Guide ultime : Les 20 bonnes pratiques pour réduire le délai de recrutement

Dans un monde où recruter les bons talents est une question stratégique pour la performance des entreprises, réduire le délai de recrutement est devenu un enjeu business qui dépasse la seule direction RH. Les procédures liées au processus de recrutement peuvent s’avérer très longues pour les candidats, les recruteurs et toute entreprise cherchant à se développer. Quelles bonnes pratiques les recruteurs doivent-ils adopter afin de réduire leur délai de recrutement ? On vous répond dans cet article avec le top des leviers pour y parvenir !

Gagnez du temps pour les publications d’annonces

La première étape du processus de recrutement est la publication de l’annonce. Ici, l’objectif est sa mise en ligne rapide pour que le délai de recrutement soit raccourci. Voici donc 5 bonnes pratiques la concernant.

1. Créer un processus digital de demande de recrutement

Un processus de demande de recrutement digitalisé permet de structurer les grandes actions nécessaires à l’aboutissement du recrutement. On peut ainsi définir les étapes de validation par un manager (validation de l’offre et de la description, des missions, etc.), celles où les RH sont notifiées (dépôt de CV, accusé de réception, convocation, etc.) et même reprendre un modèle d’annonce directement depuis la demande pour gagner du temps.

2. Établir une librairie de modèles d’annonces d’emploi accessibles en un clic

Avoir une bibliothèque de modèles d’annonces d’emploi peut aider à accélérer le processus de publication. Vous pouvez créer des modèles pour différents types de postes et les personnaliser en fonction des besoins spécifiques de chaque poste.

Les annonces doivent être prêtes à l’emploi et publiables en un clic par vos équipes et les managers. Voir le point 4. pour comprendre comment vous pouvez également prévoir la contextualisation des annonces et leur personnalisation sans action de votre part !

3. Choisir une solution à l’UX adaptée pour les opérationnels

Une interface utilisateur intuitive et facile à utiliser peut grandement améliorer l’efficacité du processus de recrutement. Assurez-vous que votre système de suivi des candidatures (ATS) est facile à utiliser pour tous les vos collaborateurs impliqués dans les recrutements.

4. Automatiser le remplissage de contenus contextualisés

L’automatisation peut aider à remplir rapidement les informations pertinentes dans les annonces d’emploi. Par exemple, vous pouvez utiliser un outil qui remplit automatiquement les informations sur l’entreprise et le poste à partir de votre base de données.

5. Automatiser la (re)publication de vos annonces

La republication automatique des annonces peut aider à atteindre un public plus large et à attirer plus de candidats. Vous pouvez configurer votre ATS pour republier automatiquement les annonces après un certain nombre de jours sur les sites emplois souhaités. Cette automatisation est très pratique pour remonter fréquemment en top des listes de recherche avec des annonces récentes, notamment sur Indeed ou LinkedIn.

Optimisez la diffusion des offres

Une fois que votre annonce est publiée, il est important d’attirer sans tarder un trafic qualifié vers celle-ci. Le but est de transformer un visiteur anonyme en candidat qualifié, avec une démarche qui se rapproche du tunnel de conversion marketing. Découvrez en bas 6 bonnes pratiques relatives à la réduction du délai de recrutement dans ce sens.

6. Intégrer tous vos leviers de diffusion depuis votre ATS

Assurez-vous que votre ATS est intégré à tous vos canaux de diffusion pour maximiser la portée de vos annonces. Par exemple, votre ATS peut automatiser la diffusion de vos annonces vers des sites d’emploi, des réseaux sociaux et des sites de niche spécifiques à votre industrie. C’est le cas chez Cegid Digitalrecruiters dont les annonces sont diffusées nativement  vers de nombreux sites d’emploi, des intégrations d’ailleurs extensibles sans restriction au travers de notre API.

7. Déployer une solution de multidiffusion intégrée à votre ATS

Une solution de multidiffusion peut aider à diffuser vos annonces sur plusieurs plateformes en un seul clic. Cela peut vous faire gagner du temps et augmenter la visibilité de vos annonces. Avec la multidiffusion, testez les plateformes génériques et grands publics, et les job boards plus spécifiques.

