Le guide ultime pour exploiter efficacement son vivier de candidats

Comment exploiter un vivier de candidats ? Constituer un vivier de candidatures pertinent s’effectue sur le long terme, au fil des CV reçus, en étant attentif aussi bien à ceux retenus qu’à ceux écartés. Tous les recruteurs parlent du vivier (talent pool en anglais) et de son importance capitale. Il est facile de comprendre pourquoi : avoir une réserve de talents à portée de main est nécessaire quand on est amené à recruter. Votre stratégie de traitement des candidatures reçues tout au long de l’année peut vous sauver le jour où vous devez recruter plusieurs profils spécifiques au même moment.

Dans cet article, découvrez ce qu’il faut savoir pour exploiter efficacement votre vivier de candidats !

1) Exploiter un vivier de candidats : les conseils pour maintenir un vivier de candidatures pertinent

Il est essentiel d’étudier l’ensemble des candidatures que vous recevez.  Car certains profils peuvent s’avérer intéressants, même s’ils ne correspondent pas à vos besoins à l’instant T. De plus, il serait dommage de laisser filer un très  bon candidat  uniquement parce qu’il n’est pas retenu sur un poste bien précis. Cela dit, à l’usage, le maintien d’un vivier opérationnel peut s’avérer complexe si vous n’êtes pas équipé. Pour être efficace et vous faire gagner du temps, votre vivier doit être qualifié dès la candidature et les données bien identifiées dans votre  ATS  afin de rendre chaque candidature passée rapidement activable. 

Tout d’abord, vous devez adopter une vision globale lorsque vous épluchez des candidatures potentiellement intéressantes.  Plus facile à dire qu’à faire, surtout lorsqu’il y a des centaines de candidatures à qualifier et qu’il faut identifier uniquement les compétences recherchées dans le cadre de votre besoin urgent. Gardez en tête les postes récurrents sur lesquels votre entreprise est amenée à recruter, ainsi que les autres postes en cours gérés par vos collègues recruteurs. Dans le doute, n’hésitez pas à mettre une candidature de côté, plutôt que de l’écarter spontanément. Le but est de vous  constituer un vivier de candidatures  le plus large et le plus pertinent possible. Mais comment vous assurer de garder sous le coude uniquement des CV utiles ? 

Si vous souhaitez construire efficacement votre vivier et en faire une réserve de talents dans laquelle vous pourrez piocher à loisir, l’ATS  (Applicant Tracking System) va vous aider. Il joue un rôle essentiel dans la gestion des candidatures, mais aussi pour créer et animer votre vivier de talents.

Sur votre ATS, vous pouvez recevoir les candidatures reliées directement à vos annonces et y intégrer les CV que vous avez sourcés sur les jobboards et autres réseaux sociaux professionnels de façon automatique à l’aide des intégrations natives entre ces différents outils. 

Grâce à un système de gestion de « tags », votre ATS vous donne la possibilité de « marquer » chaque profil de candidat en fonction de critères bien précis.  Imaginons que votre entreprise soit amenée à recruter régulièrement des profils rares spécialisés en développement Python. Sur votre ATS, vous pouvez facilement créer un vivier de développeurs Python en les « marquant » dès que vous en voyez. Le jour où un nouveau poste nécessitant la compétence Python apparaît, il vous suffira de quelques clics pour récupérer tous vos profils Python et créer une liste de candidats que vous pourrez facilement  recontacter.

Pour créer un vivier efficace, il vous faut donc définir un « système de champs » vous permettant d’obtenir une base de données candidats claire. Vos champs doivent être suffisamment explicites pour que vous puissiez exploiter la base de CV plusieurs mois plus tard, mais aussi pour que d’autres recruteurs puissent l’utiliser à son plein potentiel. Le  parsing de CV  va vous aider à classer plus facilement l’ensemble de votre base de données candidats. En identifiant et en remplaçant les termes proches (« anglais C1 » et « anglais niveau courant » par exemple) par une terminologie unique, le parsing va rendre votre vivier bien plus facilement activable. Vous pourrez ainsi faire une recherche avec les mêmes mots-clés pour trouver rapidement les CV qui correspondent précisément à votre besoin.

