Selon une enquête Accenture Analytics, 93% des entreprises interrogées estiment que le Big Data est important pour elles.
Être performant sur son recrutement, c’est avant tout savoir le mesurer. Qui est maître des statistiques de son activité de recrutement est bien plus en mesure de s’auto-corriger pour s’améliorer, dans une démarche d’essai-erreur.
Dans cet article, voyons quels outils et techniques utiliser pour produire des statistiques utiles et fiables afin de piloter votre recrutement.
1) La solution de choix : le logiciel de recrutement
Selon une enquête APEC 2017, 68% des entreprises interrogées de plus de 5000 salariés utilisent un progiciel de recrutement.
Le choix d’un logiciel de recrutement garantit la production de statistiques de façon simple et fiable
La référence en matière de statistiques est un logiciel de recrutement. Il représente un investissement au début, mais peut représenter d’immenses gains en productivité, pour certaines solutions. Le logiciel Cegid Digitalrecruiters, par exemple, permet de gérer le processus de recrutement dans son intégralité, de la conception du sites-carrières jusqu’à la gestion des candidatures. La solution comporte de quoi assurer le suivi statistique des recrutements. Pour chaque poste à pourvoir, les chiffres les plus pertinents sont produits automatiquement : le nombre de nouvelles candidatures, de pré-sélections, de qualifications téléphoniques, ou encore d’entretiens effectués par exemple. Ainsi, l’ensemble de ce module permet d’avoir une vision macro de l’activité de recrutement de l’entreprise, et de suivre chaque processus étape par étape, le tout consolidé dans un tableau de bord.
L’avantage le plus évident pour une telle solution est d’automatiser un grand nombre d’actions nécessaires au suivi. Ainsi, cela n’ajoute pas des tâches fastidieuses et chronophages au quotidien des recruteurs. La centralisation est également un autre atout, puisqu’il n’y aura pas à consolider des chiffres qui proviendraient de différents logiciels.
2) Le « reporting sur tableur » : un outil inadapté aux exigences actuelles du recrutement
25% des entreprises déclarent utiliser des données mal-structurées, ou difficilement exploitables pour leurs analyses chiffrées.
Le reporting sur tableur est possible, mais nécessite une bonne base de compétences numériques de la part de tous les recruteurs
Bien sûr, il est toujours possible de produire des statistiques sans solution intégrée, mais la tâche est plus complexe. Il faut tout d’abord s’assurer que l’ensemble des recruteurs maîtrise un minimum le tableur qui sera utilisé pour faire le reporting, ainsi que la personne qui consolidera les statistiques régulièrement. Produire des statistiques est avant tout un travail collaboratif ! Cette question résolue, il faudra ensuite déterminer un masque standardisé de reporting, que chaque recruteur remplira à une fréquence définie (quotidienne, ou hebdomadaire la plupart du temps).
A partir de cette base, plusieurs possibilités sont envisageables, en fonction des compétences de chacun. Avec une compétence très poussée sur l’utilisation d’un tableur, il est possible d’optimiser le temps passé au reporting en automatisant un certain nombre de choses. Il sera, par exemple, astucieux de centraliser tous les reporting sur un même serveur. De là, la personne chargée de la production des chiffres pourra les analyser régulièrement de façon manuelle. Dans le meilleur des cas, il sera possible d’aller jusqu’à réaliser un rapport automatisé venant chercher les informations dans les reporting de chaque recruteur. Cependant, dans ce type de cas, il sera presque nécessaire d’avoir des compétences allant jusqu’à la programmation.
Autre point de vigilance : les masques de reporting doivent être les plus sécurisés et fermés possibles dans leurs formes. Il suffit qu’un seul reporting soit légèrement modifié pour que l’automatisation ne puisse plus se faire. C’est pour cela qu’une telle solution est théoriquement envisageable, mais uniquement dans le cas où l’ensemble de l’équipe maitrise le ou les logiciels utilisés. Attention, donc, à bien situer son curseur lorsque l’on met en place ce type de reporting standardisé. La fiabilité des données reste possiblement menacée.
3) Donner du sens à l’analyse des statistiques
85% des entreprises interrogées utilisant un progiciel de recrutement l’exploitent pour formaliser et suivre le processus.
La prise de recul et le sens donné aux statistiques sont primordiaux dans la production des chiffres
Le piège le plus courant de ce type de démarche est de « faire des chiffres pour faire des chiffres ». Lorsque l’on commence à produire des statistiques, il devient vite tentant d’en produire beaucoup, ou de chercher des indicateurs toujours plus complexes. Ce n’est pas parce que l’on peut le faire, qu’il faut le faire. Il est donc nécessaire de se poser toujours la question du sens donné aux statistiques que l’on produit. Ainsi, pour questionner le sens des statistiques, il faut s’intéresser à la régulation qu’il y aura possiblement derrière. Lorsque j’observe ce chiffre, qu’est-ce que cela signifie ? Si la statistique X évolue dans un sens, quelle régulation j’opèrerais sur le recrutement ? Si cela évolue dans l’autre sens, sera-t-il nécessaire d’agir également ?
Deux principes doivent guider la production des statistiques : simplicité et sens. Le cerveau humain n’est pas conçu pour raisonner avec beaucoup de chiffres complexes. Il est donc important de choisir scrupuleusement les KPI (Key Performance Indicator), afin qu’ils illustrent au mieux la performance ou la non-performance du recrutement. Par exemple, sur un marché en pénurie, le nombre de candidatures sera très pertinent à suivre. En revanche, sur un marché foisonnant de candidats, il le sera peut-être un peu moins.
Les statistiques apportent un véritable atout au pilotage de la stratégie de recrutement. Le premier sujet sera la solution technique à adopter : est-il faisable de produire des statistiques ? Le choix d’un logiciel sera toujours plus facilitant que le passage par une conception interne. Le deuxième sujet fondamental sera le sens attribué aux statistiques. C’est avec un choix pertinent et une véritable de prise de recul que les statistiques prendront tout leur sens.
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