L’automatisation des processus RH est l’un des enjeux majeurs à relever avant 2020 pour 70% des décideurs RH et SIRH (infographie Markess, 2017)
Il ne fait aucun doute, les progrès informatiques se mettent au service de l’entreprise dans de nombreux domaines, à commencer par les logiciels de recrutement qui facilitent le sourcing de candidats, alors pourquoi s’arrêter en si bon chemin ? Le processus d’onboarding, c’est la continuation du parcours candidat, l’étape où tout se joue pour achever de conquérir le cœur de votre nouvelle recrue. Si l’outil informatique vous a soutenu jusque-là, pouvez-vous encore compter sur lui pendant le processus d’onboarding pour remporter la guerre des talents ?
1) La technologie qui simplifie la vie des collaborateurs !
D’après une enquête sur l’onboarding réalisée par Yooo ! en 2018, une nouvelle recrue sur deux manquait d’informations avant sa prise de poste !
L’onboarding, c’est tout d’abord un processus parasité par un bon nombre de tâches administratives rébarbatives. Qui dit tâches administratives, dit : automatisation ! Et oui, l’outil digital sert à automatiser les processus répétitifs d’onboarding tels que l’attribution d’identifiants au réseau entreprise, la création d’une adresse email, la transmission de documents entreprise, le remplissage de formulaires complémentaires, etc. Utilisez le digital pour vous simplifier la vie et engagez la prise de contact avec votre nouvelle recrue avant même sa prise de poste !
Le processus d’onboarding, c’est également un parcours qui s’étale dans le temps et pour lequel il est nécessaire de suivre une trame temporelle ! Quoi de mieux dans ce cas que de recevoir des alertes pour vous rappeler les dates d’entretiens avec votre nouvelle recrue, que de suivre une liste qui retrace les différentes étapes du parcours d’onboarding, ou encore de pouvoir valider au fur et à mesure chaque étape sur un même support centralisé ? C’est en digitalisant toute cette facette de l’onboarding que vous pourrez garder la maîtrise du processus avec un minimum d’efforts !
Enfin, le processus d’onboarding se caractérise par la collaboration entre le service RH, le manager, l’équipe, et le nouveau recruté ! Avec autant d’intervenants impliqués, il est évident qu’il va falloir une communication sans faille ! Pour ce faire, vous pouvez miser sur la centralisation des informations grâce à la digitalisation et aller même plus loin en créant un réseau social propre à l’entreprise pour intégrer virtuellement votre nouveau collaborateur, avant même son premier jour de travail !
2) L’outil digital aux petits soins des nouvelles recrues !
Dans un premier temps, lorsque l’on intègre un nouveau collaborateur, il est nécessaire de le former au fonctionnement de l’entreprise et à la maîtrise de ses nouvelles responsabilités. C’est une étape essentielle, car un collaborateur mal formé se traduit par un manque de productivité pour l’entreprise. Cependant pour le formateur, les différentes tâches peuvent sembler tellement simples et évidentes que certaines données pertinentes peuvent passer à la trappe ! Pour éviter ce risque, n’hésitez pas à utiliser une plateforme digitale de formation qui couvre tous les éléments clés de la formation aussi bien par rapport au fonctionnement de l’entreprise que par rapport au poste en lui-même !
Dans un second temps, un nouveau collaborateur qui aurait envie de faire ses preuves rapidement peut se retrouver submergé par la quantité de nouvelles informations à intégrer qui ralentira indéniablement son adaptation ! La digitalisation de certaines étapes de l’onboarding, représente ainsi un moyen de faire gagner le collaborateur en autonomie en très peu de temps et de le détacher de la supervision constante de son formateur. Par exemple, il peut suivre et valider différents modules de formation à son rythme grâce à un profil personnalisé sur le réseau entreprise ou centraliser toutes les informations de l’entreprise sur son profil et les consulter en temps voulu. Plus il gagne en autonomie rapidement, plus il prend confiance, et plus vous avez de chance de le voir valider sa période d’essai.
3) Une marque employeur digitalisée pour répondre aux demandes des candidats !
D’après une enquête Stepstone réalisée auprès de 8 pays européens, la marque employeur est importante voire très importante pour 59% des salariés !
Le digital, c’est le monde des possibles, la clé vers plus de modernité et la concrétisation virtuelle des scénarios d’onboarding les plus originaux ! En bref, c’est un atout marque employeur de choix !
Grâce à la digitalisation, il est possible de centraliser toutes les informations liées à la culture de l’entreprise, de « streamer » des vidéos de bienvenue, de raconter l’histoire de l’entreprise depuis sa création, de développer des scénarios d’intégration à thème en fonction par exemple de votre actualité ! C’est un moyen de personnaliser l’expérience de votre nouvelle recrue en diffusant par exemple une bande dessinée avec son nom automatiquement intégré à l’histoire ! En effet, certaines sociétés ont adopté le storytelling en bande dessinée pour intégrer leurs collaborateurs. Cette communication corporate incomparable vise à proposer un onboarding original remisant au placard les brochures avec des pavés de textes.
On peut même aller plus loin en proposant des modules de formation basés sur la gamification pour que le travail devienne plus fun !
Un parcours d’onboarding digitalisé, c’est la porte ouverte à toutes les possibilités en fonction du budget de l’entreprise, de son image de marque et de son capital créativité ! Votre nouveau collaborateur participe pleinement à son intégration et devient ambassadeur de votre entreprise et de la qualité de son accueil en quelques clics !
Vous l’avez compris, la vraie question n’est pas de savoir si l’on peut digitaliser le processus d’onboarding mais plutôt de savoir comment. Le parcours d’intégration de votre candidat n’en demeurera pas moins une expérience humaine, la digitalisation vous permet de simplifier le processus et de garder la main dessus, pour le reste, c’est votre bienveillance, votre sourire et votre attitude qui feront la différence !
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