4 conseils pour gérer son agenda quand on est recruteur

« Le grand défi du processus de recrutement est de parvenir à l’interaction humaine le plus vite et le mieux possible. La façon dont vous réagissez aux demandes, le temps dont vous avez besoin pour tout traiter, le feedback vers les candidats et la planification des rendez-vous sont cruciaux à cet égard […] » Arjan Vissers, recruitment evangelist chez Indeed

Réussir à gérer son agenda quand on est recruteur, c’est le meilleur moyen pour pouvoir passer du temps sur les tâches à forte valeur ajoutée et maîtriser son poste plutôt que de le subir. Dans l’article suivant, retrouvez 4 conseils pour gérer son agenda de recruteur !

1) Le recruteur maîtrise mieux son agenda quand le parcours de candidature est clair

« En optant pour des processus courts, où chaque étape apporte une plus-value au candidat et avec l’accélération de la digitalisation lors du recrutement des Graduates Programmes (études de cas et témoignages sous forme de vidéos interactives) Ronan Kervadec, Responsable marque employeur et relations-écoles pour Coca-Cola European Partners, s’est vu récompenser avec 90% des candidats qui se sont montrés satisfaits du processus de recrutement. » Classement Best Candidate Experience – Speak & Act (dlmnews.com)

Le recruteur garde le contrôle sur son agenda dès qu’il maîtrise le processus de candidature. Il anticipe mieux, il met en place les actions utiles en une seule fois et au bon moment plutôt que de faire et refaire et il ne rate aucune étape du recrutement. Il est donc important que le recruteur mette en place un parcours de candidature clair et efficace.

Utiliser un ATS pour garder une vue aérienne sur le recrutement

Avec un ATS comme Cegid Digitalrecruiters, le recruteur suit le parcours de candidature en seulement quelques clics. Quand il se retrouve à gérer plusieurs recrutements simultanément pour un même poste ou pour des postes différents, il n’a qu’à consulter la situation de chaque candidat dans le parcours de candidature et passer à l’action pour l’étape suivante. Le soutien du logiciel de recrutement lui dégage une partie de la charge mentale et facilite son organisation personnelle.

Ne pas hésiter à se mettre des deadlines  !

Pour maîtriser son agenda, un recruteur doit savoir trancher ! On évite le processus de recrutement qui dure des semaines ! Se mettre une date limite pour publier les annonces, une date limite pour présélectionner les candidatures, une date limite pour réaliser les entretiens ou répondre aux candidats, et hop ! Le processus du recrutement a plus de rythme et le recruteur suit la cadence plus facilement !

2) Avec la planification des entretiens, l’agenda du recruteur s’adapte au collectif en un minimum d’effort  !

« 62% des candidats avec le plus d’expérience ont abandonné un process de candidature à cause des délais trop longs pour convenir d’un entretien » Half of candidates disengage or dropp out of a hiring process | Cronofy, 2021

L’une des choses les plus difficiles à gérer pour un recruteur, c’est la coordination des entretiens entre tous les intervenants du recrutement : candidats, managers, cadres dirigeants, référents techniques… Le recruteur se retrouve à la croisée des chemins entre les disponibilités de chacun et doit proposer des dates qui prennent en compte les contraintes de tous.

La planification d’entretiens à l’aide d’une plateforme partagée permet au recruteur de se dégager de ce rôle d’équilibriste et de donner plus d’autonomie aux différents intervenants pour sélectionner les meilleures dates.

Pour le candidat, c’est un confort de pouvoir sélectionner la date qui lui convient

Avec le système de planification d’entretiens proposé par Cegid Digitalrecruiters, le candidat reçoit un mail qui lui propose plusieurs plages horaires et il n’a plus qu’à sélectionner la date la plus en phase avec ses propres contraintes professionnelles ou personnelles. 

On évite le petit silence maladroit au bout du téléphone pendant lequel le candidat se demande comment il va faire pour se rendre disponible à la date imposée par le recruteur sans montrer qu’il va devoir déplacer quelques montagnes… Dans une telle situation, le candidat entame le processus de recrutement avec une première frustration alors qu’en ayant plus de choix dans les dates d’entretiens, le candidat se sent impliqué dans le processus de candidature dès le début.

Pour les managers impliqués dans le recrutement, le processus de recrutement va plus vite  !

