Conseils Recrutement

Les logiciels pour booster la performance de votre cabinet de recrutement

Bienvenue dans l’ère du recrutement 3.0 ! L’époque où la seule interaction numérique dans les services RH se limitait à la…

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Bienvenue dans l’ère du recrutement 3.0 ! L’époque où la seule interaction numérique dans les services RH se limitait à la publication d’offres d’emplois sur des plateformes est révolue et les méthodes de travail des recruteurs ont connu une véritable révolution au cours des dernières années. Il ne s’agit plus de se contenter des candidats ayant montré de l’intérêt pour un poste mais bien d’aller chercher la perle rare parmi des millions de candidats passifs sur les réseaux sociaux et de traiter simultanément des centaines de candidatures reçues sur de multiples jobboards avec une efficacité et une rapidité jamais atteintes par le passé.

Dans le même temps, ce bouleversement de nos habitudes, cette apparente facilité à sourcer et à traiter quantité d’informations, s’est accompagnée de drastiques réductions d’effectifs dans les départements RH de nombreuses entreprises. Il n’est pas rare désormais que les opérationnels soient directement en charge du recrutement sans forcément avoir reçu les formations nécessaires à l’exercice de cette profession si particulière.

Pour faire face à cette situation, des solutions intégrées et personnalisables alliant marketing du recrutement et gestion des talents ont vu le jour : ce sont les ATS pour Applicant Tracking System. Ces derniers font partie intégrante des stratégies de recrutement modernes mises en place dans les grands groupes ainsi que dans les PME. Ils permettent de réduire considérablement les coûts inhérents à la gestion des embauches avec une automatisation des tâches routinières chronophages tout en proposant des fonctionnalités toujours plus pointues.

Dans cet article, découvrez les solutions numériques qui transformeront vos équipes RH en vrai avantage concurrentiel et apprenez à choisir les meilleurs logiciels pour entrer de plain-pied dans le monde des big data!

Boostez le potentiel de vos consultants avec les ATS

Plus de 46% des recruteurs ayant reçu au moins 200 candidatures estiment qu’il est difficile de trier ce volume de CVs et de repérer le bon profil souvent noyé dans la masse.

Les ATS, « Applicant Tracking System »

Les ATS sont des progiciels RH conçus pour assister les équipes de recrutement dans leur traitement des candidatures et pour assurer un suivi optimisé des embauches grâce à une approche globalisée. Ils sont également utilisés dans le cadre de la gestion des ressources humaines au sens large comme outil d’aide décisionnelle et peuvent intervenir dans la mise en place de plans de formation ou encore de systèmes de paie. Leur but premier est avant tout de libérer du temps aux RH pour qu’ils puissent se consacrer à des missions qui nécessitent une réelle plus-value.

Bien souvent basés sur le modèle « Software as a Service » ou SaaS, les ATS peuvent se reposer sur la technologie du cloud et donc être déployés rapidement, sans installation et donc sans frais IT internes, ils sont adaptables à tous types de structures. Une simple connexion Internet permettant d’acheter simplement l’utilisation du logiciel sur un serveur externe à l’entreprise.

Ces solutions multitâches vous permettront entre autres de suivre les besoins des équipes opérationnelles tout en assurant une parfaite communication avec le service RH, de réaliser des tri de CVs et profils automatisés, de gérer au mieux vos bases de données avec des fusions des doublons qui vous feront gagner du temps et allégeront le travail de vos personnels IT, d’effectuer des comparaisons de talents internes et/ou externes, de répondre aux candidats plus rapidement avec des réponses personnalisées automatiques, de filtrer et évaluer les candidatures à plusieurs niveaux afin là encore de gagner en temps et en pertinence, de mettre en place des processus de sélection plus cohérents et flexibles, de diffuser ou rediffuser une annonce jusqu’à ce qu’embauche s’en suive, de vous permettre une meilleure visibilité sur les réseaux sociaux, d’alimenter une CVthèque dont l’importance n’est plus à prouver, d’archiver vos données, de générer des rapports plus ou moins automatiques, de multi-diffuser des offres d’emplois… les possibilités et la puissance des ATS semble sans limite tant le spectre fonctionnel couvre l’ensemble du process de recrutement.