   2) IA (Intelligence Artificielle) : matching de candidats avec les recrutements en cours  

Au fil de la construction de votre vivier, les candidatures contenues dans votre base vont pouvoir « matcher » avec vos nouveaux besoins en recrutement.  Le matching nécessite l’utilisation d’outils digitaux qui vont comparer les caractéristiques d’un CV avec une offre de poste et donner un score de compatibilité sous forme de pourcentage. 

Avec le matching de CV, vous pourrez passer rapidement en revue les profils dans un vivier ciblé (le vivier « Développeurs Python » par exemple) mis de côté dans votre ATS par rapport à une nouvelle offre de poste. Vous pouvez par exemple mettre en place un système automatisé qui retient tous les candidats ayant un score de matching supérieur à 70 % de votre ciblage. 

Le matching de candidats issus de votre vivier va irrémédiablement changer votre approche des recrutements en cours.  Au lieu de devoir attendre que de nouveaux candidats postulent à vos annonces et de sourcer des profils ciblés sur les jobboards  (avec les coûts inhérents à ces plateformes), vous aurez ainsi une nouvelle corde à votre arc : la possibilité d’aller puiser dans les profils classés et mis de côté dans votre ATS. Plus vos viviers grossiront, plus vous serez en mesure d’identifier rapidement des profils pertinents par rapport à vos nouveaux postes à pourvoir. 

Avoir un outil qui analyse automatiquement les éléments d’une offre de poste et qui les fait matcher avec les CV de votre vivier représente un gain de temps phénoménal.

Voici les avantages du matching de CV dans le cadre du vivier :

• La garantie que votre vivier est utilisé à son plein potentiel, car le matching est automatique dès que vous publiez une nouvelle offre sur votre site carrières.
• La réalisation d’économies importantes, car les candidats issus de votre vivier ont déjà été « payés » précédemment sur les plateformes et autres jobboards.
• Le raccourcissement de votre cycle de recrutement, car vous évitez les phases chronophages de publication, réception, tri et qualification des candidatures.

Pour optimiser l’utilisation de votre vivier, vous devez faire en sorte de bien segmenter l’information dans votre ATS (grâce à l’utilisation de champs judicieusement choisis).  La finalité : préqualifier au maximum votre vivier. Il n’en sera que plus facilement activable en temps voulu. Il est également important que les informations de votre vivier soient régulièrement mises à jour. En seulement quelques semaines, la situation professionnelle, l’adresse ou les critères de recherche d’un candidat peuvent changer. Il faut également solliciter régulièrement les candidats  pour confirmer que leurs informations sont toujours les bonnes (e-mail automatique), et par ailleurs recueillir leur consentement pour rester dans vos bases de données. La mise à jour d’un vivier nécessite donc un travail constant. Il va vous falloir trouver des moyens rapides et efficaces d’animer votre vivier pour que les profils mis de côté soient facilement activables en cas de besoin.

3) Exploiter un vivier de candidats : activation du vivier (CRM)

Aujourd’hui, une gestion efficace des candidatures passe nécessairement par la création d’une relation spécifique avec les candidats.  Construire et développer un lien avec vos candidats a un impact positif sur votre marque employeur, c’est aussi un pilier de la stratégie d’Inbound Recruiting.

Ne vous contentez pas de collectionner les CV dans vos bases de données : faites-les vivre et créez une relation privilégiée avec les personnes qui vous ont fait confiance en envoyant leur candidature. Il s’agit de CRM (Candidate Relationship Management), c’est-à-dire de gestion de la relation candidat.

Vous devez considérer vos candidats comme des clients qu’il faut interpeller, séduire et relancer afin qu’ils viennent régulièrement sur votre site carrières et postulent à vos offres.

