Le RGPD (Règlement européen sur la protection des données) est souvent interprété comme une contrainte supplémentaire pour les entreprises, mais il gagnerait également à être vu comme une opportunité pour davantage de dialogue et de communication avec les candidats.
Dans cet article, découvrez ce qu’est le RGPD et son impact sur le recrutement et plus largement sur la gestion des ressources humaines.
1) RGPD : définition
Le RGPD est un règlement européen visant à encadrer la gestion des données personnelles de manière égalitaire au sein de tous les Etats membres de l’Union Européenne. Il a été mis en place afin d’harmoniser le recueil des données dans le cadre des activités numériques des entreprises européennes. Ce règlement, voué à instaurer un contexte juridique égalitaire et compétitif entre les entreprises, représente également une avancée majeure dans la protection des données des utilisateurs et doit être respecté en France depuis le 25 mai 2018, sous peine de sanctions.
La Loi Informatique et Libertés établit un cadre légal de la collecte des données sur le territoire français et fixe des règles strictes quant à leur utilisation. Le RGPD vient compléter cette loi et s’articule autour de 3 axes principaux. Tout d’abord, il renforce le droit des personnes concernant la protection de leurs données personnelles, puis, il responsabilise légalement les différents acteurs économiques traitant ces données, notamment les entreprises. Enfin, le RGPD a pour finalité l’harmonisation des politiques de protection des données à travers l’Union Européenne. En effet, il vise à faciliter la coopération entre les différentes autorités européennes de protection des données en leur conférant un cadre juridique clair et commun à respecter.
2) RGPD et recrutement : les candidats doivent pouvoir accéder à leurs données personnelles et les modifier
Chaque entreprise, si elle souhaite continuer à recueillir les données personnelles d’un candidat, devra être capable de les tracer spécifiquement, de les lui transmettre sur demande, et le cas échéant, de les supprimer intégralement de tout support de stockage.
Pour retrouver facilement la provenance d’informations sur un candidat particulier et produire rapidement un reporting fiable des données le concernant, il est plus que recommandé de se munir d’un logiciel de recrutement. En effet, si vous êtes dans l’incapacité d’identifier précisément les informations recueillies sur un candidat, ni de les transmettre de manière exploitable, voire pire, de les supprimer définitivement de vos systèmes de gestion, vous vous exposez à des sanctions financières et pénales pour non-respect des dispositions du RGPD, qui s’appliquent à toutes les entreprises françaises sans exception.
3) RGPD et RH : des droits à respecter côté candidats et collaborateurs
Le RGPD garantit à chaque candidat et collaborateur le droit de consulter ses données personnelles, de les rectifier ou de les supprimer. Il garantit également un délai en matière de durée de conservation des données, ainsi à partir du moment où les données ne sont plus utilisées depuis un certain temps ou selon le cadre légal appliqué, elles doivent être automatiquement détruites.
Le service RH doit faire en sorte que « toutes » les données soient facilement accessibles pour répondre rapidement aux demandes de consultation des collaborateurs. Avec l’aide du DPO (délégué à la protection des données) il doit assurer la traçabilité de tous les traitements (quelles données sont détenues, où sont-elles stockées, quelle est la finalité), et mettre en place des processus pour garantir la suppression automatique des données personnelles, mais aussi être en capacité de garantir le respect du droit à l’oubli lorsque celui-ci est exercé. Par ailleurs, le DPO doit également savoir où sont stockées les données et quels membres du personnel y ont accès et rédiger une liste de traitements exacte de ces données.
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