À partir du moment où le recruteur a une visibilité sur l’agenda des managers comme c’est le cas avec une solution d’agenda partagé, il propose aux candidats des dates d’entretiens en adéquation avec les disponibilités des managers en un seul coup d’œil ! Et il adapte également son propre emploi du temps pour se rendre disponible aux mêmes dates. La succession des entretiens est beaucoup plus rapide à mettre en place : les délais de recrutement sont réduits, les candidats n’ont pas le temps d’aller postuler ailleurs, les managers peuvent retourner à leurs tâches opérationnelles rapidement, tout le monde en profite  ! 

3) En utilisant tous les outils du recrutement à disposition, le recruteur se dégage du temps dans son agenda

« Près de 60 % des candidats décrivent les tests de personnalité comme étant à la pointe de la technologie et professionnels, 58 % disent qu’ils sont créatifs, et 53 % les caractérisent comme étant scientifiques et sérieux. » 4 façons dont les tests de personnalité améliorent l’expérience candidat lors du processus de recrutement – (culture-rh.com)

Le recrutement traditionnel se déroule souvent de la même façon  : une candidature est repérée, le candidat est invité à un entretien, l’entretien a lieu et le candidat est sélectionné ou non. Cependant, en fonction des volumes de candidatures à gérer chaque jour, le recruteur doit gagner du temps, et c’est là que d’autres techniques de recrutement s’imposent !

Les moyens de prendre contact à distance n’ont jamais été autant à notre portée  !

Plutôt que de multiplier les entretiens à n’en plus finir, le recruteur dispose de nouvelles technologies qui facilitent la présélection des candidats à distance. Passer un appel de présélection de candidature, demander aux candidats de répondre à un entretien vidéo différé ou organiser une première visio pour faire connaissance et le tour est joué  ! Candidats et recruteurs économisent du temps sur le trajet et le recruteur réalise un premier tri de candidatures en un rien de temps. D’autant plus que les vidéos d’entretiens différés sont mises à disposition sur la plateforme partagée si bien que managers et recruteurs les consultent à leur rythme, encore du temps de gagné !

Cernez les candidats en amont du recrutement avec des tests de personnalité ou outils de gamification

Depuis quelques années, les soft skills ont pris le dessus sur les hard skills. Cependant, difficile pour un recruteur de cerner un candidat en quelques entretiens où chacun essaie de montrer le meilleur de lui-même. En optant pour des méthodes de recrutement qui impliquent des tests de personnalité ou des outils de gamification en amont des entretiens, le recruteur autonomise une fois de plus le candidat sur une partie du processus de candidature pour identifier certaines compétences et consacre ensuite le temps de l’entretien à discuter des projets du candidat au sein de l’entreprise. Il évite ainsi les entretiens à rallonge.

4) L’agenda du recruteur n’a pas à être encombré par des tâches à faible valeur ajoutée alors que la digitalisation existe !

La digitalisation du recrutement est « extrêmement » ou « très » importante pour 67% des DRH interrogés (Baromètre DRH 2021, ABV Group – Groupe RH&M – Willis Towers Watson)

Pour proposer une expérience candidat agréable, le recruteur doit maintenir autant que possible un lien avec le candidat. Cependant, c’est un objectif difficile à atteindre quand il y a de nombreux candidats et qu’il faut jongler avec des besoins et des attentes différents pour chaque candidat. Le recruteur doit donc se dégager du temps sur les tâches chronophages qui n’ont pas de réelle valeur ajoutée.

L’automatisation est au service de l’agenda du recruteur  !

Une fois de plus, le logiciel de recrutement joue un rôle important dans la gestion de l’agenda du recruteur. Automatiser la multidiffusion des annonces, la diffusion des informations, la personnalisation des supports de communication, les mails de refus de candidature… Toutes ces tâches, une fois automatisées, contribuent à préserver le lien avec le candidat pour optimiser son expérience candidat sans pour autant plomber l’agenda du recruteur.

Optimiser la diffusion des informations sur le site carrières pour éviter les questions 

Les sites carrières sont souvent développés de manière à présenter l’entreprise, son histoire, ses valeurs et ses équipes. Mais si l’on veut que le site carrières soit un outil efficace autant pour le candidat que pour le recruteur, il faut aussi l’utiliser pour publier des informations concrètes : présentation du parcours de candidature et des étapes, estimation des délais de recrutement, moyens de contacter l’entreprise… Cela évite au recruteur de devoir répondre à plein de questions dès qu’il prend contact avec un candidat. 

Pour gérer son agenda au mieux, le recruteur doit donc agir sur le processus de recrutement à tous les niveaux  : définir un parcours de candidature clair, faire participer le collectif dans l’organisation des entretiens, utiliser les outils qui favorisent le recrutement à distance et mettre à profit la digitalisation pour se dégager du temps sur les tâches à forte valeur ajoutée !

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