KPI Recrutement : comment les choisir ?

Tout ce qui se mesure peut se transformer en indicateurs de performance. À partir de ce principe, les KPI (pour Key Performance Indicators, ou « indicateurs clés de performance ») ne concernent pas que le domaine de la finance ou du marketing, car le recrutement est aussi un secteur dont la performance peut, et doit, être mesurée. Des KPI, il en existe des centaines. Il est donc stratégique de choisir ceux qui sont vraiment utiles et efficaces afin de mesurer l’efficacité de vos recrutements. Explications.

KPI RH : un choix stratégique par défaut

Un indicateur de performance peut ne pas servir à grand-chose ! Pourquoi ? Car tout dépend de son contexte d’utilisation et de la stratégie qui l’entoure. Un KPI est une donnée à un moment T.

C’est une photographie d’un état. Ce qui est intéressant réside dans sa mise en perspective. Cela signifie être capable de mesurer la même donnée chaque jour ou chaque semaine pour définir des tendances sur un périmètre constant. Les KPI servent aussi à comparer des données entre elles, à créer des ratios utiles pour le pilotage de votre stratégie de recrutement, et à nourrir une vision globale autour de l’efficacité de vos recrutements.

Pour choisir les bons KPI RH, il faut donc, avant tout, se poser les bonnes questions :

• Que souhaitez-vous mesurer ? Quelles sont vos priorités ?
• À quelle fréquence pouvez-vous mesurer les données qui vous intéressent ?
• Est-ce que les données collectées sont fiables, uniques et toujours à jour ?
• Qu’allez-vous faire de ces indicateurs ? En quoi vous seront-ils utiles pour piloter vos recrutements ?

Une fois que les choses sont plus claires de votre côté, il est temps de passer à la pratique. Par défaut, une donnée est éphémère et elle peut évoluer entre sa création et le moment où elle est mesurée. Il est donc illusoire de vouloir, chaque jour, se connecter sur un portail, compiler des données manuellement, les copier dans un tableau Excel qui sera ensuite envoyé en pièce jointe à vos équipes ou à votre direction.

Pour faire vivre vos KPI, il faut penser dashboard et data visualization. Cela signifie disposer d’un ATS capable de fournir des tableaux de bord utiles au quotidien, mais qui, en plus, pourra se connecter à un outil comme Power BI de Microsoft ou Data Studio de Google afin de nourrir des tableaux de bord avec des données issues d’autres sources.

À quoi servent les KPI RH ?

Des KPI recrutement, tout le monde en veut. Mais souvent, ils terminent dans un obscur tableur Excel ou au fin fond d’un rapport annuel, sans qu’ils ne soient lus, compris ou utilisés à bon escient. Choisir, collecter et analyser des KPI prend du temps et consomme des ressources internes. Il est donc essentiel de les choisir en fonction de leur utilité stratégique. Quelques exemples :

• Justifier des investissements technologiques (« depuis le déploiement d’un nouvel ATS, les délais de recrutement ont été divisés par deux »).
• Identifier des points de friction dans l’expérience candidat (« seulement 30% des candidats remplissent un formulaire de préqualification »).
• Anticiper des besoins de recrutement (« au dernier trimestre, les besoins en recrutement bondissent tous les ans de 20% par rapport aux autres trimestres de l’année. »)
• Optimiser vos processus internes (« le taux de conversion sur un type de poste s’est amélioré de 40%. »)

5 KPI qui devraient vous intéresser

KPI Recrutement n°1 :  Le besoin en recrutement

C’est un indicateur qui mesure le nombre de personnes à recruter sur une période donnée. Il est possible d’en définir des tendances, selon la période de l’année ou les services, régions, enseignes ou entités locales qui recrutent. Une démarche particulièrement utile pour les organisations multisites et multimarques. Un besoin en hausse peut marquer aussi bien un constant développement (ce qui est, a priori, une bonne chose), qu’un turnover trop important (ce qui est plutôt un risque à considérer). Ce KPI, comme tous les autres, doit donc s’intégrer dans un contexte pour être bien analysé. Par exemple son calcul peut se baser sur :

• Le plan de recrutement initial validé dans le business plan.
• Le turnover moyen appliqué à l’effectif.

La somme des deux métriques permet de définir à l’avance les besoins de recrutement selon les typologies d’emplois de l’entreprise. De quoi cadrer en amont les besoins en sourcing, et en chargés de recrutement pour conduire chaque recrutement selon les pics d’activité de l’année.