 Pour concrétiser cette relation candidat, nous vous conseillons de mettre en place des campagnes d’e-mailings automatisées. Depuis votre ATS, s’il possède une brique CRM, vous avez la possibilité de contacter de façon personnalisée vos candidats en fonction de leurs profils et de leurs critères de recherche. Cette relance peut être effectuée à l’occasion de l’anniversaire du candidat, de la nouvelle année ou encore d’un événement particulièrement marquant pour votre entreprise (si possible relayé dans les médias). Envoyez en parallèle les descriptifs des nouvelles offres d’emploi qui pourraient correspondre aux compétences des candidats de votre vivier. Vous pouvez aussi communiquer sur les métiers de l’entreprise, les portraits de salariés et des événements susceptibles de les intéresser (par exemple un challenge de programmation organisé par vos équipes) au travers de newsletters thématiques récurrentes. 

Grâce à ce type d’actions de communication, vous fidélisez vos candidats et augmentez les chances qu’ils choisissent votre entreprise plutôt qu’une autre pour y effectuer la suite de leur carrière professionnelle.  Invitez-les également à mettre à jour les informations relatives à leur dossier candidat. Ainsi, vous aurez des coordonnées, des profils et des critères de recherche à jour dans votre base de candidats.

En plus des e-mails de relance et d’une newsletter candidat, vous pouvez automatiser l’animation de votre vivier par d’autres canaux de communication, comme le SMS. La puissance du SMS n’est plus à démontrer : en effet, en 2017, 66 % des Français envoyaient ou recevaient quotidiennement des SMS (d’après le  baromètre 2019 de l’ARCEP, du CGE et de l’Agence numérique).

Pour aller encore plus loin dans l’activation de votre vivier, vous pouvez agir au niveau du workflow de vos séquences e-mails, SMS. C’est-à-dire en créant des conditions automatisées entre chaque étape d’une séquence.

Par exemple, l’envoi d’un message de relance si le premier e-mail de contact n’a pas été ouvert. Ou encore l’envoi d’un message sur un autre canal (e-mail ou SMS) si les messages précédents n’ont pas été ouverts afin de vous assurer que le candidat reçoive bien votre contenu (et que ce dernier n’ait pas atterri dans ses spams). Vous pouvez aussi programmer l’envoi d’un message personnalisé à la suite d’un déclencheur : par exemple si le candidat a été shortlisté dans les six derniers mois.

Avec vos séquences d’activation, vous avez la possibilité d’humaniser le contact avec vos candidats en leur proposant du contenu  marque employeur  et d’e-mails récurrents afin de leur proposer des informations supplémentaires sur un poste, sur votre entreprise ou encore de nouvelles opportunités relatives à leur dernière candidature. L’objectif final est d’augmenter le taux de transformation (autrement dit des candidatures), ainsi que le retour et l’engagement de vos candidats. Il s’agit de nurturing  de candidats, pratique issue de l’Inbound Recruiting.

Alimenter de façon continue et qualitative votre vivier de candidatures va vous faciliter la tâche pour recruter en temps voulu les bons profils. À condition de bien activer et relancer votre vivier (grâce à votre ATS, qui collecte et exploite les données des candidats), vous gagnerez en réactivité face aux besoins en recrutement urgents. Une meilleure gestion de votre vivier est donc la garantie de ne pas passer votre temps à courir après les candidats, car vous les avez déjà sous la main !

 En bref :

• Pour être efficace et vous faire gagner du temps, un vivier doit être qualifié et rapidement activable.
• L’ATS (Applicant Tracking System) est au cœur de la gestion et de l’animation du vivier.
• Utilisez un système de “tags” explicites pour marquer les profils de votre base de candidats et exploiter votre vivier de candidats. 
• Pour cela, n’hésitez pas à faire appel au parsing de CV pour adopter une terminologie standardisée.
• Le matching de CV vous permet d’évaluer rapidement le pourcentage d’adéquation entre une offre et les profils de votre vivier.
• Pour faire en sorte d’avoir des informations à jour et “vivantes” dans votre vivier, vous devez l’activer et le relancer régulièrement, comme dans tout CRM.
• Les campagnes d’e-mailings personnalisées et automatisées renforcent la relation avec les candidats de votre vivier.
• Poussez régulièrement des offres d’emploi ciblées aux différents candidats de votre vivier.
• Ne vous limitez pas aux e-mails : le SMS est un canal de communication très puissant.

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