30% des actifs interrogés sont des travailleurs nomades réguliers (Rapport 2019 de l’observatoire Actinéo)
Les nouvelles technologies ne cessent de modifier l’organisation du travail. Grâce à la digitalisation et à l’équipement informatique de plus en plus mobile, avoir un bureau à soi en entreprise relève presque du mythe !
Dans l’article suivant découvrez le flex office et le télétravail, des systèmes d’organisation qui rendent les collaborateurs de plus en plus nomades !
1) Vivez le partage avec le flex office !
L’aspect humain (adaptation, QVT, ambiance sociale) à 54% et la mise en œuvre en interne à 43% sont les contraintes majeures rencontrées ou attendues par les DET (Directeurs de l’Environnement de travail) dans l’installation de bureaux partagés (Arseg 2018 – l’Environnement de travail pour transformer l’entreprise)
Le flex office, ou comment ne pas attribuer de bureaux fixes aux collaborateurs
Avec le flex office, dites aurevoir à votre bureau attitré, décoré par vos soins ! Désormais, vous interchangez votre espace de travail avec vos collègues et profitez chaque jour seul ou à plusieurs d’une nouvelle vue depuis votre fenêtre. Ce qui fait le choix de votre espace de travail journalier dépend des espaces disponibles, de votre humeur ou des tâches que vous avez à effectuer ! Et généralement, vous bénéficiez d’un espace de rangement sécurisé, comme un casier, pour mettre vos fournitures à l’abri quand vous quittez le bureau.
Rentabilité, productivité et culture d’entreprise, les points forts du flex office
Cette nouvelle organisation sert trois objectifs principaux :
Rentabilité : l’intérêt du flex office est de faire des économies en optimisant la surface immobilière attribuée aux bureaux ainsi que leur taux d’occupation. La fin d’un bail, le regroupement de sites ou la hausse d’effectifs internes représentent une opportunité technique à l’origine de 43% des intentions de transformation des espaces de travail (Actinéo, rapport 2019).
Productivité : le flex office dynamise la performance individuelle en permettant aux collaborateurs de ne pas s’enfermer dans une routine. C’est une façon d’intégrer les effets positifs reconnus des espaces de coworking dans l’entreprise : favoriser l’entraide, la collaboration, la créativité et le partage des connaissances.
Culture d’entreprise : le flex office, c’est également l’opportunité de décloisonner les différents services, de rencontrer ses collègues pour créer du lien et de renforcer la cohésion et l’esprit d’appartenance. De plus, les collaborateurs choisissent leur espace de travail en fonction de leurs besoins ce qui améliore leur qualité de vie au travail.
Le flex office, ce n’est pas encore gagné
Le flex office demande capacité d’adaptation et organisation, ce qui ne fait pas l’unanimité auprès des actifs français encore frileux à l’idée de partager un bureau et de ne pas pouvoir personnaliser leur espace de travail. D’après le rapport 2019 publié par Actinéo, 88% des actifs interrogés préfèreraient travailler sur un poste de travail dédié… serait-ce par peur de l’inconnu ?
De plus, le réaménagement des locaux et le besoin en équipement mobile (ordinateurs portables) représentent un coût initial important, ce qui peut rebuter plus d’un chef d’entreprise. Les retombées économiques positives du flex office s’envisagent à long terme.
Attention aux dérives…
En supprimant trop de bureaux attitrés d’un coup, certaines entreprises se sont heurtées à des difficultés, car il n’y avait plus assez de bureaux. Venir au travail est alors devenu une source de stress. Si vous souhaitez mettre en place du flex office, prenez le temps de faire une transition progressive et ne cherchez pas la rentabilité immédiate.
2) Le télétravail, une réponse aux difficultés rencontrées par les salariés ?
Réduire ou supprimer le temps de trajet du domicile au travail est la principale motivation des salariés à demander du télétravail (Malakoff Médérick 2018 – Regards croisés des salariés et des entreprises du privé sur le télétravail)
Grâce au télétravail, réalisez une partie de vos heures de travail en externe : de votre domicile, dans un espace de coworking, dans les transports, etc.
Ce système existe déjà depuis quelques années et prospère grâce à la digitalisation. Avec le logiciel de recrutement Cegid Digitalrecruiters par exemple, disponible en mode SaaS, un recruteur consulte les candidatures depuis n’importe quel support connecté à internet. Il n’est plus tributaire de son bureau et peut organiser son emploi du temps en fonction de ses déplacements.
Prévenir les risques psychosociaux avec le télétravail
Le télétravail offre des avantages en termes de productivité, de bien-être au travail et de mobilité.
Productivité : le télétravail permet une plus grande flexibilité d’organisation aux collaborateurs et permet à 87% d’entre eux d’être plus productifs (Malakoff Médérick 2018). C’est notamment parce que les collaborateurs substituent le temps consacré aux transports par des heures de travail en plus.
Bien-être au travail : l’autre point fort du télétravail c’est le bien-être. En effet, il favorise l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Il permet également l’autonomisation et la prise de responsabilités, deux facteurs qui aident à lutter contre les risques psychosociaux. 32% des personnes interrogées dans le rapport 2019 publié par Actinéo ressentent le besoin de s’arrêter même si elles ne sont pas malades en raison de leur insatisfaction au travail. Le télétravail est un moyen d’offrir aux collaborateurs une plus grande satisfaction au travail.
Mobilité : le télétravail permet aux employés de gagner en mobilité et de mieux s’organiser s’ils ont des rendez-vous à l’extérieur. Ils perdent moins de temps dans les transports et organisent mieux leurs déplacements aussi bien personnels que professionnels.
Accompagner les salariés dans leur transition
Le risque avec le télétravail c’est de se détacher de l’entreprise. Pour 65% des collaborateurs interrogés par Malakoff Médérick, la perte de lien social au travail, d’esprit d’équipe et le risque d’isolement vis-à-vis du collectif représentent les principaux inconvénients du télétravail. De plus, les collaborateurs doivent apprendre à se gérer en autonomie. Pour les managers, la difficulté réside dans le fait de conserver l’esprit de cohésion tout en gérant des équipes à distance. Ils doivent également veiller à organiser les besoins en présentiel pour mener à bien les projets communs.
À force d’autoriser trop de télétravail, certaines entreprises se sont retrouvées avec des bureaux vides ! C’est le cas des entreprises Yahoo ! et Automattic (société éditrice de WordPress). Yahoo ! a fait ainsi le choix radical d’interdire le télétravail tandis qu’Automattic a simplement fermé 1400m² de bureaux.
Le télétravail est très pratique pour équilibrer la vie privée et la vie professionnelle, mais il faut savoir le doser pour conserver une culture d’entreprise forte !
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