KPI Recrutement n°2 :  Le taux de conversion à chaque étape de vos processus de recrutement

Recruter nécessite de passer par différentes étapes qui se matérialisent par un pipeline permettant de qualifier les candidats, vérifier leurs compétences, les recevoir en entretien, etc. Le taux de conversion consiste à mesurer combien de candidats progressent dans votre pipeline au fur et à mesure de l’avancement du processus. Il vous permet de savoir combien de candidatures vous avez besoin pour recruter 1 personne. Par exemple :

• Pour 1 embauche, vous faites 5 entretiens.
• Pour 5 entretiens, vous réalisez 25 préqualifications au téléphone.
• Ces 25 préqualifications sont sélectionnées sur 120 CV.
• Ces 120 CV proviennent de 200 candidatures.

Il vous faut donc réussir à sourcer 200 candidatures pour recruter une personne qualifiée dans cet exemple. Ce taux de conversion vous permet d’adapter vos efforts financiers et humains selon les types d’emplois recherchés.

KPI Recrutement n°3 : Coût total du recrutement

Combien coûte une nouvelle recrue ? Cette question est importante, car elle peut impacter la marge de manœuvre budgétaire d’une organisation. Le coût d’un recrutement repose sur la somme des coûts internes et des coûts externes qu’il faut être en mesure de calculer.

Cela inclut les coûts directs (cabinet de recrutement, licence de votre ATS, abonnement à des job boards, etc.), mais aussi les coûts indirects ou internes, parfois plus difficiles à calculer (temps passé par vos équipes sur un recrutement, maintenance de votre SIRH, etc.).

Ce KPI s’appréhende en connectant différentes sources de données qui peuvent provenir de votre ATS, de votre système financier, et de votre SIRH.

KPI Recrutement n°4 :  Le coût par recrutement pour chaque canal de sourcing

L’argent est le nerf de la guerre du recrutement ! Et le sourcing en est la preuve irréfutable, tant il est nécessaire au recrutement pour nombre d’entreprises et nécessite souvent de la monnaie sonnante et trébuchante. Mais pourquoi payer 1000 pour un recrutement si l’on peut, avec les bons choix de canaux de sourcing, réduire le budget à 100 ?

Dans ce contexte, le métrique est relativement simple à calculer :

Dépense totale du canal de sourcing / volume de recrutement réalisés avec des candidatures issues de cette source

KPI Recrutement n°5 : Les délais du processus de recrutement

C’est le temps qui s’écoule entre l’expression du besoin de recrutement et l’intégration du nouveau salarié en entreprise. Ce KPI mesure le temps qui s’écoule entre chaque étape du recrutement, mais souligne aussi les moments de latence entre deux étapes qui viennent ralentir votre processus – et parfois décourager les candidats. Exemple :

• Expression du besoin de recrutement par le manager (jour J).
• Rédaction de l’offre d’emploi (J+5).
• Validation de l’offre après plusieurs aller-retour (J+15).
• Publication et diffusion de l’offre en ligne (J+17).
• Filtrage et préqualification des candidatures (J+30).
• Organisation des premiers entretiens (J+40).
• Passage des premiers candidats en shortlist et organisation d’une deuxième série d’entretiens (J+50).
• Proposition d’une offre (J+55).
• Acceptation de l’offre et recrutement effectif d’un candidat (J+60)

Au total, le délai de recrutement pour ce poste est de 2 mois. En optimisant et automatisant les étapes intermédiaires avec une bonne expérience candidat, c’est un délai qui peut être réduit. Surveiller ce KPI permet donc de mieux comprendre les contextes précis de chaque bassin d’emploi et d’apporter des solutions si besoin lorsque le délai est plus long qu’ailleurs à une étape donnée du processus dans un département précis.

• Le délai de sélection est trop long ? Avez-vous mis en place des relances automatiques vers les managers pour qu’ils revoient les profils .
• Les premiers entretiens arrivent avec un délai important ? Avez-vous suffisamment de candidatures qualifiées ? Avez-vous des propositions de sourcing pour y remédier ? Vous pouvez définir des normes de délai de recrutement par postes, services ou entités locales selon la dynamique du marché.

Choisir ses KPI ne doit pas se faire de manière improvisée. Ce qui compte, c’est de savoir ce que vous souhaitez mesurer. Pour y parvenir, il est important d’être bien aligné, en interne, sur vos besoins, mais aussi sur vos outils pour extraire, collecter et analyser les bonnes données, sur une période de temps longue. Et pour cela, il n’y a rien de mieux qu’un ATS data-driven !

Crédits photo :   Lukas / Pexels