Motivation et télétravail : comment remotiver vos troupes ?

La pandémie de Covid-19 a démocratisé le télétravail pour toutes les entreprises. Avec le temps, le travail à distance se normalise, mais nécessite souvent plus d’efforts pour communiquer, prendre des nouvelles, instaurer une routine professionnelle et détecter les signaux faibles des collaborateurs. À distance, tout doit être organisé, et la baisse de motivation apparaît alors comme inéluctable à certains moments. Pourtant, il est possible d’être efficace et motivé en télétravail. On vous explique comment booster la motivation de vos équipes en télétravail.

Accepter de travailler en mode VUCA pour   maintenir la motivation en télétravail

Si certaines entreprises étaient déjà en pointe sur le sujet du télétravail avant la crise sanitaire, la plupart l’ont découvert et mis en place au moment de la pandémie. Toutes les entreprises sont entrées dans un monde VUCA. Cet acronyme qui signifie en anglais « volatility, uncertainty, complexity and ambiguity » a été inventé aux États-Unis pour décrire le monde après la guerre froide. Depuis, VUCA a été utilisé en tant que concept théorique. Aujourd’hui, la pandémie nous force à le mettre en pratique : les organisations vivent des transformations radicales à court terme. On change les structures internes, les processus de décision sont actualisés en quelques jours, le télétravail devient la norme et les métiers changent.

Pour survivre dans ce monde en constante évolution et au futur incertain, l’agilité et la capacité d’adaptation deviennent la norme. Dans un monde VUCA, les projets, les priorités et stratégies changent rapidement afin de tenter de s’adapter à la volatilité des situations. 

En acceptant et en partageant la réalité de la situation, sans tenter de l’occulter ou de l’édulcorer, vous partez sur un pied d’égalité avec vos équipes. Oui, le télétravail sera une organisation différente. Oui, il faudra faire preuve de souplesse et de bienveillance. Et oui, on peut se motiver ensemble si on co-construit une organisation du travail intelligente et bienveillante. Accepter de passer en mode VUCA permet d’embarquer votre équipe dans un voyage solidaire où l’intelligence émotionnelle prime.

 Le travail hybride pour motiver vos équipes

Pour motiver vos équipes en télétravail, il peut être intéressant de passer en mode hybride. Lorsqu’il est organisé et très structuré, il concerne 100 % des équipes d’un service qui peuvent se retrouver au bureau un ou deux jours par semaine par exemple. C’est un moyen de casser la routine, de se reconnecter avec ses collègues et de limiter les risques de démotivation. À partir du moment où les journées sont sanctuarisées (à distance ou au bureau), il n’y a pas de pertes d’interactions ou d’informations. Cette organisation permet aussi de différencier le travail de production construit autour des échanges et des réunions en personne, et celui d’orientation, qui consiste à prendre du recul, résoudre des problèmes et améliorer sa manière de faire.

Passer aux horaires de travail plus souples

À distance, il n’est pas simple de répliquer le fonctionnement du bureau. Être connecté de 9 heures à 18 heures n’a pas de sens et peut ajouter un stress supplémentaire. En télétravail, faites confiance avec des horaires de travail plus souples. Ainsi chacun peut gérer son temps comme il l’entend et selon son niveau d’énergie et ses contraintes personnelles. Certains seront très productifs le matin et d’autres tard le soir. Pour motiver vos collaborateurs, communiquez de manière asynchrone et laissez à vos équipes les informations dont elles ont besoin pour accomplir une tâche sans micromanager le moindre détail. Responsabiliser les collaborateurs permet de donner du sens au travail à accomplir.

Motivation et télétravail : organiser les rencontres sur des horaires spécifiques

En télétravail, il est facile de perdre du temps en réunion. Surtout si elles s’enchaînent, sans laisser du temps aux salariés pour travailler sur des sujets de fond. Pour éviter les notifications constantes et perturbantes, vous pouvez prévoir un check-in quotidien de 10 à 15 minutes maximum avec une approche agile. Une autre approche consiste à réserver une tranche horaire dans la journée pour les rencontres, ce qui permet de se focaliser sur les tâches de fond le reste du temps. En parallèle, les réunions peuvent être repensées pour qu’elles se déroulent uniquement quand c’est nécessaire avec un ordre du jour structuré, un timing précis et des contributeurs utiles.

Des réunions mal menées peuvent détruire la motivation de vos équipes. Il est donc indispensable qu’elles soient parfaitement organisées avec dynamisme, énergie et efficacité.

