, produits défaillants, service après-vente…).

2. Les coûts de remplacement en cas de recrutement raté

Identifiez ici les frais générés par le remplacement du salarié, qui peuvent recouvrir plusieurs formes :

• le montant des heures supplémentaires des collaborateurs pour compenser l’absence du partant ;
• la rémunération pour l’embauche temporaire d’un remplaçant ;
• les frais de recrutement du remplaçant définitif.

La formule pour calculer le coût d’un recrutement raté

Une fois les différentes dépenses à prendre en compte identifiées, vous pouvez passer au calcul des frais engendrés par un recrutement raté. La formule est simple : dépenses directes + dépenses indirectes

• Additionnez toutes les dépenses directes : salaires et charges du collaborateur pendant sa présence dans l’entreprise, coût de son recrutement, frais d’onboarding et de formation.
• Additionnez toutes les dépenses indirectes liées au départ et au remplacement du salarié : frais de gestion administrative, manque de productivité, montant des heures supplémentaires ou rémunération d’un remplaçant temporaire, rattrapage des erreurs du collaborateur parti…
• Additionnez les deux sommes pour avoir le coût total du recrutement raté.

Le coût d’un recrutement raté peut ainsi vite se révéler très important et, s’il se réitère, peut mettre en péril les finances de l’entreprise. C’est pourquoi bien soigner son processus de recrutement et d’onboarding est primordial afin d’éviter la fuite des talents.

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