8. Activer rapidement son vivier par SMS / e-mail / WhatsApp

Utilisez divers canaux de communication pour atteindre votre vivier de candidats et les informer des nouvelles opportunités. Pour bien activer votre vivier de talents, il est essentiel de créer une communication soignée et personnalisée qui impactera votre marque employeur. Le meilleur exemple est celui de la newsletter. Chaque mois, vous pouvez créer et envoyer une newsletter à toutes les personnes présentes dans votre vivier, qui peut aussi être segmentée par niveau de qualification ou type de poste. Vous pouvez aussi envoyer un SMS ou un message sur une liste de diffusion sur WhatsApp chaque fois qu’un nouveau poste est publié.

9. Déployer des outils de diffusion annexes

Utilisez des outils supplémentaires comme la publicité ou les affiches avec QR code pour augmenter la visibilité de vos annonces, en particulier sur un public pour une zone géographique donnée. La cooptation est aussi une bonne initiative : cela permet de faire jouer le réseau personnel de chacun afin d’attirer de nouveaux talents. Vous pouvez aussi proposer des primes et bonus si un candidat coopté accepte une offre pour la personne qui l’a recommandé.

10. Préciser le salaire sur les offres d’emploi lorsque c’est pertinent

La transparence sur la rémunération peut attirer plus de candidats qualifiés. Si possible, indiquez une fourchette de salaire dans vos annonces pour donner aux candidats une idée de ce à quoi ils peuvent s’attendre. C’est un levier clé pour éviter les déconvenues, pour le recruteur comme pour le candidat.

11. Utiliser les hacks pour générer du trafic sur vos annonces

Il existe des astuces à explorer pour augmenter le trafic sur vos annonces. C’est notamment le cas de la republication automatique des annonces ou encore de l’ouverture des postes à l’échelle nationale. Vous pourrez ainsi générer davantage de trafic sur vos annonces.

Misez sur une bonne expérience candidat

Pour générer davantage de candidatures qualifiées, il est important de proposer une expérience candidat fluide et rapide. Avec les 4 bonnes pratiques suivantes, vous allez pouvoir réduire le délai de recrutement efficacement grâce à l’expérience candidat.

12. Rédiger des annonces percutantes, contextualisées et optimisées

Des annonces bien rédigées et optimisées peuvent attirer plus de candidats qualifiés. Assurez-vous que vos annonces soient claires, précises et contiennent les mots-clés pertinents. Titre, descriptif, profil recherché, contexte, missions, avantages… ce sont autant d’occasions de faire bonne impression.

13. Permettre aux candidats de postuler en quelques clics

Simplifiez le processus de candidature pour encourager plus de candidats à postuler. Par exemple, vous pouvez permettre aux candidats de postuler avec leur profil LinkedIn pour éviter qu’ils aient à remplir manuellement toutes leurs informations. On parle alors d’une approche dite de « one-click apply » qui permet de faire gagner beaucoup de temps au candidat.

14. Optimiser le formulaire de candidature pour le mobile

Le formulaire est souvent la porte d’entrée principale pour une offre d’emploi. Pour les RH, il est possible de construire des formulaires plus ou moins longs selon les attentes des recruteurs en matière de volume de candidatures. Le recruteur peut alors gagner du temps en posant des questions de présélection pour bien faire le tri (par exemple permis de conduire, diplôme, expérience, etc.), soit à l’inverse en générant davantage de candidatures si le marché est en tension sur ce poste, quitte à réduire les exigences à l’entrée.

15. Proposer un chatbot pour répondre aux questions des candidats 24/7

Un chatbot peut aider à répondre aux questions des candidats à tout moment, améliorant ainsi leur expérience. Par exemple, un chatbot peut répondre aux questions sur le processus de candidature, les exigences du poste et les avantages de l’entreprise.