Pour Jean-Stéphane Arcis, PDG de Talentsoft, société qui édite un logiciel dédié à la gestion intégrée des talents sur le cloud qui compte aujourd’hui plus de 5 millions d’utilisateurs connectés à travers le monde et équipe aujourd’hui des entreprises telles que Bouygues, McDonald’s ou la SNCF, la véritable révolution concerne avant tout la mise à profit des réseaux sociaux: « [le rôle des ATS] est de permettre aux RH de gérer, maintenir et engager des candidats passifs pour les transformer en candidats actifs, c’est une approche plus proactive de constitution de viviers »

En conséquence, avec une efficacité qui n’est plus à démontrer et alors que le recrutement est plus que jamais un enjeu stratégique vital pour les entreprises, les exemples de succès commerciaux sont légion et nombre de grandes entreprises ont fait le choix de faire confiance aux ATS tels que Taleo  d’Oracle ou encore SuccessFactors développé par SAP pour ne citer qu’eux.

Mais qu’en est-il de leur coût et surtout du retour sur investissement que l’on peut en attendre ?

Travaillez moins pour gagner plus !

En 2015, les éditeurs d’ATS revendiquaient jusqu’à 45% de placements supplémentaires à l’aide de leurs produits et 94% des RH affirmaient que les ATS avaient impacté positivement leur process de recrutement !

Digitalisez le travail de sourcing de vos consultants

Grâce aux ATS la performance de vos équipes RH sera démultipliée engendrant mécaniquement une diminution de vos besoins en termes de ressources pour chaque étape du process de recrutement avec à la clef la possibilité de réaliser des gains substantiels sur votre masse salariale. De plus, chacun de vos recruteurs, voyant sa performance individuelle augmenter, sera en mesure de consacrer davantage de temps pour des tâches plus stratégiques, non automatisables et non routinières. Il sera en outre capable de suivre au mieux, aisément et en temps réel, certains indicateurs tels que les ratios candidats présentés/candidats retenus, le nombre de CV envoyés par besoin, d’annonces mises en lignes, de postes encore ouverts, générer des statistiques poussées sur les candidatures et embauches comme le suivi de la parité homme/femme ou encore le nombre de personnes handicapées engagées dans le processus.

Dans le même temps, ces logiciels aux très nombreuses facettes permettent d’évaluer le retour sur investissement des différents jobboards utilisés, avec entre autre, l’utilisation d’un suivi des sources d’alimentation du processus de recrutement. Ainsi, un ATS sera en mesure de vous indiquer la source à partir de laquelle vous obtenez le plus grand nombre de candidatures pertinentes et donc laquelle d’entre elle est la plus rentable, vous permettant ainsi d’orienter préférentiellement vos investissements. Vous pourrez ainsi optimiser votre budget sourcing en éliminant de facto les outils les moins performants !

Bien qu’il n’existe pas de réponse simple à la question du coût de telles solutions, leur prix étant fonction de vos attentes spécifiques, de la durée d’utilisation ou de votre matériel informatique à disposition, il est facile et rapide d’appréhender quel modèle économique sera le plus avantageux et le moins contraignant pour votre structure. Tout d’abord, il est à noter que pour une période inférieure à 3 ans, l’acquisition d’une licence sera toujours moins onéreuse que l’emploi d’un service en ligne. Ces licences peuvent être facturées selon plusieurs méthodes, la plus communément utilisée étant la « Pay-Per-Recruiter », c’est-à-dire qu’une fois les frais d’installation versés, vous aurez à payer entre 60 et 100 euros mensuel par utilisateur, le montant pouvant varier selon le nombre de recruteurs et de managers RH dont vous disposez. Un tel modèle économique est adopté par les ATS les plus connus tels que Bullhorn, CATS ou encore Taleo. Vous pourrez également être amené à payer une licence globale pour l’ensemble de votre entreprise pour laquelle le montant sur la facture sera proportionnel à la taille de votre société, de l’ordre de 4 à 7 euros par mois et par employé ou dans de plus rares cas, à ne payer qu’en fonction du nombre d’ouverture de postes et du nombre de CV dans vos bases de données, ce qui revient finalement à ne payer à la carte que ce que vous consommez.