Recréer de l’informel et de la spontanéité

En présentiel, le corps parle beaucoup. La plupart du temps, il suffit d’observer les comportements pour interpréter un état d’esprit ou déceler une émotion. À distance, les rencontres informelles sont rares. Pour retrouver cette spontanéité qui fait défaut au télétravail, il est possible de créer des groupes de discussion sur des outils de messagerie qui ne sont pas en lien avec le travail. Partage de recettes, commentaires sur un film, une série ou un match de foot… selon votre culture d’entreprise, ces groupes permettent de recréer un esprit d’équipe. Vous pouvez aussi organiser un café virtuel chaque matin. Votre équipe se retrouve pendant quelques minutes de pause en début de journée ou en milieu de matinée pour échanger. C’est en créant ces moments que la motivation de vos salariés restera intacte.

Faire confiance aux managers de proximité pour   développer la motivation   en télétravail

Le télétravail et le travail hybride ont redoré le blason du manager de proximité. Ce dernier est indispensable pour fluidifier les relations à distance, apporter du sens, et prendre du temps pour échanger avec ses équipes. En mode hybride, c’est le premier répondant capable d’intervenir à tout moment pour gérer le quotidien, éviter les drames, désamorcer les conflits, et accompagner l’équipe vers l’atteinte de ses objectifs. De quoi maintenir la motivation des équipes à tout moment.

Prendre soin de ses équipes

Si l’isolement est un risque bien connu du télétravail, il ne faut pas négliger le burn-out. Pour signaler leur engagement, les salariés ont eu tendance à élargir leur plage de disponibilité. L’ordinateur est allumé de 8 heures à 20 heures et à la moindre notification, ils peuvent s’y précipiter pour répondre. À terme, cette démarche impacte la santé mentale des travailleurs. Pour pallier ces problèmes, et anticiper les risques, il est important d’avoir une politique interne concernant les notifications et les attentes des salariés. Derek Steer, le CEO de Mode, une start-up californienne, a ainsi partagé publiquement les règles d’usage de Slack en vigueur dans son entreprise. C’est la même chose avec Buffer, une autre start-up fondée aux États-Unis. En établissant des règles claires et des bonnes pratiques simples, vous contribuez au mieux-être de vos équipes.

L’autre risque concerne les troubles musculo-squelettiques (TMS). Si le sujet est connu pour des emplois difficiles comme les manutentionnaires, ouvriers ou caissiers, les TMS sont aussi développés dans le tertiaire, car le bureau à la maison n’est pas aussi bien équipé qu’en entreprise. C’est le cas des petits écrans mal réglés, avec une chaise non adaptée, une mauvaise posture, une ergonomie déficiente, etc. Pour motiver et prendre soin de leurs équipes, certaines entreprises attribuent un budget pour équiper le home office des salariés afin de travailler dans de bonnes conditions. C’est notamment le cas, aux États-Unis, des entreprises de la Silicon Valley. Mais rien ne vous empêche de faire la même chose de votre côté selon vos moyens.

Savoir récompenser et remercier

En personne, un sourire, une poignée de main ou un simple « merci et bravo pour ton travail ​ » sont indispensables pour récompenser et remercier les salariés engagés. À distance aussi, c’est possible.

Il est recommandé de remercier publiquement vos meilleurs éléments lors des réunions publiques. Vous pouvez aussi offrir ponctuellement des petites attentions personnalisées comme une carte cadeau, un abonnement premium Netflix ou Amazon Prime, un repas gastronomique à domicile, ou un coach sportif en ligne. Le numérique ouvre de nouvelles portes pour savoir remercier !

Développer un système de coaching et de mentoring

Les relations en télétravail ne doivent pas se limiter à ses collègues et à son manager. Instaurer un système de coaching et de mentoring à distance facilite les connexions et les échanges. Chaque mentor et coach doit être formé et volontaire pour s’impliquer dans cet exercice. Le but est de faciliter la communication avec les salariés volontaires, et en particulier les plus juniors, et être présent pour les aider à progresser. Une bonne pratique pour motiver les personnes qui en ont besoin ou qui se posent des questions sur leur carrière et leur futur.

La motivation en entreprise n’est pas un sujet nouveau, mais le télétravail a rebattu les cartes en forçant les entreprises à s’adapter rapidement. Motiver vos troupes doit donc être un travail presque quotidien, et l’attitude et le comportement du manager représente un atout clé. Si celui-ci dispose des bonnes soft skills, est capable d’écouter avec empathie, bienveillance et sans jugement, tout en prenant régulièrement des nouvelles, il contribue fortement à la motivation de ses équipes.

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