Préqualifiez efficacement les meilleurs candidats

Pour réduire le délai de recrutement, il faut passer plus de temps avec les bons candidats. C’est là où la préqualification des candidatures joue un rôle clé. Les 4 bonnes pratiques suivantes vous dévoilent tout sur ce concept.

16. Automatiser la préqualification des candidatures

L’automatisation peut aider les recruteurs à faciliter la mise en place d’outils dédiés pour préqualifier les candidatures. C’est notamment le cas d’outils comme la scorecard ou des solutions d’évaluation pour mesurer à distance certaines compétences avant de passer à l’étape suivante. Quelques questions techniques sur des sujets que le candidat est censé maîtriser peuvent ainsi faciliter ce travail de préqualification.

17. Utiliser la vidéo pour préqualifier les candidats

Avec un système d’entretien vidéo en différé, le candidat peut se filmer depuis son smartphone, sa tablette ou son ordinateur afin d‘expliquer en quoi il est le bon candidat pour ce poste ou pour répondre à quelques questions préalablement posées dans le processus de recrutement. Le candidat peut ainsi réaliser plusieurs essais avant d’envoyer la version dans laquelle il se sent le plus à l’aise. Cette vidéo viendra s’ajouter au dossier du candidat et pourra être consultable par le recruteur et partageable avec le manager, le cas échéant.

18. Utiliser un ATS pour trier et classer les candidatures

Un ATS aide à organiser les candidatures et à identifier rapidement les candidats les plus qualifiés. Par exemple, vous pouvez configurer votre ATS pour classer les candidatures en fonction de critères spécifiques, comme l’expérience ou les compétences. Il vous permet aussi de mieux collaborer en interne pour faire le suivi des candidats et des entretiens, de créer et d’activer un vivier, et même de créer des gabarits d’offres d’emploi.

19. Utiliser des tests en ligne pour évaluer les compétences des candidats

Les tests en ligne peuvent aider à évaluer rapidement les compétences des candidats. Par exemple, vous pouvez utiliser des tests de codage pour les postes de développeur ou des tests de langue pour les postes nécessitant des compétences linguistiques spécifiques.

Transformez vos entretiens de recrutement

La dernière étape du processus de recrutement est l’entretien. Tout se joue entre quelques personnes et l’expérience doit être particulièrement soignée. Pour réduire le délai de recrutement et celui lié à la réalisation des entretiens, nous avons aussi des bonnes pratiques faciles à mettre en place avec les bons outils.

20. Automatiser la planification des entretiens

L’automatisation peut aider à planifier rapidement les entretiens, ce qui permet de gagner du temps. Par exemple, vous pouvez utiliser un outil qui permet aux candidats de choisir eux-mêmes leur créneau horaire pour l’entretien.

21. Utiliser des outils de visioconférence pour des entretiens à distance

Les outils de visioconférence peuvent aider à réaliser des entretiens à distance. C’est l’une des bonnes pratiques les plus efficaces pour réduire le délai de recrutement. En effet, vous pouvez utiliser des plateformes comme Zoom ou Microsoft Teams pour réaliser des entretiens vidéo. Il est aussi possible de créer des vidéos différées dans la plateforme pour présenter le candidat par exemple. Alors que le télétravail et le travail hybride sont désormais bien acceptés, le fait de passer un entretien à distance est totalement accepté.

22. Utiliser un ATS pour suivre le processus d’entretien

Un ATS peut aider à suivre le processus d’entretien et à s’assurer qu’aucun candidat qualifié n’est oublié. Par exemple, vous pouvez configurer votre ATS pour envoyer des rappels automatiques aux candidats et aux recruteurs avant l’entretien.

Suivre ces bonnes pratiques vous aide à réduire le délai de recrutement pour mieux attirer et embaucher les meilleurs talents rapidement. Pour y parvenir, vous pouvez adopter une stratégie « test and learn ». En effet, chaque entreprise est unique et ce qui fonctionne pour une entreprise peut ne pas fonctionner pour une autre. Il est donc important de tester différentes stratégies, d’itérer et de se renouveler constamment afin de trouver celle qui convient le mieux à votre entreprise.

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