Quelle que soit la solution retenue, faites un calcul simple qui vous permettra une mise en perspective: un recruteur moyen payé une vingtaine d’euros l’heure, soit 700€ par semaine hors charges environnées sera en mesure de travailler une quarantaine de CV par jour soit 200 par semaine. La moyenne du nombre de CV reçus par annonce est de 45 selon une étude de l’APEC, ce qui signifie que votre recruteur ne pourra théoriquement se concentrer que sur la lecture de CV relatifs à 4 offres d’emploi par semaine, ce qui revient à dépenser 175€ par offre. Ceci ne tient pas compte de toutes ses tâches annexes, de l’activation de son réseau, du contact des candidats, des entretiens, des reportings etc. Imaginez maintenant l’emploi d’un logiciel de recrutement tel que celui proposé par DigitalRecruiters qui viendra en amont trier les CV et diviser en moyenne par trois le temps de gestion des candidatures, quel gain réaliserez-vous tout en facilitant le travail de vos employés qui croulent sous le poids des tâches récurrentes et rébarbatives ? 117€ par offre ! Soit bien davantage que le coût d’une licence ! Sans parler de tous les autres avantages proposés par cet outil, parmi les leaders du marché, comme la création d’un site carrière, le pilotage de vos activités de recrutement et la multi-diffusion simultanée de vos annonces sur plus de 600 sites emploi et 2500 écoles !

Une agilité synonyme de performance

75% des professionnels du recrutement utilisent un ATS.

Optez pour un outil ergonomique et simple d’utilisation pour votre cabinet

Les éditeurs d’ATS sont conscients d’ évoluer sur un marché hautement concurrentiel et de l’impérieuse nécessité de s’adapter aux besoins de leurs clients avec des outils ergonomiques et simples d’utilisation, aussi bien pour le candidat que pour le recruteur et autres opérationnels impliqués dans le recrutement. Avec des fonctionnalités modulables en fonction du type de structure, du secteur d’activité ou des contraintes imposés par l’entreprise, l’innovation et l’agilité sont au cœur même de l’ADN des ATS et sont la clef de leur performance. Les clients sont dans l’attente de solutions complètes proposant non seulement des plateformes couvrant l’ensemble du processus de recrutement, mais également des fonctionnalités variées permettant de gérer la rémunération, la gestion de carrière, l’anticipation des départs ou encore le pilotage stratégique. Tout est fait pour répondre aux besoins à l’aide de solutions multi-facettes.

A ce titre, citons l’éditeur Altays qui vient d’ajouter à son catalogue de nouveaux modules en lien avec la mobilité, le développement des compétences et de la performance, les relations sociales et le volet réglementaire.

Pour faire taire les détracteurs des ATS, accusant ces outils de déshumaniser le recrutement et de laisser passer les profils atypiques, Coxibiz, en association avec de grands groupes tels que le Crédit Agricole a mis en place une solution de recrutement immersive par challenge. Le candidat est invité à découvrir l’entreprise et sa future mission à travers une épreuve en ligne, sans jamais poster ni CV, ni lettre de motivation ! Avec ce jugement situationnel, seuls les candidats les plus motivés et les plus compétentes seront retenus sans aucune discrimination.

Enfin, en application des principes du Lean management, les développeurs ont travaillé en étroite collaboration avec les professionnels RH afin d’apporter la souplesse pratique tant désirée par les utilisateurs, ce qui signifie que les entreprises peuvent élaborer à la carte leur propre ATS avec des modules évolutifs en fonction de leurs besoins du moment.

Pour toutes les raisons évoquées dans cet article, le bénéfice de l’utilisation des logiciels de recrutement ou Applicant Tracking System est considérable à tous les niveaux que ce soit d’un point de vue opérationnel, stratégique ou financier.

Si vous voulez recruter plus facilement, dotez vite votre cabinet d’un logiciel spécialisé !

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À propos de l'auteur

Dalale Belhout

Spécialisée en recrutement digital et marketing RH, Dalale a accompagné des décideurs dans le déploiement de leur stratégie de recrutement et de marque employeur avant de rejoindre DigitalRecruiters en tant que Responsable Content Marketing. Diplômée de la Burgundy School of Business, elle est par ailleurs spécialiste des technologies dédiées au recrutement et à la gestion des candidatures en mode SaaS.